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Administrateur / Analyste PMO

Administrateur / Analyste PMO

CB CanadaMontréal, Québec, Canada
Il y a plus de 30 jours
Salaire
52 969,00 $CA – 75 671,00 $CA par an
Description de poste

Administrateur / Analyste PMO

Dans le cadre de ses ententes avec ses différents clients, Procom est actuellement à la recherche d’un Administrateur / Analyste PMO pour une entreprise dans le domaine manufacturier. Notre client est situé à Montréal.

Description des tâches et responsabilités – Administrateur / Analyste PMO

Les responsabilités du poste incluent :

  • Gestionner et gouverner le portefeuille;
  • Demander le financement de projet (ARs);
  • Faire l'examen des détails des coûts du projet (avec les finances);
  • Faire la charte du projet et les autres artefacts de la demande de financement (examen initial complet);
  • Administrer la demande de financement du projet (mise en place de la documentation, réunions, flux de travail, coordination, procès-verbaux et statut);
  • Supporter l'application de planification des capacités et de feuilles de temps (Tempus);
  • Administrer l'application (soutien lié aux comptes d'utilisateurs, à la création de projets, à l'affectation des ressources, au nettoyage des données, etc.);
  • Télécharger des données relatives à la capacité, mises à jour, rapports, etc.;
  • Administrer des feuilles de temps (rapports, gestion des périodes de temps, suivi, etc.);
  • Aider au renouvellement annuel des contrats (nettoyage, etc.);
  • Maintenir la liste des ressources;
  • Soutenir la formation;
  • Administrer l'application de gestion de projet (Smartsheet);
  • Administrer la boîte à outils de projet (soutien lié aux outils de gestion de projet personnalisés développés pour Domtar par Smartsheet);
  • Élaborer des rapports dans Smartsheet pour aider à mesurer le rendement du projet;
  • Administrer les données l’approvisionnement du projet (gestion de la fiche de réception, mise à jour du statut, preuves, etc.);
  • Administrer les licences et renouveler les contrats (nettoyage, etc.);
  • Administrer l'outil Out of Office;
  • Examiner l'assurance qualité de la gestion de projet (pendant le cycle de vie du projet);
  • Examiner bihebdomadaire des données du projet afin de s'assurer que les gestionnaires de projet et les chefs d'entreprise effectuent des mises à jour régulières;
  • Effectuer des suivis, le cas échéant;
  • Vérifier que les éléments livrables sont complets, qu'ils respectent le processus de gestion du projet et que les approbations requises sont obtenues, avant le lancement du projet, etc.;
  • Identifier les risques à traiter avant le lancement du projet;
  • S'assurer que nos contrôles ont été respectés;
  • Administrer le site SharePoint du projet;
  • Crée le site du projet, faire l’archivage, etc.;
  • Faire le suivi du tracker de projet;
  • S'assurer que les éléments de suivi de projet pertinents sont mis à jour et / ou soumis par les gestionnaires de projet;
  • Effectuer les suivis nécessaires pour l'assurance qualité du suivi;
  • Faire les prévisions / budgétisation trimestrielles;
  • Communiquer avec les chefs de projet et les membres de la direction des TI;
  • Rassembler et consolider les informations pour les rapports;
  • Assurer le suivi avec les chefs de projet et les membres de la direction des TI, selon les besoins;
  • Prolonger les consultants en gestion de projet;
  • Travailler avec le directeur principal pour s'assurer que les prolongations des consultants en gestion de projet sont traitées en temps opportun;
  • Fournir des données pour s'assurer que les extensions peuvent être justifiées, par le biais d'outils de
  • reporting et de communication avec les propriétaires de projet;
  • Administrer et suivre les approbations des SOW;
  • Examiner la liste de contrôle et les produits livrables;
  • Assurer le suivi des informations manquantes auprès du chef de projet;
  • Travailler avec les propriétaires de projet pour clôturer le projet en fournissant des conseils;
  • Agir en tant qu’interlocuteur général pour les questions de gouvernance du projet et les tâches opérationnelles générales;
  • Aider à préparer le matériel et la réunion;
  • Rédiger le procès-verbal et assurer le suivi si nécessaire;
  • Initier l'amélioration des processus;
  • Contribuer à la planification, à l'organisation et à la conduite de ces initiatives;
  • Communiquer les activités de gouvernance du projet.

Exigences du poste – Administrateur / Analyste PMO

  • Capaciter à gérer efficacement des priorités multiples et / ou changeantes en même temps;
  • Capaciter à apprendre et à maîtriser rapidement de nouvelles applications / de nouveaux systèmes;
  • Capaciter à comprendre et à gérer les attentes des clients;
  • Capaciter à résoudre les problèmes de manière indépendante et créative, en commençant par les options internes et facilement disponibles avant de chercher des solutions externes;
  • Capaciter à communiquer efficacement à plusieurs niveaux de l'organisation (à l'écrit et à l'oral);
  • Capacité d'adaptation rapide aux conditions actuelles;
  • Être orienté vers les résultats;
  • Maîtriser la langue française, à l'écrit et à l'oral, l’anglaise est un atout.

    • Type de poste

    Contractuel 6 mois avec de fortes possibilités de renouvellement.

    Date de début

    Immédiatement

    Numéro de référence

    BH347635

    ENGLISH VERSION___________

    PMO Admin / Analyst

    As a part of its agreements with its various clients, Procom is currently seeking a PMO Admin / Analyst for a company in the manufacturer sector. Our client is located in Montréal.

    Job details – PMO Admin / Analyst

    Key responsibilities for this position include :

  • Manage and govern the portfolio;
  • Project cost details review (with Finance);
  • Project Charter and other AR artifacts (initial full review)
  • Administrate the project funding request (documentation setup, meetings, workflow, coordination, minutes and status);
  • Applicate administration (support related to user accounts, project creation, resource assignment, data clean-up, etc.);
  • Upload capacity related data, perform updates, reports, etc.;
  • Administrate Timesheet (reporting, managing time periods, follow up, etc.);
  • Assist in yearly contract renewal (clean up, etc.);
  • Maintain resource list;
  • Give training support;
  • Administrate the project toolkit (support related to custom project management tools developed by Smartsheet);
  • Develop reports in Smartsheet to help measure project performance;
  • Administrate project data and project provisioning (manage intake sheet, update status, evidences, etc.);
  • Administrate licenses & contract renewal (cleanup, etc.);
  • Administrate the out of office tool;
  • Support training;
  • Review of project data, bi-weekly, to ensure the project managers and business leaders are conducting regular updates;
  • Conduct follow ups, as required;
  • Review deliverables for completeness, adherence to project management process, required approvals, prior to the project go-live, etc.;
  • Identify risks to be addressed prior to go-live;
  • Ensure our controls have been met;
  • Administrate the project SharePoint site;
  • Project site creation, archiving, etc.;
  • Project tracker items are updated and / or submitted by project managers;
  • Conduct required follow-ups for tracker quality assurance;
  • Communicate with Project Managers, IT Leadership members;
  • Gather and consolidate information for reporting;
  • Organize follow ups with project managers and IT Leadership members, as needed;
  • Work with Sr. Manager to ensure project management consultant extensions are addressed in a timely manner;
  • Provide data to ensure extensions can be justified through reporting tools and communication with project owners;
  • Administrate and make follow ups on SOW approvals;
  • Review the checklists and deliverables;
  • Make follows ups with PM for missing information;
  • Work with project owners to complete project closures, for projects without assigned project managers (provide guidance);
  • Give help to prepare materials and meetings;
  • Record minutes and follow up as needed;
  • Help to plan / organize / drive these initiatives;
  • Communicate all project governance activities.

    • Mandatory Skills – PMO Admin / Analyst

  • Be proficient in Excel;
  • Demonstrated experience with MSWord, Excel, Visio, PowerPoint, SharePoint;
  • Knowledge of Smartsheet is an asset;
  • Ability to effectively manage multiple and / or changing priorities at the same time;
  • Ability to quickly learn and master new applications / systems;
  • Ability to understand and manage customer expectations;
  • Ability to independently and creatively solve problems, beginning with internal and readily available options before looking to external solutions;
  • Effective communicator at multi levels of the organization (written and verbal);
  • Swift adaptability to current conditions;
  • Be results-oriented;
  • Proficient in French, written and spoken, English is a plus.

    • Assignment Length

    6-month contract – renewable

    Start date

    Immediately

    Reference number

    BH347635