Adjointe/Adjoint administratif de direction

Adjointe / Adjoint administratif de direction

Tenez un rôle central

La Banque du Canada s’est donnée comme vision d’être une banque centrale influente dynamique, engagée et digne de confiance mobilisée pour un Canada meilleur.

Aucun autre employeur ne vous offrira l’occasion d’œuvrer au cœur même de l’économie canadienne, au sein d’une organisation dont le travail a une incidence considérable sur le bien-être économique et financier des Canadiens.

Vous serez mis au défi, énergisé et motivé à exceller dans notre environnement.

En nous appuyant sur les principes qui nous ont toujours guidés - l'excellence, l'intégrité et le respect - nous nous efforçons d'être tournés vers l'avenir et d'innover, d'accueillir des personnes aux perspectives et aux talents divers, et de gagner la confiance en respectant nos engagements et en expliquant clairement l'intention de nos politiques et de nos actions.

Grâce à notre régime de retraite à prestations déterminées, à nos avantages sociaux et à notre grande souplesse en matière d'équilibre entre la vie professionnelle et vie privée, découvrez pourquoi nous sommes classés chaque année parmi les meilleurs employeurs du Canada : Travailler ici - Banque du Canada

Pour en savoir plus sur les prochaines étapes de notre processus d’embauche veuillez consulter processus de recrutement .

Ce que vous ferez

Travaillant au département des Services financiers (les FIN) et relevant de la ou du responsable, Planification organisationnelle des FIN, au sein de la Planification et transformation des FIN, vous jouerez un rôle clé dans la prestation de services de soutien administratif bilingues et complets à l’Équipe de direction des FIN ainsi qu’à d’autres membres de l’équipe de direction.

Votre responsabilité première consistera à assurer la bonne marche et l’efficience de l’ensemble des activités administratives, ainsi que le respect des délais connexes.

Votre sens de l’organisation et votre souci du détail seront essentiels pour aider le département à atteindre ses objectifs et à maintenir ses normes élevées en matière de service.

Vos responsabilités comprendront ce qui suit :

• Soutien proactif aux leaders : Prendre en charge la planification, la gestion des calendriers et la préparation de documents pour vos clients, en assurant la bonne marche des opérations.
• Organisation des réunions de leaders : Planifier et organiser des réunions, préparer des documents d’information complets et superviser la logistique des grands événements, notamment la coordination du service de traiteur.
• Amélioration continue : Contrôler activement les processus de travail en décelant des améliorations opérationnelles qui favoriseront l’efficacité et en les mettant en œuvre.
• Maintien de la qualité : Maintenir des normes de service élevées en effectuant un suivi assidu et en planifiant efficacement en vue d’accomplir les tâches avec précision et clarté.
• Gestion des documents liés aux réunions : Consigner et transmettre les procès-verbaux rapidement en veillant à leur exactitude à chaque réunion;

préparer et corriger les documents essentiels pour les membres de la direction des FIN.

• Gestion des documents : Créer et tenir à jour des systèmes de classement qui respectent les normes de la Banque tout en répondant aux besoins du département.
• Création de contenu : Rédiger et gérer du contenu intéressant pour le site SPO des FIN (FINsight), y compris rédiger des billets de blogue informatifs et effectuer des mises à jour.
• Connaissance avancée de SharePoint : Agir comme utilisateur expérimenté de Sharepoint, en fournissant des conseils et du soutien aux utilisateurs et en communiquant avec le département des Services des technologies de l’information, au besoin.
• Coordination des déplacements : S’occuper de la coordination des voyages et remplir les demandes de remboursement pour les membres de l’équipe de direction des FIN.

Ce qu’il vous faut pour réussir

• Connaissance avancée de MS Office : La maîtrise de MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) est essentielle pour créer des documents, analyser les données et communiquer efficacement.
• Sens exceptionnel de l’organisation : Capacité reconnue de planifier et d’organiser efficacement le travail, de prévoir les besoins et de s’adapter à l’évolution des priorités.

Facilité à concilier des exigences divergentes et à renégocier des échéances tout en adhérant à des normes de haute qualité.

Autonomie et bon esprit d’équipe : Capacité reconnue de travailler en autonomie ou en collaboration avec ses collègues.

Il est essentiel de savoir quand il convient de soumettre les problèmes aux échelons supérieurs et d’offrir du soutien à ses collègues.

Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles : Capacité de communiquer son expertise, de donner de la rétroaction constructive et de transmettre ses idées aux autres en vue d’atteindre les objectifs communs.

Il est essentiel de posséder un bon esprit d’équipe.

• Sens de l’initiative et aptitudes pour la résolution de problèmes : Aptitudes pour la résolution autonome de problèmes complexes courants et pour la formulation de recommandations à des collègues de niveau supérieur, s’il y a lieu, en suivant les procédures et les lignes directrices en vigueur.
• Excellentes aptitudes pour la communication : Excellente maîtrise de la communication orale et écrite; capacité de rédiger des documents clairs et grammaticalement corrects, et de faire passer des messages efficacement et avec tact.

Ce que vous devez savoir

Exigence linguistique : Anglais et français essentiels (bilinguisme); une connaissance fonctionnelle de la deuxième langue officielle est le niveau minimum (niveaux 4) de départ.

Des cours pourraient être fournis pour atteindre le niveau exigé, c.-à-d. une connaissance pleinement fonctionnelle (niveaux 5) de la deuxième langue officielle.

• La priorité est donnée aux citoyens canadiens et aux résidents permanents.
• Niveau de sécurité requis : Être éligible à l'obtention du niveau fiabilité
• Aucune aide à la réinstallation ne sera fournie.
• Veuillez sauvegarder une copie de l'affiche. Une fois la date de clôture est passée, elle ne sera plus disponible.

Modèle de travail hybride

La Banque propose des modalités de travail qui offrent une certaine souplesse aux employés, permettant la formation d'équipes performantes et favorisant une excellente culture de travail.

Dans le cadre du modèle de travail hybride de la Banque, la plupart des employés peuvent faire du télétravail à domicile pendant une grande partie de chaque mois, et sont attendus d’être présents sur les lieux de travail de la Banque au moins huit jours par mois pour aider à créer des liens entre collègues.

Vous devrez vivre à une distance raisonnable du bureau.

Ce que vous pouvez attendre de la Banque

Saisissez cette occasion unique de faire partie d’une équipe très performante au sein d’une grande organisation. La Banque offre un programme de rémunération et d’avantages sociaux concurrentiel conçu pour répondre à vos besoins à chaque étape de votre vie et de votre carrière.

Pour en savoir plus sur les principaux avantages sociaux, veuillez consulter Tout ce qui s'offre à vous .

• Le salaire se situe généralement entre 56 170$ et 66 083$, (niveau de poste 12) selon les compétences et l’expérience du candidat retenu.
• La Banque offre une prime pour les personnes qui répondent aux attentes avec succès de 3 à 5% du salaire de base individuel.

La Banque offre une rémunération au rendement supplémentaire (2%) aux employés qui dépassent les attentes. . Les employés qui fournissent un rendement exceptionnel dépassant largement les attentes peuvent être admissibles à une rémunération au rendement plus élevé.

• Un programme complet d’avantages sociaux flexibles vous permet de choisir le niveau de protection qui correspond à vos besoins en matière de soins de santé et de soins dentaires.
• Vous pouvez également acheter des jours de congé supplémentaires (maximum de cinq par année) qui s’ajoutent à vos congés annuels de base.
• Vous aurez la possibilité de participer au régime de pension à prestations déterminées pleinement indexées après 24 mois de service consécutifs.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent un intérêt en soumettant leur candidature à ce poste. Nous communiquerons uniquement avec celles retenues pour une entrevue.