Senior Internal Communications and Engagement Specialist

Do you want to be part of a mission driven organization shaping Canadas innovation future Do you thrive in collaborative environments where creativity continuous improvement and strategic thinking are valued Are you motivated by work that strengthens Canadas competitiveness and delivers meaningful impact for communities and businesses

At Mitacs we take a talent first approach to building Canadas innovation capacity. We connect researchers with organizations across every region of the country to help solve pressing challenges and accelerate economic growth. By enabling business academic collaboration and supporting the development of highly skilled talent we contribute to a resilient future ready Canadian economy.

Guided by our values Impact Integrity Collaboration Excellence and Talent we work with partners nationwide to advance research commercialization and innovation

Position Summary

Location: Hybrid / Vancouver

The Senior Internal Communications and Engagement Specialist leads internal communications for Mitacs and helps connect a workforce of over 300 staff members who work in a remote-first environment across the country. An integral member of the Communications team the ideal candidate is skilled at clearly communicating corporate objectives delivering captivating content promoting awareness and alignment supporting change advising the CEO and Mitacs Executive Committee (MEC) and collaborating with other departments such as Equity Diversity Inclusivity and Culture to drive culture and employee engagement. The specialist will also collaborate with the Communications & Public Affairs team to support corporate and external communications for events and announcements as needed.

The position works closely with MEC and preparing written communications from the CEO and MEC is a critical aspect of this role. The ideal candidate will have experience planning and executing virtual/in-person/hybrid corporate events Town Halls and All-Staff meetings in addition to crafting clear engaging messages to all staff on a variety of subjects. The position also provides oversight for Mitacs intranet the Mitacs Hub.

Acting as a Communications advisor to various teams working on projects that impact multiple stakeholders the Senior Internal Communications and Engagement Specialist ensures that consistent and cohesive information is distributed at the right time and through the right channels.

Position Responsibilities:

• Under the supervision of the Director Communications & Public Affairs lead internal communications strategy with particular focus on transformative change and strategic alignment and an emphasis on EDI and Culture.
• Oversee planning and execution of virtual in-person and hybrid Town Hall and All-Staff meetings supporting on meeting agendas and briefings presentations event set up and remarks as required.
• Support the planning and on-site execution of corporate events at the Mitacs office including MOU signings international visits and Mitacs Connect networking events.
• Develop communications materials from ideation to final product including stories videos newsletter content presentations and other collateral.
• Advise and support senior leaders to communicate corporate objectives and drive employee engagement. Support all-staff communications on behalf of the MEC.
• Work side-by-side and develop strong relationships with all teams across the organization to create strategies that are based on specific needs and challenges while ensuring alignment with Mitacs corporate strategy.
• Develop and execute communications campaigns that support change and business transformation.
• Assess and address barriers to optimizing internal communications.
• Collaborate regularly with EDI and Culture ensuring communications support Mitacs Strategic Plan Inclusive Innovation Action Plan (IIAP) employee engagement and culture transformation goals.
• Collaborate regularly with Human Resources and use employee feedback metrics and data to drive communications improvements.
• Collaborate regularly with the Mitacs Enterprise Transformation (MET) team to lead all internal and external MET communications and support related enterprise-wide change management goals and plans.
• Collaborate regularly with the Communications & Public Affairs team to support corporate and external communications events and marketing such as posting to our website drafting impact stories or supporting on other event preparations as needed.
• Contribute to the continuous improvement of team processes operations and best practices.

Skills Abilities and Experience:

• A degree or diploma in communications journalism or related field with at least five years of experience in corporate internal or employee communications.
• Talented storyteller and experienced strategic communicator who is capable of crafting compelling messages and engaging staff to become Mitacs ambassadors.
• Proven track record applying data and analyses to developing communications strategies and coordinating impactful messages.
• Extensive experience in the planning execution and evaluation of internal communications.
• Ability to balance being a strong team player with working independently in a fast-paced and flexible environment.
• Experience with employee engagement and change management communications.
• High degree of emotional intelligence including the ability to adapt to different working and communication styles.
• Ability to exercise tact and discretion when working with sensitive communications.
• Excellent writing editing speaking and presentation skills.
• Experience directing and/or supporting on-site event set-up logistics agendas and audio-visual requirements for in-person staff and corporate events.
• Ability to manage multiple projects and deliver under tight deadlines.
• Written and verbal fluency in French is a strong asset. Knowledge of written and spoken English is required in this role as you will interact with colleagues clients and stakeholders located across Canada
• Experience with post-secondary institutions and/or government funding agencies is an asset.

Equity diversity and inclusion and reconciliation are strong commitments at Mitacs:Equity Diversity and Inclusion - Mitacs. We believe a diverse workforcecomprisedof individuals with different lived experiences ideas strengths and backgrounds (e.g. gender identities and expressions Indigeneity race abilities sexual orientation and other identities) are crucial to our success. We welcome everyone to apply and encourage you to connect with us if yourequireaccommodations during the recruitment process.

Hiring Range: $65325 - $82745

Hiring and Salary Range Transparency

Typically employees are hired transferred or promoted within the salary range specifically between the minimum and midpoint in the hiring range.

The salary range refers to the range of base salaries for a given position encompassing the minimum andmaximumamounts. The midpoint of the range is positionedapproximately halfwaybetween the minimum and maximumindicatinga fully qualified employee with comprehensive job knowledge and experience for the role.

Only in rare and exceptional circumstances where a candidate has the experience skills andexpertisethat far exceed thoserequiredfor the position would we consider paying above the hiring range for this role.

Vous souhaitez faire partie dune organisation propulsée par sa mission qui façonne le futur de linnovation au Canada Vous aimez évoluer dans des milieux collaboratifs où la créativité lamélioration continue et la pensée stratégique sont valorisées Êtesvous une personne motivée par des responsabilités qui contribuent à accroître la compétitivité du Canada et à produire des résultats concrets pour les communautés et les entreprises

Pour développer la capacité dinnovation du Canada à Mitacs nous misons sur le talent. Nous établissons des liens entre les chercheurs et chercheuses et les organisations dans toutes les régions du pays pour aider à résoudre des défis pressants et accélérer la croissance économique. En facilitant la collaboration entre le secteur privé et le milieu postsecondaire et en appuyant le perfectionnement de talents hautement qualifiés nous contribuons à une économique canadienne résiliente et capable de relever les défis de demain.

Guidées par nos valeursimpact intégrité collaboration excellence et talent nous collaborons avec des partenaires de partout au pays pour faire avancer la recherche la commercialisation et linnovation.

Description du poste

Lieu : Hybride / Vancouver

Le ou la spécialiste séniore de la communication interne et de lengagementdirige les communications internes de Mitacs et aide à relier un effectif de plus de 300membres du personnel qui œuvrent dans un environnement de télétravail à travers le pays. Membre indispensable de léquipe Communications la personne retenue sait communiquer clairement les objectifs organisationnels présenter un contenu captivant favoriser la sensibilisation et la cohésion soutenir le changement conseiller le PDG et le comité exécutif de Mitacs et collaborer avec dautres services dont léquipe Équité Diversité Inclusion et Culture dans le but de renforcer la culture organisationnelle et lengagement du personnel. Le ou la spécialiste collaborera aussi avec léquipe Communications et Affaires publiques pour soutenir les communications organisationnelles et externes en lien avec des événements et des annonces au besoin.

La personne titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec le comité exécutif de Mitacs et la préparation des communications écrites du PDG et du comité exécutif constitue un aspect essentiel de cette fonction. La personne retenue possède de lexpérience dans la planification et la tenue dévénements organisationnels de réunions du personnel et de séances de discussion ouverte en personne virtuels ou hybrides ainsi que dans la rédaction de messages clairs et intéressants à lintention de lensemble du personnel sur divers sujets. Cette personne supervise également lintranet de Mitacs le Hub.

En tant que conseiller ou conseillère en communications auprès de diverses équipes travaillant sur des projets ayant un impact sur de multiples parties prenantes le ou la Spécialiste séniore de la communication interne et de lengagementveille à ce que des informations cohérentes et cohésives soient diffusées au bon moment et par le biais des canaux adéquats.

Responsabilités du poste:

• Sous la supervision de la directrice Communications et Affaires publiques diriger la stratégie de communication interne en mettant laccent sur le changement transformateur lalignement stratégique lEDI et la culture.
• Superviser la planification et la tenue de séances de discussion ouverte et de réunions du personnel virtuelles en personne ou hybrides apporter son soutien à lordre du jour des réunions et aux documents dinformation aux présentations à lorganisation dévénements et aux allocutions le cas échéant.
• Soutenir la planification et lexécution sur place dévénements organisationnels au bureau de Mitacs dont la signature de protocoles dentente les visites internationales et les événements de réseautage Connexions de Mitacs.
• Élaborer des documents de communication de lidée au produit final y compris des articles des vidéos des bulletins dinformation des présentations et dautres documents.
• Conseiller et aider la haute direction à communiquer les objectifs organisationnels et à favoriser lengagement du personnel. Apporter son soutien aux communications à lensemble du personnel au nom du comité exécutif de Mitacs.
• Travailler en collaboration et créer de solides liens avec toutes les équipes de lorganisation afin de créer des stratégies basées sur des besoins et des défis spécifiques tout en assurant lalignement avec la stratégie organisationnelle de Mitacs.
• Concevoir et mettre en œuvre des campagnes de communication qui soutiennent le changement et la transformation de lorganisation.
• Évaluer et éliminer les obstacles à loptimisation de la communication interne.
• Collaborer régulièrement avec léquipe EDI et Culture en veillant à ce que les communications soutiennent le plan stratégique de Mitacs le plan daction pour linnovation inclusive (PAII) lengagement du personnel et les objectifs de transformation de la culture.
• Collaborer régulièrement avec les ressources humaines et utiliser le retour dinformation les mesures et les données du personnel pour améliorer la communication.
• Collaborer régulièrement avec léquipe de la transformation organisationnelle de Mitacs (MET) pour piloter lensemble de ses communications internes et externes et soutenir les objectifs et plans connexes de gestion du changement à léchelle de lorganisation.
• Collaborer régulièrement avec léquipe Communications et Affaires publiques pour soutenir les communications organisationnelles et externes les événements et le marketing comme les publications sur notre site Web la rédaction dhistoires dimpact ou la préparation dautres événements au besoin.
• Contribuer à lamélioration continue des pratiques exemplaires des activités et des processus de léquipe.

Compétences et expérience:

• Diplôme en communication journalisme ou dans un domaine connexe avec au moins cinq ans dexpérience en communication organisationnelle interne ou auprès du personnel.
• Rédacteurtrice de talent et communicateur ou communicatrice stratégique expérimentée capable délaborer des messages convaincants et dinciter le personnel à devenir des ambassadeurs et ambassadrices de Mitacs.
• Expérience confirmée dans lapplication de données et danalyses pour lélaboration de stratégies de communication et à la coordination de messages percutants.
• Vaste expérience de la planification de la réalisation et de lévaluation de communications internes.
• Capacité à trouver un équilibre entre un fort esprit déquipe et un travail indépendant dans un environnement flexible et à rythme soutenu.
• Expérience de lengagement du personnel et de la communication sur la gestion du changement.
• Haut niveau dintelligence émotionnelle y compris la capacité de sadapter à différents styles de travail et de communication.
• Capacité à faire preuve de tact et de discrétion dans le cadre de communications sensibles.
• Excellentes compétences en matière de rédaction dédition dexpression orale et de présentation.
• Expérience de gestion ou de soutien de lorganisation de la logistique de lordre du jour et des besoins audiovisuels pour des événements en personne pour le personnel et lorganisation.
• Capacité de gérer plusieurs projets et de les livrer dans des délais très courts.
• La connaissance du français est un atout tant à loral quà lécrit. La connaissance de langlais écrit et parlé est requise dans ce rôle car vous interagirez avec des collègues une clientèle et des parties prenantes partout au Canada.
• Expérience des établissements denseignement supérieur ou des agences de financement gouvernementales un atout.

Léquité la diversité et linclusion et la réconciliation sont des engagements fondamentaux à Mitacs : Équité diversité et inclusion Mitacs. Nous croyons quune main-dœuvre composée dindividus présentant une diversité dexpériences vécues didées de forces et dorigines (p. ex. identités et expressions de genre autochtonie race aptitudes orientation sexuelle et autres identités) est indispensable à notre succès. Nous encourageons toutes les personnes à postuler et nous vous invitons à communiquer avec nous si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant le processus de recrutement

Échelle dembauche : 65 325 $ - 82 745 $

Transparence quant aux échelles dembauche et salariale

Habituellement le personnel est embauché transféré ou promu à lintérieur de léchelle salariale cest-à-dire entre le minimum et le point médian de léchelle dembauche.

Léchelle salariale est léchelle de salaires de base pour un poste donné qui comprend les montants minimum et maximum. Le point médian de léchelle se trouve environ à mi-chemin entre le minimum et le maximum et indique quune employée ou un employé est pleinement qualifié et possède de vastes connaissances professionnelles et de lexpérience pour le poste.

Dans des cas rares et exceptionnels lorsquune personne dispose dexpérience de compétences et dexpertise dépassant largement ce qui est requis pour le poste nous pourrions envisager de lui offrir un salaire supérieur à léchelle dembauche du poste.

Required Experience:

Senior IC

Employment Type : Full-Time
Experience: years
Vacancy: 1
Monthly Salary Salary: 65325 - 82745