Adjoint·e à la direction

La Fondation cancer du sein du Québec est un organisme de bienfaisance créé pour venir en aide aux personnes atteintes de cancer du sein et à leurs proches.

Depuis plus de 30 ans, nous finançons la recherche et l'innovation, soutenons les personnes touchées par le cancer du sein et leurs proches, faisons valoir leurs intérêts, et faisons de la santé du sein une priorité, grâce à des initiatives de sensibilisation et d’éducation.

LE POSTE

Relevant de la Présidente-directrice générale, tu es responsable d’assister la haute direction dans la planification, l’organisation et la coordination de ses activités incluant différents dossiers dont certains stratégiques, la gestion administrative du bureau, l’agenda, la correspondance, les conseils d’administration, etc.

Tu assures le soutien administratif.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Dossiers de direction générale Soutien à la PDG

• Préparer l’ordre du jour et les documents relatifs aux différentes réunions (comités, conseils d’administration, ) et prendre les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions
• Vérifier tous les dossiers soumis au conseil d’administration et à ses comités. S’assurer que leur présentation soit conforme aux attentes
• Assister la PDG dans le respect des politiques et pratiques administratives et en assurer le suivi
• Agir à titre de secrétaire lors de réunions (ex : Conseil d’administration). Rédiger et corriger les notes de service, lettres, rapports, comptes rendus, procès-verbaux.
• Gérer l’agenda de la PDG, déterminer les priorités et organiser les rendez-vous, préparer les dossiers pour les différentes rencontres et assurer la logistique des déplacements prévus.

Effectuer les suivis en facilitant le bon déroulement des activités de la PDG.

• Gérer la boîte courriel de la PDG, identifier les urgences à transmettre, répondre à la correspondance de routine et déléguer au besoin
• Apporter son aide dans la préparation, rédaction, la vérification, l'édition et le regroupement de documents et de matériel de présentation
• Assurer la liaison avec les organismes externes et le gouvernement à l’égard des dossiers en cours, au besoin, effectuer la rédaction de différents documents officiels autant en français qu’en anglais
• Soutenir, coordonner et collaborer aux divers projets de la Fondation
• Soutenir la PDG via l’élaboration de politiques, de procédures et de directives spécifiques et recommander celles qu’il y aurait lieu de modifier ou d’adopter afin d’améliorer le rendement et l’efficacité de la PDG et en assurer la mise en œuvre
• Assurer la liaison des équipes de la Fondation afin de les renseigner adéquatement et mesurer l’avancement des projets et des tâches assignées par la PDG
• Représenter la direction pour toutes les questions concernant la gestion des biens et les services généraux
• Maintenir un niveau de connaissance des projets et de leur statut, et en assurer le suivi au besoin
• Au besoin, soutenir l’équipe de la haute direction dans la réalisation de certaines tâches
• Créer des présentations exécutives ou autres documents, procéder à la recherche d’information et à la saisie des données
• Gérer les fonctions supports de la Fondation, nécessaires au bon fonctionnement du bureau et aux lieux de travail (informatique et technologie, téléphonie, assurances, etc.)
• Former les nouveaux employés de la Fondation aux outils : SharePoint, Teams et MS365

COMPÉTENCES ET PROFIL RECHERCHÉS

• Minimum de 5 ans d'expérience pertinente dans un rôle administratif
• DEC, Baccalauréat, diplôme en affaires ou équivalent
• Expérience de travail dans le milieu philanthropique, un atout
• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) exigée
• Français parlé et écrit impeccable
• Anglais fonctionnel
• Haut niveau d'éthique et capacité à maintenir la stricte confidentialité en tout temps
• Autonomie, souplesse, proactivité, enthousiasme et capacité à travailler en d’équipe
• Gestion des priorités et respect des échéanciers parfois serrés
• Excellentes compétences organisationnelles et logistiques
• Avoir le souci du détail

CONDITIONS D’EMPLOI

• Poste permanent, à temps plein (35 heures)
• Rémunération et avantages sociaux selon l’échelle salariale et les conditions en vigueur à la Fondation
• Trois semaines de vacances
• Programme de formation et de développement des employés
• Des congés payés offerts entre le 25 et le 29 décembre
• Système d’assurance collective (dont les soins dentaires et les lunettes), service de télémédecine, REER, 7 jours de congés mieux-être par an et compte mieux-être offert
• Équilibre travail-vie personnelle
• Programme d’aide aux employés et à leur famille
• Horaire d’été : la journée de travail des vendredis d’été se termine à 13h
• Poste qui requiert la présence au bureau, possibilité de télétravail en fonction des besoins de la Fondation
• Comité social, comité mieux-être, etc.
• Organisation qui place le développement et la solidarité au cœur de ses préoccupations
• Faire partie d’une équipe, centrée sur la collaboration et l’appréciation des contributions de tous et toutes

PROCESSUS

Nous te remercions de ton intérêt pour la Fondation. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes sélectionnées pour une rencontre.