Agent ou agente de secrétariat
Numéro d'offre
14049
Période d'affichage
Du 21-05-2024 au 03-06-2024
Lieu de travail
Faculté de médecine
Centre Pédagogia
Pavillon Ferdinand-Vandry
Ville de Québec
Statut / Admissibilité
Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous
Détails du poste
Classe 11
Taux horaire : 26.81$ à 31.73$
Salaire annuel : 48 961.23$ à 57 946.28$
Numéro de poste : 70981
Régime d'emploi : 35 heures / semaine
Horaire : Temps plein, horaire variable
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h
La personne salariée peut, avec l’accord de son supérieur immédiat, effectuer du travail à distance.
Budget : Fonctionnement
Description de fonction
Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.
Attributions caractéristiques
Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs;
discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste.
À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
- Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
- Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
- Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur.
Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
- Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
- Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages.
Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
- Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
- Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises
Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres : Logiciels : Word, Excel, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante :
- chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
- chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
- chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
À titre d'information
Autres logiciels utilisés : Adobe Acrobat, Peoplesoft finance et RH, Explo
Le centre Pédagogia est un centre de ressources et services en pédagogie et en évaluation. Il participe au développement pédagogique, au développement professionnel continu et offre un soutien à l’organisation d’activités de formation et d’évaluation.
Il contribue à l’actualisation des connaissances en pédagogie et à l’amélioration des compétences des professionnels de la santé.
Sous la supervision de la directrice du centre Pédagogia, la personne titulaire de ce poste assure le soutien administratif requis pour les différents secteurs du centre.
Elle accomplit différentes tâches administratives, dont le suivi budgétaire, les différentes tâches de secrétariat inhérentes à la fonction ainsi que les suivis avec les personnes reliées aux différents projets.
La personne pourrait également participer à la mise à jour d’informations sur différentes plateformes et outils.
Principales fonctions
- Assure les opérations administratives et financières courantes tout en veillant au respect et à l’application des différents règlements et procédures en vigueur tels que : Formulaires, demandes d’achat, demandes de service interne, factures internes et externes, transmissions de dépôts, etc.
- Participe aux étapes de production de matériel pour la tenue d’activités;
- Supporte la coordination lors de la tenue d’activité;
- Procède à la mise à jour (aspects administratifs et financiers) des bases de données des activités;
- Effectue le suivi financier de différents projets du centre Pédagogia, complète le gabarit de suivi budgétaire de la Faculté et concilie le tout dans EXPLO;
- Assume la responsabilité des tâches de secrétariat : tient l'agenda à jour, fait les rappels d’échéanciers, s’occupe de l’archivage des documents administratifs, assure la responsabilité de répondre aux courriels, convoque et organise des réunions, réserve les locaux, rédige des procès-verbaux et des lettres, fait la diffusion de l’information et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées;
- Etc.
Candidatures
Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.
Pour information, contactez Camille Beaumont
Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.
La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.
Postuler
Agent ou agente administratif(ve) classe 2 / Magasiner(ère)
Votre mandat Sous l'autorité du chef de service des ressources matérielles de la direction Ressources financières et matérielles, la personne titulaire de ce poste est responsable de la réception, de la vérification, de la classification, de l'emmagasinage, de l'inventaire et de la distribution des ...
Agent ou agente à l'accueil et à l'information
Consulte les dossiers de la clientèle, s'assure de la conformité et de l'exactitude des informations fournies et l'assiste afin d'apporter les correctifs nécessaires. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitur...
Psychoéducateur(trice) ou Agent(e) de réadaptation
Vous devez assurer le dépistage, l’aide et l’accompagnement des élèves qui présentent ou qui sont susceptibles de présenter des difficultés d’adaptation, la mise en place de conditions favorables au développement de l’autonomie et des capacités adaptatives des élèves et un rôle conseil et de soutien...
Psychoéducatrice, psychoéducateur ou agente, agent de réadaptation
L’emploi de psychoéducatrice ou psychoéducateur comporte plus spécifiquement des fonctions de prévention, de dépistage, d’aide, d’accompagnement et d’évaluation des difficultés d’adaptation et des capacités adaptatives des élèves qui présentent ou qui sont susceptibles de présenter des di...
Agent ou agente de relations humaines - Secteur des Collines
Personne qui exerce des activités de conception, d'évaluation, d'orientation, de consultation, d'actualisation et d'analyse dans un ou plusieurs programmes sociaux. Exigences : - Doit détenir, selon le champ d’activités requis, un baccalauréat en sciences humaines ou en sciences sociales tel que cri...
Psychoéducatrice, psychoéducateur ou agente, agent de réadaptation
L’emploi de psychoéducatrice ou psychoéducateur comporte plus spécifiquement des fonctions de prévention, de dépistage, d’aide, d’accompagnement et d’évaluation des difficultés d’adaptation et des capacités adaptatives des élèves qui présentent ou qui sont susceptibles de présenter des di...
Emploi étudiant, Agent ou agente de bureau, Services internationaux
You perform administrative, office and other tasks to help your unit achieve operational objectives and carry out initiatives in accordance with the detailed guidelines in place. Defined benefit pension plan that provides predictable, stable income throughout retirement. As an office work and operat...
Agent / Agente de collection (Temporaire) - Lévis
Contrôles AC est à la recherche d'un agent de collection ou d'une agente de collection (temporaire, 4-6 mois) pour nos bureaux à Lévis!. Sous la supervision du responsable principal aux comptes à recevoir, votre rôle sera deffectuer la gestion des comptes clients ainsi que du processus complet de la...
Agent (e) administratif (ve) classe 1 - secteur secrétariat et classe 1 - secteur administration
CIUSSS de l’Estrie – CHUS Titre d'emploi : Agent (e) administratif (ve) classe 1 - secteur secrétariat et classe 1 - secteur administration Direction : Directions diverses Ville de l'emploi : Montérégie (Estrie) Installation : Multisites Nombre de jours : Type de poste : Personnel syndiqué Statut de...
Agente, agent de développement en informatique- Administrateur(trice) Sharepoint- Spécialiste en gestion intégrée de documents (GID)
L’agente ou l’agent de développement contribue à la réalisation, puis à la mise à jour, du plan stratégique du centre de services scolaire concernant la thématique pour laquelle elle ou il intervient; le cas échéant, elle ou il se familiarise avec les différents programmes concernant le dossier auqu...