Coordonnateur(rice) de placements (Région de Calgary et en ligne)

Job Description

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Ce concours est réservé aux candidats internes de l'Université de l'Alberta. Veuillez vous connecter pour vérifier votre statut de candidat interne.

Ce poste offre une prime de bilinguisme de 5 %.

Emplacement

Ce poste exige une présence physique. Le travail se déroule principalement à Calgary.

Le Bureau de la pratique de l’enseignement (BPE) du Campus Saint-Jean est un milieu dynamique où la flexibilité et l’adaptabilité sont essentielles. Le titulaire du poste de coordonnateur ou coordonnatrice des stages relève du gestionnaire du Bureau des stages. Le coordonnateur ou la coordonnatrice des placements travaille en étroite collaboration avec les associés au BPE, qui sont en prêt de service des divisions scolaires de l’Alberta en vertu d’une entente entre le Campus Saint-Jean et l’Alberta Teachers’ Association. Le coordonnateur ou coordonnatrice des placements joue un rôle clé dans l’orientation des nouveaux membres de l’unité afin de les familiariser avec les échéanciers, les politiques et les procédures du BPE.

Le poste est responsable du fonctionnement quotidien de la base de données des stages, laquelle est utilisée pour faciliter et enregistrer environ 1 200 stages d’enseignement effectués chaque année par les étudiants de premier cycle inscrits aux programmes d’éducation du Campus Saint-Jean. Le système de gestion de base de données en ligne du Bureau des stages fonctionne sur la nouvelle plateforme campusBRIDGE.

Le coordonnateur ou la coordonnatrice des placements utilise cette base de données pour enregistrer les informations relatives aux étudiants, aux enseignants associés, aux superviseurs de l'université, aux écoles et aux districts scolaires. Les besoins du programme de l’étudiant sont jumelés aux informations de l’école pour créer les stages d’enseignement.

En collaboration avec les associés aux stages, le coordonnateur ou la coordonnatrice des placements sera responsable de la coordination des stages dans la région de Calgary et en ligne. Cette personne est responsable de la mise à jour des listes à des fins de communication et de suivi des stages, et fournit des rapports statistiques sur les stages au gestionnaire du BPE.

Sur les stages au gestionnaire du BPE. Ce poste comporte de multiples facettes et exige des compétences telles que le sens de l’organisation, la capacité de travailler de façon autonome, la précision, la fiabilité et un grand souci du détail, en plus de nécessiter un fort esprit d’équipe. Une attitude positive et un engagement à travailler dans un environnement d’équipe axé sur l’amélioration continue et la prestation d’un service positif aux étudiants sont essentiels pour ce poste.

Responsibilities

Placement des étudiants en enseignement (stagiaires)

• Assigner aux étudiants en enseignement des stages qui répondent aux exigences spécifiques de leur diplôme et de leur brevet d'enseignement ;
• Travailler en collaboration dans des délais serrés pour organiser environ 1 200 stages par année universitaire, incluant les stages d'observation et les stages pratiques de 8 semaines ;
• Jumeler les exigences de stage de chaque étudiant avec la liste des écoles disponibles en suivant des directives et des restrictions précises, tout en prenant en compte de multiples variables ;
• Initier et suivre les demandes des écoles concernant des stagiaires spécifiques, et consulter l'équipe du Bureau des stages (FX) pour approuver ou refuser ces demandes ;
• Initier et suivre les demandes des étudiants (circonstances atténuantes et demandes spéciales) et faire preuve de discernement pour les approuver ou les refuser ;
• Contribuer à la recherche de placements alternatifs en cas de conflits ou de problèmes survenant après le placement initial de l’étudiant ;
• Effectuer des appels téléphoniques auprès des écoles, des enseignants et des étudiants au sujet des placements, au besoin.

Projet campusBRIDGE

• Collaborer avec le gestionnaire du Bureau des stages, l'équipe technologique du CSJ et l'IST pour mettre en œuvre la nouvelle plateforme campusBRIDGE dédiée au placement des stagiaires ;
• Collaborer avec l'adjoint administratif ou l'adjointe administrative pour identifier les principaux problèmes d'utilisabilité liés à la saisie des données par les étudiants ;
• Assurer la mise à jour de la base de données campusBRIDGE pour les contacts clés (coordonnées des directions d’école, des coordonnateurs scolaires et des contacts des conseils/divisions scolaires) ;
• Agir à titre de contact principal pour le personnel technologique de l'Université (personnel du numérique et/ou de l'IST) pour la maintenance, le dépannage et l'amélioration des systèmes de collecte électronique et de la base de données des stages.

Communication et recrutement

• Collaborer avec le gestionnaire du Bureau des stages pour le suivi des coupons distribués aux enseignants associés (reconnaissance des enseignants associés) ;
• Assurer le suivi des demandes de renseignements des enseignants associés concernant les coupons ;
• Faciliter la communication entre le Bureau des stages et le milieu scolaire par la diffusion d'informations exactes ;
• Générer des rapports relatifs aux placements de stagiaires et les partager avec le gestionnaire du Bureau des stages et les cadres supérieurs ;
• Travailler en étroite collaboration avec les associés aux stages pour recruter des enseignants dans la grande région d'Edmonton, la grande région de Calgary, ainsi que pour les placements régionaux et hors province ;
• Identifier les besoins des écoles et des districts en participant au Congrès des enseignants (Teachers' Convention) afin de distribuer de l'information sur les programmes ;
• Maintenir un contact direct avec les écoles et les enseignants par divers moyens tels que le courriel, le téléphone et des visites occasionnelles dans les écoles en compagnie des associés aux stages ;
• Participer à l'élaboration et à la distribution d'informations électroniques destinées aux superviseurs de l'université, aux directions d'école et au personnel universitaire ;
• Contribuer au maintien et à la mise à jour du site Web du Bureau des stages ;
• Autres tâches selon les besoins.

Qualifications

• Diplôme universitaire de premier cycle souhaité et au moins 6 mois d’expérience dans un poste administratif, de préférence au sein des services aux étudiants.
• Capacité à travailler dans un environnement principalement francophone.
• Capacité à communiquer efficacement en anglais et en français, tant à l'écrit (correspondance, courriels) qu'à l'oral (au téléphone et en personne).
• Expérience en gestion de bases de données et en systèmes de bureau.
• Compréhension du fonctionnement d'une base de données et capacité à s'approprier un programme de base de données en ligne.
• Au moins 6 mois d'expérience de travail de bureau, avec un vif intérêt pour l'acquisition des connaissances et des compétences de base indispensables au rôle de coordonnateur ou coordonnatrice des stages.
• Maîtrise de l'informatique dans un environnement Windows, notamment avec les applications de MS Office (Word, Excel) ainsi que la suite Google (Google Suite).
• Capacité à organiser efficacement les priorités, à gérer son temps, à résoudre des problèmes et à travailler de manière autonome ainsi qu'en équipe.
• Expérience dans un milieu postsecondaire, particulièrement dans le placement d'étudiants dans des milieux d'apprentissage expérientiel (un atout).
• Capacité à travailler en collaboration pour atteindre les objectifs de l'organisation.
• Capacité à travailler sous pression dans un environnement aux échéances serrées.
• Capacité à traiter des informations hautement confidentielles et sensibles concernant les étudiants (situations personnelles, comportement des étudiants).

Ce poste est assujetti à toutes les modalités applicables de la convention collective conclue entre le Conseil des gouverneurs de l’Université de l’Alberta et l’Association du personnel non académique (NASA).

Ce poste offre un régime d’avantages sociaux complet.

About Us

The University of Alberta acknowledges that we are located on Treaty 6 territory, and respects the histories, languages and cultures of First Nations, Métis, Inuit and all FirstPeoples of Canada, whose presence continues to enrich our vibrant community.

The University of Alberta is a community of knowledge seekers, change makers and world shapers who lead with purpose each and every day. We are home to over 14,000 faculty and staff, more than 40,000 students and a growing community of 300,000 alumni worldwide.

Your work will have a meaningful influence on a fascinating cross-section of people - from our students and community members, to our renowned researchers and innovators, making discoveries and generating solutions that make the world healthier, safer, stronger and more just. Learn more.

At the University of Alberta, we are committed to creating an inclusive and accessible hiring process for all candidates. If you require accommodations to participate in the interview process, please let us know at the time of booking your interview and we will make every effort to accommodate your needs.

We thank all applicants for their interest; however, only those individuals selected for an interview will be contacted.

All University employees have a responsibility to foster a workplace that prioritizes safety in all its forms - physical, cultural, and psychological. This is achieved by promoting a safe environment, adhering to all safety laws, policies and procedures, completing all required safety training, identifying hazards and implementing controls, reporting incidents, and contributing to a culture of belonging and respect, while endeavoring to ensure that all colleagues feel valued and safe to express their thoughts, perspectives and concerns.

The University of Alberta is committed to creating a university community where everyone feels valued, barriers to success are removed, and thriving connections are fostered. We welcome applications from all qualified persons. We encourage women, First Nations, Métis and Inuit persons, members of visible minority groups, persons with disabilities, persons of any sexual orientation or gender identity and expression, and all those who may contribute to the further diversification of ideas and the University to apply.

L’Université de l’Alberta s’engage à créer une communauté universitaire où chaque personne se sent valorisée, où les obstacles à la réussite sont éliminés et où des connexions enrichissantes peuvent se développer. Nous accueillons les demandes de toutes les personnes qualifiées. Nous encourageons les femmes; Premières nations, Métis et Inuits; membres des groupes minoritaires visibles; personnes handicapées; personnes de toute orientation sexuelle ou identité et expression de genre; et toutes les personnes qui peuvent contribuer à la diversification des idées et à l'université à postuler.

About The Team

Le Campus Saint-Jean est une communauté multiculturelle de la Francophonie au sein de l'une des institutions académiques les plus importantes et les plus prestigieuses au monde, l'Université de l'Alberta. C'est un lieu de culture diversifiée et d'inclusion. Un lieu de recherche et d'enseignement innovateurs et de qualité. Un établissement qui offre des possibilités à tous, qui offre un enseignement supérieur en français en Alberta, pour le Canada et le monde. Au Campus Saint-Jean, nous formons la prochaine génération de penseurs, de chercheurs, d'enseignants, d'acteurs, de leaders, d'entrepreneurs et de cadres qui répondront aux besoins de la francophonie, de la dualité linguistique canadienne et de la société, qui ouvriront de nouveaux horizons à l'économie du savoir et qui répondront à l'appel des grands défis mondiaux.

Campus Saint-Jean is a multicultural Francophone faculty within one of the world's most important and prestigious academic institutions, the University of Alberta. It is a place of diverse culture and inclusion, innovative and quality research and teaching, and an institution of opportunity for all. It offers higher education in French in Alberta, Canada, and worldwide. At Campus Saint-Jean, we are shaping the next generation of thinkers, researchers, teachers, doers, leaders, entrepreneurs, and executives who will serve the needs of the Francophonie within Canada's dual linguistic society; opening new horizons for a knowledge economy and responding to the call of the world's significant challenges.

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