Coordonnateur (trice) Pièces de Rechange | Aftermarket Parts Coordinator

English will follow

À Propos du poste

Relevant directement du/de la Superviseur(e), Aftermarket, le/la Coordonnateur(trice) – Pièces de rechange joue un rôle clé au sein du département Aftermarket en assurant un soutien administratif et opérationnel efficace, tout en offrant une expérience client exceptionnelle.

Dans ce rôle, vous serez au cœur des activités de service après-vente : vous répondrez aux demandes des clients par téléphone et par courriel, créerez et assurerez le suivi des billets de service, préparerez des soumissions et des commandes, et collaborerez étroitement avec les techniciens de service sur le terrain ainsi qu'avec les différentes équipes internes.

Si vous êtes une personne organisée, proactive, minutieuse et orientée vers le service à la clientèle, qui aime gérer plusieurs priorités et travailler dans un environnement dynamique, ce poste pourrait être pour vous!

Principales Responsabilités

• Créer adéquatement les billets de service dans notre système et en assurer le suivi jusqu'à leur résolution.
• Répondre aux appels et aux courriels entrants et offrir un service à la clientèle professionnel, courtois et dépassant les attentes.
• Créer des soumissions et des commandes dans le système ERP.
• Effectuer les suivis nécessaires concernant le statut des soumissions et des commandes.
• Transformer les demandes des clients en opportunités d'affaires potentielles en identifiant leurs besoins et en préparant de nouvelles soumissions.
• Préparer les commandes d'expédition, incluant la génération des rapports de commandes et la vérification des informations, codes d'expédition, comptes clients et autres détails pertinents.
• Fournir un soutien administratif aux techniciens de service sur le terrain, notamment dans le cadre de leurs activités de déplacement et de service.
• Agir comme personne-ressource de soutien et assurer le remplacement au besoin du/de la Coordonnateur(trice) de service Aftermarket.
• Collaborer avec les équipes de Production, Service Aftermarket, Marketing et les autres parties prenantes afin d'assurer le respect des échéanciers et des engagements envers les clients.
• Assurer un suivi régulier des commandes et communiquer les mises à jour pertinentes au/à la Superviseur(e), Aftermarket.
• Effectuer diverses tâches administratives liées aux activités du département Aftermarket.

Ce que nous recherchons

• Diplôme d'études secondaires (DES) ou l'équivalent.
• Minimum de 2 ans d'expérience dans un poste similaire, idéalement dans un environnement de service à la clientèle, de pièces, de service après-vente ou de coordination.
• Excellentes aptitudes en communication, en français et en anglais, à l'oral comme à l'écrit.
• Excellentes capacités d'écoute active et aptitude à bien comprendre les besoins des clients et des parties prenantes.
• Grand souci du détail et capacité à travailler avec précision afin de minimiser les erreurs.
• Excellentes compétences organisationnelles et bonne gestion du temps et des priorités.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéanciers.
• Autonomie, fiabilité et sens de l'initiative.
• Esprit proactif, débrouillardise et attitude positive.
• Grande flexibilité et capacité à s'adapter à une variété de tâches et de priorités.
• Capacité à travailler rapidement tout en maintenant un haut niveau de qualité et de précision.
• Excellentes aptitudes en communication et en coordination interfonctionnelle.
• Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Excel, Word et PowerPoint.
• Connaissance d'un système ERP, un atout.
• Connaissance de ACT! et/ou QuoteWerks, un atout.
• Facilité à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes.
• Esprit d'équipe et capacité à collaborer efficacement avec différents départements.

Profil recherché

Nous recherchons une personne orientée client, organisée et énergique, qui aime être au centre de l'action et qui sait garder le contrôle de ses priorités dans un environnement dynamique.

La personne idéale est à l'aise de communiquer avec différents interlocuteurs, sait faire preuve de jugement et de débrouillardise, et comprend l'importance d'un suivi rigoureux pour assurer une expérience client de qualité.

Vous êtes une personne qui aime trouver des solutions, assurer les suivis et faire avancer les dossiers? Vous pourriez être la personne que nous recherchons!

Pourquoi BellatRx ?

• Évoluer dans un environnement innovant et dynamique avec des défis techniques stimulant votre expertise.
• Diriger une équipe et avoir un impact tangible sur l'excellence opérationnelle.
• Opportunités de croissance professionnelle et de maîtrise technique.
• Faire partie d'une entreprise qui valorise la précision, la résolution structurée de problèmes et la pensée proactive.

BellatRx est un fabricant privé d'équipements d'emballage de taille moyenne qui compte des clients et des fournisseurs en Amérique du Nord et dans le monde entier. Chez BellatRx, nos actions sont guidées par ces 6 valeurs fondamentales qui, selon nous, ont été la clé de notre succès en tant que leader mondial dans la conception, la fabrication, la distribution et le service de machines d'emballage et de lignes d'emballage complètes

BellatRx offre :

• Une rémunération et des avantages sociaux très compétitifs;
• Un gym sur place, ouvert 24 heures sur 24, 7 jours sur 7;
• Programme de contribution REER/DPSP;
• 10 min de marche du REM
• Activités sociales amusantes;
• Café gratuit;
• Stationnement gratuit;

La prochaine étape du processus consiste à remplir un questionnaire sur l'indice culturel. En plus d'examiner les qualifications et l'expérience des candidats, ce questionnaire nous aide à mieux comprendre leur « adéquation » globale et la manière dont ils préfèrent être gérés, motivés et communiqués. Vous trouverez le lien du sondage ICI

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About the role

Reporting directly to the Aftermarket Supervisor, the Aftermarket Parts Coordinator plays an important role within the Aftermarket department by providing efficient administrative and operational support while delivering an exceptional customer experience.

In this role, you will be at the heart of our aftermarket operations. You will respond to customer inquiries by phone and email, create and follow up on service tickets, prepare quotes and orders, and work closely with travelling field service technicians and various internal teams.

If you are organized, proactive, detail-oriented, and customer-focused, and enjoy managing multiple priorities in a dynamic environment, this could be the opportunity for you!

Key Responsabilities

• Properly create service tickets in our system and ensure timely follow-up through resolution.
• Handle incoming calls and emails while providing professional, courteous, and beyond-expectations customer service.
• Create quotes and orders in the ERP system.
• Follow up on quote and order status and ensure timely updates.
• Convert customer requests into potential business opportunities by identifying customer needs and generating new quotes.
• Prepare shipping orders, including generating order reports and verifying information, shipping codes, customer accounts, and other relevant details.
• Provide administrative support to travelling field service technicians, including support related to their travel and service activities.
• Provide backup support to the Aftermarket Service Coordinator as required.
• Collaborate with Production, Aftermarket Service, Marketing, and other internal stakeholders to meet customer deadlines and commitments.
• Maintain regular follow-up on orders and provide relevant updates to the Aftermarket Supervisor.
• Perform various administrative tasks related to Aftermarket department activities.

What we're looking for

• High school diploma or equivalent.
• Minimum of 2 years of experience in a similar position, ideally in a customer service, parts, aftermarket service, or coordination environment.
• Excellent communication skills in both English and French, written and spoken.
• Strong active listening skills and the ability to understand customer and stakeholder needs.
• Strong attention to detail and a commitment to accuracy and error-free documentation.
• Excellent organizational and time management skills, with the ability to prioritize effectively.
• Ability to manage multiple tasks and meet required deadlines.
• Reliable, autonomous, and proactive with a strong sense of initiative.
• Resourceful, positive, and energetic attitude.
• Flexible and comfortable handling a wide variety of tasks and changing priorities.
• Ability to work efficiently and expeditiously while maintaining a high level of quality and accuracy.
• Strong communication and cross-functional coordination skills.
• Very good knowledge of Microsoft Office, including Outlook, Excel, Word, and PowerPoint.
• Experience using an ERP system is an asset.
• Knowledge of ACT! and/or QuoteWerks is an asset.
• Ability and willingness to learn new software and systems.
• Team player with the ability to collaborate effectively across departments.

The ideal Candidate

We are looking for a customer-focused, organized, and energetic individual who enjoys being at the center of the action and knows how to stay on top of priorities in a fast-paced environment.

The ideal candidate is comfortable communicating with a variety of stakeholders, demonstrates good judgment and resourcefulness, and understands the importance of thorough follow-up in delivering a high-quality customer experience.

Do you enjoy finding solutions, following up, and keeping things moving forward? You may be the person we're looking for!

Why BellatRx?

• Work in a fast-paced, innovative environment with technical challenges that push your expertise.
• Lead a team and make a tangible impact on operational excellence.
• Opportunities for professional growth and technical mastery.
• Be part of a company that values precision, structured problem-solving, and proactive thinking.

About Us

BellatRx is a mid-market, privately held, manufacturer of packaging equipment with clients and suppliers in North America and Internationally. At BellatRx, our actions are guided by these 6 core values we believe have been key to our success as a global leader in the design, manufacture, distribution and service of packaging machines and complete packaging lines.

Here's how we would take care of you

• Health: Group insurance including dental and Telemedicine
• Personal Assistance: Employee Assistance Program
• Savings: RRSP-DPSP contributions plan
• Fun: Employee social activities
• 10 min walk from the REM
• To stay in shape: Access to our on-site employee's private gym.
• Wellness: Paid Personal Time Off

The next step in the process for the is to complete a Culture Index Survey. In addition to reviewing applicants' qualifications and experience, the Culture Index Survey helps us better understand overall “fit” and how individuals prefer to be managed, motivated, and communicated with. You will find the link HERE