Réceptionniste / Adjoint(e) administrative

À propos de Medicom

Pensez-vous avoir ce qu’il faut pour travailler dans une organisation où la créativité, l’ambition et l’initiative sont valorisées, et où l’intégrité motive tout ce que nous faisons ? Medicom est en activité depuis plus de 35 ans et a su conserver son esprit entrepreneurial. En travaillant avec nous, vous aurez l’occasion de vous impliquer, d’avoir un réel impact et de contribuer à la croissance continue de l’entreprise.

L’opportunité - Pointe-Claire : En personne

Il s'agit d'un beau rôle combinant un volet gestion administrative et réceptionniste. La personne retenue appuiera l’équipe de direction Amérique du Nord en assurant la coordination des déplacements, les communications et l’organisation des réunions de direction, tout en veillant au bon déroulement des activités quotidiennes à la réception (téléphone, café, courrier, etc). La personne idéale fait preuve d’une attitude positive, axée sur le service à la clientèle, et s’épanouit dans un environnement dynamique et en constante évolution.

Vos responsabilités:

Volet adjointe administrative:

• Coordonner les réservations : effectuer les réservations de voyage, d’hôtel et de restaurant.
  
• Assurer la préparation des réunions : commander les repas et rafraîchissements, préparer les salles de conférence (visioconférence, accès aux appels conférence, Teams), réserver des installations externes, commander l’équipement requis, etc.
  
• Fournir un soutien administratif à l’équipe de direction de l’Amérique du Nord, au besoin.
  
• Préparer et mettre en forme des documents tels que des lettres, des feuilles de calcul, des horaires et des présentations PowerPoint.
  
• Coordonner des projets spéciaux ou des initiatives au nom de l’équipe de direction.
  
• Effectuer la conciliation des dépenses (cartes de crédit, argent comptant, frais de déplacement, etc.), rechercher les pièces justificatives et les informations de soutien, et assurer la transmission complète et ponctuelle des dossiers à la comptabilité.
  

Volet gestion de la réception:

• Gérer le contrôle d’accès et accueillir les visiteurs de façon professionnelle et chaleureuse.
  
• Gérer la ligne téléphonique principale, filtrer les appels et les transférer de façon appropriée.
  
• Surveiller et maintenir l’aire de réception afin qu’elle soit propre, organisée et accueillante.
  
• Gérer le courrier et les colis entrants et sortants.
  
• Soutenir l’équipe des ressources humaines dans des projets ponctuels (ad hoc).
  
• Répondre à des situations urgentes ou sensibles au facteur temps en dehors des heures normales de travail, lorsque requis.
  

Ce que vous apportez

• Diplôme ou certificat en administration de bureau, ou expérience équivalente.
  
• Minimum de 3 ans d’expérience dans un rôle de soutien à des postes de direction.
  
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
  
• Excellentes habiletés de communication écrite et orale en anglais et en français.
  
• Grand professionnalisme, discrétion, sens de la confidentialité et souci du détail.
  
• Aisance dans un environnement dynamique aux priorités changeantes.
  
• Attitude accommodante, flexible et axée sur le service à la clientèle.
  

Ce que nous offrons

• Salaire compétitif
  
• Régime complet d’avantages sociaux, incluant un programme d’aide aux employés (PAE) et des services de télémédecine
  
• Régime de retraite avec contribution de l’employeur
  
• Possibilités de formation, de coaching et de développement professionnel
  
• Un environnement de travail dynamique et convivial, avec un comité social actif organisant des activités sportives, des BBQ et des événements familiaux
  

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About Medicom

Do you think you have what it takes to work in an organization where creativity, ambition and initiative are valued, and where integrity drives everything we do? Medicom has been in business for over 35 years and has retained its entrepreneurial spirit. By working with us, you will have the opportunity to get involved, make a real impact and contribute to the continued growth of the company. We live our values every day by focusing on customer satisfaction while promoting teamwork, accountability and empathy.

Our team thrives in fast-paced environments. You will benefit from flexibility to balance your work and personal life.

The Opportunity

Pointe-Claire - On-site

We are excited to welcome a Receptionist to our team. The successful candidate will support the North America Leadership Team with travel arrangements, communications, and executive meeting planning, while also overseeing the smooth day‑to‑day operation of the Reception. The ideal candidate will bring a positive and customer focused attitude and thrive in a fast-paces environment.

What you will do

• Coordinate reservations: make travel, hotel, restaurant reservations.
  
• Set up for meetings: ordering food and refreshments, set up of conference room (video conferencing, conference call access, Teams, book outside facilities, order required meeting equipment, etc.).
  
• Provide administrative support to the North America Leadership team, as required.
  
• Prepare and format documents such as letters, spreadsheets, schedules, and PowerPoint presentations.
  
• Coordinate special projects or initiatives on behalf of the Leadership Team. Reconcile all expenses (credit cards, cash, travel etc.); Search for required justifications, support info, and ensure timely submission to accounting of complete information.
  
• Manage the access gate and greet visitors in a professional, welcoming manner.
  
• Manage the main phone line, screen calls, and transfer calls appropriately.
  
• Monitor and maintain the reception area to ensure it is clean, organized, and presentable.
  
• Handle incoming and outgoing mail and packages.
  
• Supporting the Human Resources team with ad hoc projects.
  
• Respond to urgent or time-sensitive matters outside of regular working hours, when necessary.
  

What You Bring

• Diploma or degree in office administration, or equivalent experience.
  
• Minimum of 3 years’ experience supporting leadership roles.
  
• Advanced proficiency in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
  
• Excellent written and verbal communication skills in both English and French.
  
• High level of professionalism, confidentiality, and attention to detail.
  
• Comfortable in fast-paced environments with shifting priorities.
  
• Accommodating, flexible and customer focused.
  

What We Offer

• Competitive salary.
  
• Comprehensive benefits package, including Employee Assistance Program (EAP) and telemedicine services.
  
• Company-matched retirement plan.
  
• Opportunities for training, coaching, and professional development.
  
• A dynamic and friendly work environment, with an active social committee organizing events such as sports activities, BBQs, and family gatherings.