Administrateur/Analyste PMO

Administrateur / Analyste PMO

Dans le cadre de ses ententes avec ses différents clients, Procom est actuellement à la recherche d’un Administrateur / Analyste PMO pour une entreprise dans le domaine manufacturier.

Notre client est situé à Montréal.

Description des tâches et responsabilités Administrateur / Analyste PMO

Les responsabilités du poste incluent :

• Gestionner et gouverner le portefeuille;
• Demander le financement de projet (ARs);
• Faire l'examen des détails des coûts du projet (avec les finances);
• Faire la charte du projet et les autres artefacts de la demande de financement (examen initial complet);
• Administrer la demande de financement du projet (mise en place de la documentation, réunions, flux de travail, coordination, procès-verbaux et statut);
• Supporter l'application de planification des capacités et de feuilles de temps (Tempus);
• Administrer l'application (soutien lié aux comptes d'utilisateurs, à la création de projets, à l'affectation des ressources, au nettoyage des données, etc.);
• Télécharger des données relatives à la capacité, mises à jour, rapports, etc.;
• Administrer des feuilles de temps (rapports, gestion des périodes de temps, suivi, etc.);
• Aider au renouvellement annuel des contrats (nettoyage, etc.);
• Maintenir la liste des ressources;
• Soutenir la formation;
• Administrer l'application de gestion de projet (Smartsheet);
• Administrer la boîte à outils de projet (soutien lié aux outils de gestion de projet personnalisés développés pour Domtar par Smartsheet);
• Élaborer des rapports dans Smartsheet pour aider à mesurer le rendement du projet;
• Administrer les données l’approvisionnement du projet (gestion de la fiche de réception, mise à jour du statut, preuves, etc.);
• Administrer les licences et renouveler les contrats (nettoyage, etc.);
• Administrer l'outil Out of Office;
• Examiner l'assurance qualité de la gestion de projet (pendant le cycle de vie du projet);
• Examiner bihebdomadaire des données du projet afin de s'assurer que les gestionnaires de projet et les chefs d'entreprise effectuent des mises à jour régulières;
• Effectuer des suivis, le cas échéant;
• Vérifier que les éléments livrables sont complets, qu'ils respectent le processus de gestion du projet et que les approbations requises sont obtenues, avant le lancement du projet, etc.;
• Identifier les risques à traiter avant le lancement du projet;
• S'assurer que nos contrôles ont été respectés;
• Administrer le site SharePoint du projet;
• Crée le site du projet, faire l’archivage, etc.;
• Faire le suivi du tracker de projet;
• S'assurer que les éléments de suivi de projet pertinents sont mis à jour et / ou soumis par les gestionnaires de projet;
• Effectuer les suivis nécessaires pour l'assurance qualité du suivi;
• Faire les prévisions / budgétisation trimestrielles;
• Communiquer avec les chefs de projet et les membres de la direction des TI;
• Rassembler et consolider les informations pour les rapports;
• Assurer le suivi avec les chefs de projet et les membres de la direction des TI, selon les besoins;
• Prolonger les consultants en gestion de projet;
• Travailler avec le directeur principal pour s'assurer que les prolongations des consultants en gestion de projet sont traitées en temps opportun;
• Fournir des données pour s'assurer que les extensions peuvent être justifiées, par le biais d'outils de
• reporting et de communication avec les propriétaires de projet;
• Administrer et suivre les approbations des SOW;
• Examiner la liste de contrôle et les produits livrables;
• Assurer le suivi des informations manquantes auprès du chef de projet;
• Travailler avec les propriétaires de projet pour clôturer le projet en fournissant des conseils;
• Agir en tant qu’interlocuteur général pour les questions de gouvernance du projet et les tâches opérationnelles générales;
• Aider à préparer le matériel et la réunion;
• Rédiger le procès-verbal et assurer le suivi si nécessaire;
• Initier l'amélioration des processus;
• Contribuer à la planification, à l'organisation et à la conduite de ces initiatives;
• Communiquer les activités de gouvernance du projet.

Exigences du poste Administrateur / Analyste PMO

• Capaciter à gérer efficacement des priorités multiples et / ou changeantes en même temps;
• Capaciter à apprendre et à maîtriser rapidement de nouvelles applications / de nouveaux systèmes;
• Capaciter à comprendre et à gérer les attentes des clients;
• Capaciter à résoudre les problèmes de manière indépendante et créative, en commençant par les options internes et facilement disponibles avant de chercher des solutions externes;
• Capaciter à communiquer efficacement à plusieurs niveaux de l'organisation (à l'écrit et à l'oral);
• Capacité d'adaptation rapide aux conditions actuelles;
• Être orienté vers les résultats;
• Maîtriser la langue française, à l'écrit et à l'oral, l’anglaise est un atout.

Type de poste

Contractuel 6 mois avec de fortes possibilités de renouvellement.

Date de début

Immédiatement

Numéro de référence

BH347635

ENGLISH VERSION

PMO Admin / Analyst

As a part of its agreements with its various clients, Procom is currently seeking a PMO Admin / Analyst for a company in the manufacturer sector.

Our client is located in Montréal.

Job details PMO Admin / Analyst

Key responsibilities for this position include :

• Manage and govern the portfolio;
• Project cost details review (with Finance);
• Project Charter and other AR artifacts (initial full review)
• Administrate the project funding request (documentation setup, meetings, workflow, coordination, minutes and status);
• Applicate administration (support related to user accounts, project creation, resource assignment, data clean-up, etc.);
• Upload capacity related data, perform updates, reports, etc.;
• Administrate Timesheet (reporting, managing time periods, follow up, etc.);
• Assist in yearly contract renewal (clean up, etc.);
• Maintain resource list;
• Give training support;
• Administrate the project toolkit (support related to custom project management tools developed by Smartsheet);
• Develop reports in Smartsheet to help measure project performance;
• Administrate project data and project provisioning (manage intake sheet, update status, evidences, etc.);
• Administrate licenses & contract renewal (cleanup, etc.);
• Administrate the out of office tool;
• Support training;
• Review of project data, bi-weekly, to ensure the project managers and business leaders are conducting regular updates;
• Conduct follow ups, as required;
• Review deliverables for completeness, adherence to project management process, required approvals, prior to the project go-live, etc.;
• Identify risks to be addressed prior to go-live;
• Ensure our controls have been met;
• Administrate the project SharePoint site;
• Project site creation, archiving, etc.;
• Project tracker items are updated and / or submitted by project managers;
• Conduct required follow-ups for tracker quality assurance;
• Communicate with Project Managers, IT Leadership members;
• Gather and consolidate information for reporting;
• Organize follow ups with project managers and IT Leadership members, as needed;
• Work with Sr. Manager to ensure project management consultant extensions are addressed in a timely manner;
• Provide data to ensure extensions can be justified through reporting tools and communication with project owners;
• Administrate and make follow ups on SOW approvals;
• Review the checklists and deliverables;
• Make follows ups with PM for missing information;
• Work with project owners to complete project closures, for projects without assigned project managers (provide guidance);
• Give help to prepare materials and meetings;
• Record minutes and follow up as needed;
• Help to plan / organize / drive these initiatives;
• Communicate all project governance activities.

Mandatory Skills PMO Admin / Analyst

• Be proficient in Excel;
• Demonstrated experience with MSWord, Excel, Visio, PowerPoint, SharePoint;
• Knowledge of Smartsheet is an asset;
• Ability to effectively manage multiple and / or changing priorities at the same time;
• Ability to quickly learn and master new applications / systems;
• Ability to understand and manage customer expectations;
• Ability to independently and creatively solve problems, beginning with internal and readily available options before looking to external solutions;
• Effective communicator at multi levels of the organization (written and verbal);
• Swift adaptability to current conditions;
• Be results-oriented;
• Proficient in French, written and spoken, English is a plus.

Assignment Length

6-month contract renewable

Start date

Immediately

Reference number

BH347635