Adjointe exécutive, Affaires juridiques

L'objectif principal du poste est de fournir un soutien administratif au vice-président, chef du contentieux et secrétaire général dans le cadre de ses rôles et responsabilités.

En tant qu'interlocuteur principal et interface administrative du président du conseil d'administration et du conseil d'administration en général, ce rôle doit faire preuve d'un haut niveau de diplomatie et de confidentialité, de tact et d'excellentes compétences interpersonnelles.

Le rôle

Secrétariat d'entreprise et conseil d'administration

• Correspondance avec le conseil d'administration
• Coordination des réunions avec le conseil d'administration et les tiers
• Administrateurs et gestionnaires de la documentation sur Diligent pour les réunions du conseil d'administration et des comités (ordres du jour, avis de convocation, résolutions) et autres rapports réguliers au conseil d'administration (rapports mensuels du directeur financier)
• Tenue des listes de contrats, des listes de présence, des membres des comités et préparation des modèles de notes de service du conseil d'administration.
• Préparer les avis de convocation et les modèles de procès-verbaux des réunions du conseil d'administration et des comités, coordonner la finalisation des procès-verbaux avec signatures et déposer les procès-verbaux.
• Coordonne certains documents de planification (rémunération du conseil d'administration, réunions à venir).
• Met à jour le Centre de ressources avec les documents et les politiques actuels de Gildan.
• Agir à titre d'agent de liaison et fournir un soutien au conseil d'administration. Organiser et gérer toute la logistique des réunions et des événements du conseil d'administration : planification des réunions, calendrier des événements, transport / vols, hôtel, dîners, restauration pour les réunions du conseil d'administration.
• Budget du conseil d'administration et comptes de dépenses pour les administrateurs.
• Paiements électroniques aux administrateurs et lettres de remboursement, relevés d'UAD, déductions fiscales.
• Assurer l'interface avec les auditeurs externes et coordonner les documents requis pour les auditeurs externes et d'autres personnes.
• Préparation de l'orientation pour les nouveaux administrateurs / Départ à la retraite pour les administrateurs sortants.
• Administrer le questionnaire sur l'efficacité du conseil d'administration et l'administration du questionnaire.

Soutien aux affaires juridiques et aux affaires juridiques

Prend en charge le calendrier des rendez-vous et des réunions dans Outlook ; rédiger et préparer une correspondance parfois confidentielle ;

organiser des plans de voyage, des itinéraires et des agendas complexes et détaillés ; et la compilation de documents.

• Fournir un rôle de gardien et de passerelle , en fournissant un pont pour une communication fluide au sein de l'équipe juridique.
• Aider le directeur juridique à planifier et à préparer le budget du département juridique et à maintenir un système de suivi de celui-ci ;
• Coordonner et assurer le traitement, l'approbation et le paiement appropriés des honoraires et des notes de frais des conseillers juridiques externes ;
• Aider à la gestion quotidienne du système de classement et de tenue des dossiers du service juridique, y compris la maintenance, la gestion et l'ouverture des dossiers électroniques et papier ;
• S'acquitter des fonctions de secrétariat pour l'avocat général et l'équipe juridique de Montréal, au besoin, principalement l'avocat général et deux directeurs juridiques, comme la dactylographie de la correspondance, des notes de service et d'autres documents, l'ouverture et la distribution du courrier, la commande et le suivi des fournitures pour le service juridique, l'organisation et la coordination de réunions et de conférences téléphoniques, au besoin, la gestion des courriels et de la correspondance entrants et sortants afin d'assurer la conformité aux politiques internes de tenue de dossiers.
• la gestion du classement, la préparation et la surveillance des notes de frais et des réclamations d'assurance ;
• Concevoir, créer, relire et mettre à jour des présentations Microsoft PPT, des feuilles de calcul Excel et des documents Word ;
• Assurer le suivi de toutes les ententes négociées et finalisées relatives à l'équipe juridique de Montréal afin de s'assurer qu'elles sont correctement exécutées et que des copies signées sont obtenues pour les dossiers du service juridique, ainsi que de s'assurer qu'elles sont correctement numérisées, sauvegardées et classées ;
• Soutenir le département juridique dans divers projets, au besoin.

Ce que vous apporterez au rôle

• Certificat ou attestation de formation en secrétariat / soutien administratif
• Au moins trois (3) ans d'expérience dans un cabinet d'avocats ou un service juridique interne ou expérience dans le soutien aux dirigeants d'une société cotée en bourse.
• Succès démontré dans le travail dans un environnement exigeant et performant.
• Sens exceptionnel de l'organisation, capacité à prioriser, discrétion, souci du détail.
• Maîtrise de l'utilisation d'applications bureautiques (Excel, Word, PowerPoint, etc.)
• Une expérience du logiciel Diligent Boards serait préférable.
• Capacité à communiquer avec tous les niveaux de l'organisation.
• Bilingue français, anglais parlant et écrivant, l'espagnol est un plus.

Ce poste exige la maîtrise d'une langue autre que le français pour soutenir les clients, les employés ou les marchés situés à l'extérieur de la province de Québec ou nécessitant des services dans une langue autre que le français - principalement l'anglais.

LI-VG1

Vos avantages

• Joignez-vous à une société à fort potentiel et à double cotation (NYSE et TSX)
• Faites partie d’un milieu de travail où la collaboration et le travail d’équipe sont célébrés
• Côtoyez une diversité de collègues sur le plan local et international
• Bénéficiez de possibilités de mentorat et de perfectionnement continu
• Obtenez des avantages sociaux intéressants

Dites-nous en plus sur vous ! Pour nous aider à en savoir davantage sur vous, veuillez indiquer dans votre demande comment vos compétences et expériences vous rendent unique et adapté pour le poste.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Seules les personnes sélectionnées pour les entrevues seront contactées.

Soyez vous-mêmes :

Nous reconnaissons l’importance de la diversité, de l’équité et de l’inclusion pour créer un environnement de travail significatif et collaboratif.

En tant qu’employeur inclusif, nous valorisons et embrassons toutes les caractéristiques qui font de vous une personne unique et souhaitons offrir à chacun.

e une chance égale de réussir. Parce que l’équité et l’inclusion sont importantes chez Gildan.

Vient découvrir si Gildan est #TailléPourToi et pour ta carrière!