Description : La Direction du Cégep à distance, Formation continue et service aux entreprises EDAGO (Service du Cheminement scolaire et organisation scolaire) a pour mandat de développer et de diffuser une offre de formation à distance accessible aux étudiants admissibles.
Le ou la Secrétaire administrative exécute et assume au quotidien, de façon autonome, des tâches administratives pour seconder le Directeur adjoint du Service du Cheminement scolaire et organisation scolaire.
Plus spécifiquement :
Assurer le service de première ligne du SCOS auprès des collaborateurs internes et externes et s’assurer de les orienter adéquatement;
Réaliser les travaux de secrétariat liés au déroulement des opérations du service :
- Agir à titre d’intervenant(e) de première ligne pour répondre aux appels et courriels des étudiants destinés à la registraire et au directeur adjoint du service
- Assurer la gestion des agendas de la registraire et du directeur adjoint du SCOS et organiser les réunions et la réservation de salles pour les rencontres de service
- Rédiger l’ordre du jour des réunions, envoyer la documentation nécessaire avant les rencontres et assister à ces rencontres afin d’y produire les comptes-rendus de réunions
- Veiller à l’approvisionnement du SCOS pour les fournitures de bureau et les bris d’équipements (DMA et Octopus)
- Effectuer tout support administratif nécessaire à la bonne marche du service et assurer la mise à jour des diverses sources d’informations utilisées par le SCOS
- Effectuer la gestion documentaire selon les normes établies par le Cégep à distance
- Organiser les activités liées aux rencontres internes ou externes du service
- Concevoir, mettre en forme et faire la révision des documents (lettres, présentation, tableaux de compilation, formulaire de perfectionnement, etc.) requis;
- Effectuer des recherches documentaires et préparer la synthèse des problèmes et des questions complexes
- Coordonner les tâches administratives liées aux arrivées et départ des employés du SCOS
- Préparer des demandes d'achat dans le progiciel de gestion intégré du Collège (actuellement CLARA)
- Valider dans le progiciel de gestion la conformité des déclarations de temps des employés du service
- Agir à titre de Super utilisateur de la plateforme Sharepoint du SCOS
- Accomplir toutes autres tâches connexes. Exigences :
- Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente de préférence dans le milieu scolaire
Compétences et exigences particulières :
- Avoir des connaissances pratiques et récentes en bureautique
- Très bonne connaissance de la suite Office 365 et de SharePoint
- Maîtrise du français parlé et écrit
- Avoir des connaissances de base en comptabilité
- Avoir une approche professionnelle et un sens accru du service à la clientèle
- Posséder une très bonne capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, être en mesure d’en prioriser la réalisation
- Détenir un très grand sens de l’organisation, flexibilité, courtoisie et jugement
- Sens accru de la discrétion et de la confidentialité et de la diplomatie
Conditions de travail
Faire partie de la communauté du Collège de Rosemont c’est bénéficier de
- 4 semaines de vacances offertes après une année de service
- 7 journées maladie et 13 jours fériés
- Congés entre Noël et le jour de l’an (fermeture du Collège)
- Régime de retraite avantageux (RREGOP) et Régime d’assurances collectives
- Programme d’aide aux employés
- Programme volontaire de télétravail en mode hybride pour les postes admissibles
- Coopérative de solidarité santé et clinique-école d’acupuncture
C'est aussi intégrer un milieu soucieux de l'environnement et de l'écocitoyenneté
- Jardin collectif et différents comités pour s’impliquer dans la communauté
- Programme de compostage et programme de réduction des objets à usage unique
- Coop avec des produits écologiques réutilisables
- Pistes cyclables à proximité, stations de Bixi sur le terrain du Collège
Pourquoi joindre l’équipe?
- Pour joindre une équipe expérimentée ayant à cœur la réussite des élèves du milieu collégial
- Pour travailler dans un milieu chaleureux et stimulant, où tout le monde se connaît et où plus de 100 communautés culturelles se côtoient
- Pour intégrer un collège qui s’implique avec des partenaires et des citoyens du quartier
Échelle salariale
22.54$ - 26.00$. Échelle salariale en cours de révision. Le Collège de Rosemont souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes en situation de handicap, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les Autochtones à présenter leur candidature.
Remarques : Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel, et ce, afin que votre candidature soit prise en considération.
Associés de l’entrepôt et de la production du commerce de détail
Une expertise interne! Notre service de la formation, dans le cadre de l’Université Savers, élabore et offre des formations solides à tous les membres d’équipe de notre entreprise, des recrues jusqu’aux cadres supérieurs. Notre modèle d’entreprise « Repenser et réutiliser », englobant achats, revent...
Chargé·e de projet - Communications et marketing
Coordonner la production des outils marketing et de communications et s’assurer de la cohésion et du respect des normes de la campagne . Travailler au Partenariat Quartier des spectacles c’est l’occasion de joindre une équipe de personnes passionnées et de contribuer à des projets inspirants qui fon...
Conseiller(ère) stratégique à la qualité et performance
L’Ordre des pharmaciens du Québec est à la recherche d’un(e) conseiller (ère) stratégique à la qualité et performance afin de soutenir la direction de l’évolution organisationnelle et des talents. Relevant de la directrice principale de la Direction de l'évolution organisationnelle et des talents, l...
Directeur(trice) des ventes et du marketing
Collabore avec les membres de l’équipe de direction des différents services pour élaborer et aligner des stratégies de croissance à long terme couvrant l’ensemble des secteurs d’activités. Garantit, en collaboration avec le chef de produit, la cohérence de la marque en coordonnant les actions de dév...
Infirmier.e clinicien.ne - Infections et interventions dans la communauté
Souslautorité hiérarchique de la coordonnatrice régionale du secteur Prévention etcontrôle des maladies infectieuses (PCMI), en collaboration de linfirmièreclinicienne assistante du supérieur immédiat (ASI) et de la responsablemédicale du service Infections et interventions dans la communauté (IIC),...
Gérant du service à la clientèle
Train, observe, and coach the customer experience team (sales floor and cashier) to achieve results; participate in the performance management process; support Talent Development of your team; utilize the leadership competencies for continued self-development. Public retail store setting taking care...
Agent planification,de programmation et de recherche-Diffusion des connaissances
Sous lautorité de la cheffe de service, la personne titulaire du poste travaille en collaboration directe avec les APPR en transfert de connaissances en soutenant ces personnes dans le développement et le rayonnement de la mission universitaire, Institut universitaire sur la gériatrie de Montréal (I...
Représentant(e) du service à la clientèle
Nous exploitons des commerces de détail dans les communautés locales et les villes du Canada sous la marque Money Mart® et au Québec sous la marque Insta Chèques®. Les employés déterminés à améliorer continuellement leur rendement et à atteindre de nouveaux niveaux de réussite. La reconnaissance de ...
Planificateur, contrôle et gestion du matériel
En tant que Planificateur, contrôle et gestion du matériel, vous aurez l’opportunité de faire la planification, la gestion de la fabrication, la gestion du matériel, la gestion des changements d’ingénierie et le suivi des commandes clients à travers la chaîne d’approvisionnement. Répondre à temps au...
Personnel Officer- Human Resources Staffing (P-2324-0188)
Bachelor's degree in administration, human resources, industrial relations or another university appropriate discipline. MSSS legislation, regulations, the Ministry Network and programs, and current trends;. Knowledge of First Nation health/social service models, trends and issues is an asset;. Deve...