Customer Account Specialist LATAM

As a Customer Account Specialist, you are responsible for the following tasks :

Act as the liaison between the Sales team, suppliers, and customers

Administrative Support

• Responsible for all order entry in SAPB1
• Responsible for sending SOs and POs
• Responsible for New item master data creation submissions
• Responsible for issuing and sending Credit and Debit notes
• Keep internal records updated

Operational Support

• Oversee the entire process from the time a sale is made, until final delivery.
• Execution & oversight of trade documentation requirements for Latin America (compile / invoice / send)
• Monitor customer shipments via reports and external platforms.
• Monitoring customers’ performance (demand); liaising with supply chain and logistics teams in actively addressing supply chain issues.
• Send customer schedules and regular updates.
• Coordinate with internal departments, service providers, and suppliers to ensure on-time deliveries in full.
• Troubleshoot all customer questions, concerns, or complaints, and involve necessary parties.
• Build and maintain business relationships with customers by providing prompt and accurate service to promote customer loyalty.
• Manage customers with high levels of demand.
• Update and maintain trade documentation knowledge center

Position Requirements

• Fluent in English & Spanish (written / spoken) as main dealings are with Europe and Latin America
• Great communicator in person and via telephone and email
• FIT, CCS or similar international logistics, trade, documentation and / or customs compliance certification or experience is an asset.
• Ability to prioritize tasks
• Team player as it is a collaborative open environment
• Must work well under pressure in a fast-paced environment
• Good conflict resolution skills
• Organized and solutions-oriented
• Efficient and effective on a computer
• Computer skills : Excel-Outlook-Word, prior SAPB1 experience an asset
• Previous Customer Service experience, not in a call center as this is not an entry-level position
• Food industry experience an asset

Benefits

• Part of the annual discretionary bonus plan
• Health / Dental insurance coverage (100% of premiums paid by the company) after 3 months of employment
• Telus Virtual Health Care Telemedicine after 3 months of employment
• Employee Assistance Program EAP after 3 months of employment
• 3 weeks paid vacation per year
• 5 personal / sick days per year
• 2 days per week Work from Home, 3 days in office (expected in the office full time to train for first 8-10 weeks)
• 50% subsidized gym membership to Fit Form down the street from the office
• Flex Friday working hours (end to day 1 pm during summer, 3 pm all other months)
• Half a day off paid on your birthday
• Casual professional work environment
• Weekly fresh fruit program in office
• Brand new beautiful head office
• Free onsite parking with free electric charging stations
• Outdoor patio for lunches and events
• Company-paid outings

About the employer

Founded in 2001 as an international food trading company, ArdoVLM is now a recognized leader in global food supply chain integrity management.

Building on an import-export business model with strategic investments in food safety auditing; farming and food processing, ArdoVLM’s commitments to brand protection are the foundation upon which we guarantee the quality of the competitively priced foodstuffs that we bring to market.

Service, quality, and integrity day in and day out, year after year.

Only candidates that are considered for the position will be contacted.

En tant que spécialiste des comptes clients, vous êtes responsable des tâches suivantes :

Assurer la liaison entre l'équipe de vente, les fournisseurs et les clients.

Soutien administratif

• Responsable de la saisie de toutes les commandes dans SAPB1
• Responsable de l'envoi des SO et des PO
• Responsable des soumissions de création de données de base pour les nouveaux articles
• Responsable de l'émission et de l'envoi des notes de crédit et de débit
• Mise à jour des dossiers internes

Soutien opérationnel

• Superviser l'ensemble du processus, depuis la conclusion d'une vente jusqu'à la livraison finale.
• Exécution et supervision des exigences en matière de documentation commerciale pour l'Amérique latine (compilation / facturation / envoi).
• Contrôler les expéditions des clients à l'aide de rapports et de plateformes externes.
• Contrôler les performances des clients (demande) ; assurer la liaison avec les équipes de la chaîne d'approvisionnement et de la logistique pour traiter activement les problèmes liés à la chaîne d'approvisionnement.
• Envoyer aux clients des calendriers et des mises à jour régulières.
• Coordonner avec les services internes, les prestataires de services et les fournisseurs pour garantir des livraisons complètes dans les délais.
• Résoudre toutes les questions, préoccupations ou plaintes des clients et impliquer les parties concernées.
• Établir et entretenir des relations d'affaires avec les clients en fournissant un service rapide et précis afin de les fidéliser.
• Gérer les clients dont la demande est élevée.
• Mettre à jour et entretenir le centre de connaissances sur la documentation commerciale.

Exigences du poste

• Maîtrise de l'anglais et de l'espagnol (écrit / parlé) car les principales relations se font avec l'Europe et l'Amérique latine.
• Excellent communicateur en personne, par téléphone et par courrier électronique.
• Une certification ou une expérience en logistique internationale, commerce, documentation et / ou conformité douanière (FIT, CCS ou similaire) est un atout.
• Capacité à hiérarchiser les tâches
• Esprit d'équipe, car il s'agit d'un environnement ouvert et collaboratif
• Travailler sous pression dans un environnement qui évolue rapidement.
• Bonne capacité à résoudre les conflits
• Organisé(e) et orienté(e) vers la recherche de solutions
• Efficace et performant sur un ordinateur
• Compétences informatiques : Excel-Outlook-Word, expérience SAPB1 un atout
• Expérience du service à la clientèle, mais pas dans un centre d'appels car il ne s'agit pas d'un poste de débutant.
• Expérience dans l'industrie alimentaire, un atout

Avantages

• Participation au plan annuel de primes discrétionnaires
• Assurance santé / dentaire (100 % des primes payées par l'entreprise) après 3 mois d'emploi
• Télémédecine Telus Virtual Health Care après 3 mois d'emploi
• Programme d'aide aux employés (PAE) après 3 mois d'emploi
• 3 semaines de vacances payées par an
• 5 jours de congé personnel / maladie par an
• 2 jours par semaine de travail à domicile, 3 jours au bureau (on s'attend à ce que l'employé soit au bureau à temps plein pour se former pendant les 8 à 10 premières semaines)
• Abonnement subventionné à 50 % à la salle de sport Fit Form, située en bas de la rue du bureau
• Horaires de travail flexibles le vendredi (fin de la journée à 13 heures pendant l'été, à 15 heures les autres mois)
• Une demi-journée de congé payée le jour de votre anniversaire
• Environnement de travail décontracté et professionnel
• Programme hebdomadaire de fruits frais au bureau
• Siège social flambant neuf
• Parking gratuit sur place avec bornes de recharge électrique gratuites
• Terrasse extérieure pour les déjeuners et les événements
• Sorties payées par l'entreprise

À propos de l’employeur

Fondée en 2001 en tant que société internationale de commerce alimentaire, ArdoVLM est aujourd’hui un chef de file reconnu dans la gestion de l’intégrité de la chaîne d’approvisionnement alimentaire mondiale.

Fondés sur un modèle d’entreprise d’import-export soutenu par des investissements stratégiques dans la vérification de la sécurité alimentaire, l’agriculture et la transformation des aliments, les engagements d’ArdoVLM en matière de protection de la marque sont la base sur laquelle nous garantissons la qualité des produits alimentaires à prix compétitifs que nous mettons sur le marché.

Service, qualité et intégrité, jour après jour, année après année.

Seules les personnes retenues pour le poste seront contactées