Adjoint(e) administratif(ive)

Poste : Directeur ( trice ) adjoint ( e)

Assister le directeur avec les taches ci-bas

Horaire :

• Poste 3 à 4 jours semaine
• Disponible pour remplacer le directeur durant les absences .

Exigences :

Connaitre HOPEM serait un atout

Tâches :

Gérer, Superviser l’ensemble des activités de la Société

Contrôle des activités de location :

Publicité

Visites (appartement + bâtisse)

Signature Bail (closing)

Prospection, vente

Crédit impôt

Services (Supervision, vente, explication et collection) :

Entretiens ménagers

Buanderie

Soins :

Supervision avec les employés + CSSS

Évaluation (avec l’aide de l’infirmière)

Rencontre des résidants et de la famille

Évaluation des coûts et plan de soins à établir

Collection des coûts des services

Autres :

Location des garages et rangements

Dépôts

Planification et collection des comptes à recevoir

Déménagement + Aménagement :

Horaires et planification des entrées et sorties

Supervision (accueil, ascenseur à réserver)

Voir au ménage des appartements

Réparations, supervision, peinture, commande de la marchandise

Soumission, planification des horaires serrés

Suivi avec le concierge ou peintre (peinture)

Service Alimentaires :

Gérer le personnel de la cuisine

Voir à la collection des repas vendus

Achat divers

Voir à la qualité des produits et la variété

Contrôle

Accueil des résidents :

Remettre les clés

Explications diverses

Gérer les problèmes (s’il y a lieu)

Supervision – Préposés à l’entretien ménager :

Concierge et femme de ménage

Horaire des travaux

Rendez-vous avec locataires

Bon de commande

Vérification et planification du travail (hebdomadaire, quotidien, mensuel, semi-annuel, trimestriel)

Suivi des coûts (s’il y a lieu)

Entretien de l’Édifice :

Passage

Déchets (conteneurs) + Recyclage (bac)

Garage

Aires communes de la bâtisse

Urgences

Animation :

Supervision des activités avec l’animatrice (suivi et rencontre)

Voir au coût (budget)

Apporter idées

Variétés (Fêtes du mois, fête de Noël, épluchettes de blé d’inde, Fête de Pâques, fêtes des Mères et des Pères, Fête St-Jean, Hot-dog party, Halloween, anniversaire et autres…)

Achats divers (Buffet, fournitures, breuvages…)

Service à la Clientèle :

Réparations

Plaintes

Conflits divers

Suivi avec famille (décès ou autres)

Réponse

Réconfort

Explication

Fournisseurs :

Achat

Soumission

Vérification

Supervision

Contact

Collection :

Loyers à recevoir

Suivis (pré-liste de facturation mensuelle)

Comptes recevables

Vérification prix / facture

Gestion du Personnel :

Infirmières

P.A.B. de jour, de soir, de nuit

Préposés à l’entretien ménager + concierge

Réceptionnistes + adjointe à la direction

Animatrice

Employés de la cuisine

Voir à l’embauche et la mise à pied d’un employé

Voir au recrutement et audition (nouvelle employé)

Relation de travail

Horaires de travail

Vérification des feuilles de temps

Remplacement lors des congés de maladie ou vacance

Soutien technique et administratif (horaire et vérification dîner, pauses, ponctualité, dynamisme, conflit entre employés, vacances, congés, réunion du personnel, motivation des employés, maladie…)

Suivi Administratif :

Entrée des baux

Coût

Informatique

Liste

Mise à jour

Informations

Certification :

Formation (mise à jour)

Suivi avec le CSSS et infirmière

Voir à ce que tout les exigences requis soit complétés

Respecter le code d’éthique

Divers :

Voir à ce que tout soit fonctionnel et pratique pour le confort des résidants et du personnel et que le tout soit toujours fait dans une atmosphère agréable et respectueux