Description : La Direction du Cégep à distance, Formation continue et service aux entreprises EDAGO (Service du Cheminement scolaire et organisation scolaire) a pour mandat de développer et de diffuser une offre de formation à distance accessible aux étudiants admissibles.
Le ou la Secrétaire administrative exécute et assume au quotidien, de façon autonome, des tâches administratives pour seconder le Directeur adjoint du Service du Cheminement scolaire et organisation scolaire.
Plus spécifiquement :
- Assurer le service de première ligne du SCOS auprès des collaborateurs internes et externes et s’assurer de les orienter adéquatement;
Réaliser les travaux de secrétariat liés au déroulement des opérations du service :
Agir à titre d’intervenant(e) de première ligne pour répondre aux appels et courriels des étudiants destinés à la registraire et au directeur adjoint du serviceAssurer la gestion des agendas de la registraire et du directeur adjoint du SCOS et organiser les réunions et la réservation de salles pour les rencontres de serviceRédiger l’ordre du jour des réunions, envoyer la documentation nécessaire avant les rencontres et assister à ces rencontres afin d’y produire les comptes-rendus de réunionsVeiller à l’approvisionnement du SCOS pour les fournitures de bureau et les bris d’équipements (DMA et Octopus)Effectuer tout support administratif nécessaire à la bonne marche du service et assurer la mise à jour des diverses sources d’informations utilisées par le SCOSEffectuer la gestion documentaire selon les normes établies par le Cégep à distanceOrganiser les activités liées aux rencontres internes ou externes du serviceConcevoir, mettre en forme et faire la révision des documents (lettres, présentation, tableaux de compilation, formulaire de perfectionnement, etc.) requis;Effectuer des recherches documentaires et préparer la synthèse des problèmes et des questions complexesCoordonner les tâches administratives liées aux arrivées et départ des employés du SCOSPréparer des demandes d'achat dans le progiciel de gestion intégré du Collège (actuellement CLARA)Valider dans le progiciel de gestion la conformité des déclarations de temps des employés du serviceAgir à titre de Super utilisateur de la plateforme Sharepoint du SCOSAccomplir toutes autres tâches connexes. Exigences :Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente de préférence dans le milieu scolaireCompétences et exigences particulières :
Avoir des connaissances pratiques et récentes en bureautiqueTrès bonne connaissance de la suite Office 365 et de SharePointMaîtrise du français parlé et écritAvoir des connaissances de base en comptabilitéAvoir une approche professionnelle et un sens accru du service à la clientèlePosséder une très bonne capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, être en mesure d’en prioriser la réalisationDétenir un très grand sens de l’organisation, flexibilité, courtoisie et jugementSens accru de la discrétion et de la confidentialité et de la diplomatieConditions de travail
Faire partie de la communauté du Collège de Rosemont c’est bénéficier de…
4 semaines de vacances offertes après une année de service7 journées maladie et 13 jours fériésCongés entre Noël et le jour de l’an (fermeture du Collège)Régime de retraite avantageux (RREGOP) et Régime d’assurances collectivesProgramme d’aide aux employésProgramme volontaire de télétravail en mode hybride pour les postes admissiblesCoopérative de solidarité santé et clinique-école d’acupunctureC'est aussi intégrer un milieu soucieux de l'environnement et de l'écocitoyenneté
Jardin collectif et différents comités pour s’impliquer dans la communautéProgramme de compostage et programme de réduction des objets à usage uniqueCoop avec des produits écologiques réutilisablesPistes cyclables à proximité, stations de Bixi sur le terrain du CollègePourquoi joindre l’équipe?
Pour joindre une équipe expérimentée ayant à cœur la réussite des élèves du milieu collégialPour travailler dans un milieu chaleureux et stimulant, où tout le monde se connaît et où plus de 100 communautés culturelles se côtoientPour intégrer un collège qui s’implique avec des partenaires et des citoyens du quartierÉchelle salariale
22.54$ - 26.00$. Échelle salariale en cours de révision. Le Collège de Rosemont souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes en situation de handicap, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les Autochtones à présenter leur candidature. Remarques : Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel, et ce, afin que votre candidature soit prise en considération.
