Adjoint(e) administratif(ive)

Poste : Directeur ( trice ) adjoint ( e)

Assister le directeur avec les taches ci-bas

Horaire :

• Poste 3 à 4 jours semaine
• Disponible pour remplacer le directeur durant les absences .

Exigences :

• Connaitre HOPEM serait un atout

Tâches :

• Gérer, Superviser l’ensemble des activités de la Société

Contrôle des activités de location :

• Publicité
• Visites (appartement + bâtisse)
• Signature Bail (closing)
• Prospection, vente
• Crédit impôt
  

Services (Supervision, vente, explication et collection) :

• Entretiens ménagers
• Buanderie
  

Soins :

• Supervision avec les employés + CSSS
• Évaluation (avec l’aide de l’infirmière)
• Rencontre des résidants et de la famille
• Évaluation des coûts et plan de soins à établir
• Collection des coûts des services

Autres :

• Location des garages et rangements
• Dépôts
• Planification et collection des comptes à recevoir

Déménagement + Aménagement :

• Horaires et planification des entrées et sorties
• Supervision (accueil, ascenseur à réserver)
• Voir au ménage des appartements
• Réparations, supervision, peinture, commande de la marchandise
• Soumission, planification des horaires serrés
• Suivi avec le concierge ou peintre (peinture)
  

Service Alimentaires :

• Gérer le personnel de la cuisine
• Voir à la collection des repas vendus
• Achat divers
• Voir à la qualité des produits et la variété
• Contrôle

Accueil des résidents :

• Remettre les clés
• Explications diverses
• Gérer les problèmes (s’il y a lieu)
  

Supervision – Préposés à l’entretien ménager :

• Concierge et femme de ménage
• Horaire des travaux
• Rendez-vous avec locataires
• Bon de commande
• Vérification et planification du travail (hebdomadaire, quotidien, mensuel, semi-annuel, trimestriel)
• Suivi des coûts (s’il y a lieu)

Entretien de l’Édifice :

• Passage
• Déchets (conteneurs) + Recyclage (bac)
• Garage
• Aires communes de la bâtisse
• Urgences

Animation :

• Supervision des activités avec l’animatrice (suivi et rencontre)
• Voir au coût (budget)
• Apporter idées
• Variétés (Fêtes du mois, fête de Noël, épluchettes de blé d’inde, Fête de Pâques, fêtes des Mères et des Pères, Fête St-Jean, Hot-dog party, Halloween, anniversaire et autres…)
• Achats divers (Buffet, fournitures, breuvages…)
  

Service à la Clientèle :

• Réparations
• Plaintes
• Conflits divers
• Suivi avec famille (décès ou autres)
• Réponse
• Réconfort
• Explication

Fournisseurs :

• Achat
• Soumission
• Vérification
• Supervision
• Contact
  

Collection :

• Loyers à recevoir
• Suivis (pré-liste de facturation mensuelle)
• Comptes recevables
• Vérification prix/facture

Gestion du Personnel :

• Infirmières
• P.A.B. de jour, de soir, de nuit
• Préposés à l’entretien ménager + concierge
• Réceptionnistes + adjointe à la direction
• Animatrice
• Employés de la cuisine
• Voir à l’embauche et la mise à pied d’un employé
• Voir au recrutement et audition (nouvelle employé)
• Relation de travail
• Horaires de travail
• Vérification des feuilles de temps
• Remplacement lors des congés de maladie ou vacance
• Soutien technique et administratif (horaire et vérification dîner, pauses, ponctualité, dynamisme, conflit entre employés, vacances, congés, réunion du personnel, motivation des employés, maladie…)

Suivi Administratif :

• Entrée des baux
• Coût
• Informatique
• Liste
• Mise à jour
• Informations

Certification :

• Formation (mise à jour)
• Suivi avec le CSSS et infirmière
• Voir à ce que tout les exigences requis soit complétés
• Respecter le code d’éthique

Divers :

• Voir à ce que tout soit fonctionnel et pratique pour le confort des résidants et du personnel et que le tout soit toujours fait dans une atmosphère agréable et respectueux