Adjoint administratif service opérations/Adjointe administrative service opérations

RÔLE

En conformité avec la philosophie et l’approche de GTI et relevant du Vice-président Évolution numérique, l’ Adjoint(e) aux opérations soutient l’ensemble de l’équipe dans toutes les dimensions administratives courantes et dans la gestion de l’ensemble des opérations de la division, de la planification de la répartition du travail, de l’affectation des ressources et de la rentabilité des projets.

RESPONSABILITÉS

• Soutenir la direction et l’équipe dans toutes ses activités administratives;
• Préparation et rédaction de présentations clients;
• Soutenir le vice-président pour l’organisation des rencontres internes, préparation des ordres du jour et revues de projets;
• Maitriser les termes et conditions des ententes de services avec les clients;
• Coordonner la préparation des devis, suivre leur approbation ou renouvellement et lancer le projet conjointement avec les responsables;
• Collaborer à la prise en charge par l’équipe des demandes de soutien;
• S’assurer de la fermeture de chaque projet et de la mise en place d’un bilan à l’interne et avec le client, s’il y a lieu;
• Porter à l’attention du vice-président toute situation qui risque d’entraîner une insatisfaction client;
• Participer à l’optimisation de l’utilisation des ressources et la gestion de leurs activités;
• Collaborer à la planification des horaires hebdomadaires de l’équipe selon les besoins opérationnels;
• Assurer la conformité, la complétion et l’approbation des feuilles de temps et des rapports de dépenses des membres de l’équipe;
• Suivre l’évolution de la facturation des clients dépendamment de l’évolution des projets en développement;
• Valider les projets de facturation des clients en collaboration avec les chargés de projets et les corriger dans le système de gestion interne si nécessaire;
• Participer à l’identification des projets et les heures applicables à la R&D;
• Coordonner les requêtes qui nécessitent l’intervention d’autres services;
• Participer à l’accueil et à la compétition des plans d’intégration des nouveaux employés;
• Au besoin, participer à l’assurance qualité des livrables;
• Assurer le suivi et la mise à jour de tous les rapports et outils;
• Coordonner les demandes de l’équipe en matière de formation, de certification technique, d’absences, de vacances, de soutien technologique et d’équipement pour approbation auprès de la direction;

FORMATION ET EXPÉRIENCE

• DEC / AEC en administration, ou formation équivalente;
• 2-3 ans d’expérience à titre d’adjoint administratif;
• Excellente connaissance du processus de production d’une agence Web;
• Bonne connaissance de la gestion des budgets, du processus de facturation et du cycle comptable complet;
• Maitrise de la suite Office et du logiciel Excel (tableaux croisés dynamiques);
• Connaissance d’outils ou de plateformes de gestion de contenus (CMS).

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Habilité avec les chiffres et dans l’apprentissage de nouveaux logiciels;
• Autonomie et sens de l’initiative;
• Dynamisme, proactivité;
• Sens de l’organisation, rigueur et minutie;
• Esprit d’équipe et désir de contribuer à l’essor de l’entreprise;
• Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
5 days ago