Réceptionniste

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la supervision de la Coordonnatrice administrative, Haute direction, le titulaire du poste doit répondre aux besoins de la clientèle interne et externe du Siège social et en assurer le bon déroulement, en plus de soutenir les besoins en soutien administratif découlant de l’ensemble des services de YQB.

De plus, par son savoir-être et son savoir-faire, il s’assure de refléter et de faire vivre la Mission, la Vision ainsi que les Valeurs organisationnelles que représentent l’ Intégrité ;

l’ Efficience ; la Collaboration et le Souci du Client , en corrélation avec les objectifs et les grands axes stratégiques identifiés par YQB.

DÉTAILS DES RESPONSABILITÉS

Répondre aux besoins administratifs de la réception du siège social

• Accueillir et diriger les visiteurs vers les personnes ou les services appropriés ;
• Gérer les cartes visiteurs et les coupons de gratuité pour le stationnement ;
• Répondre aux appels téléphoniques internes et externes et assurer les suivis nécessaires ;
• Assurer quotidiennement la réception et la redistribution interne du courrier et des facsimilés (fax) ;
• Assurer l’envoi de courrier et / ou de colis par courrier régulier ou par service de messagerie ;
• Assurer le respect des procédures en vigueur quant aux différentes politiques de sécurité du milieu aéroportuaire ;
• Assurer le bon déroulement lors de location de salles pour les réunions du conseil d’administration de YQB ;
• Effectuer les demandes d’accès au salon VIP ;
• Assurer la logistique pour les accès aux salles lors de réunion internes et externes, incluant le montage et démontage des salles (principalement pour les réunions externes) ;
• Assurer la location de salles pour les réunions de nos partenaires dans nos salles;
• Assurer un soutien à l’organisateur lors d’événements spéciaux internes.

Assurer l’approvisionnement et l’entreposage des fournitures de bureaux

• Prendre en charge l’ensemble du processus de traitement des requêtes entrantes pour les commandes de fournitures internes ;
• Tenir des inventaires réguliers pour l’ensemble des espaces de services internes et s’assurer de maintenir les stocks en quantité suffisante ;
• Réceptionner et distribuer les commandes.

Effectuer diverses tâches de soutien administratif

• Commander les articles promotionnels, le tout en collaboration avec le département des communications de YQB ainsi que de la haute direction ;
• Archivage électronique des documents papiers ;
• Scanner les factures et chèques reçus pour les finances afin de faire suivre le tout aux bons services pour traitement ;
• Rédiger et maintenir à jour certains documents des services internes (listes téléphoniques, procédures, formulaires, etc.) ;
• Contribuer, de par son attitude, son sourire et son dynamisme, à créer un climat favorable au travail en équipe tout en offrant des services efficaces, sécuritaires et de qualité ;
• Toutes autres tâches connexes qui seront approuvées par le supérieur immédiat selon les disponibilités de l’employé.

Effectuer toutes autres tâches connexes

EXIGENCES

• Diplôme d’études secondaires (DES) ;
• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en soutien administratif et / ou réceptionniste ;
• Une expérience exceptionnelle peut compenser l’absence de diplôme.

QUALIFICATIONS

Expériences requises

Détenir un minimum de 3 ans d’expérience pertinente dans des fonctions similaires.

Niveau de langue requis

• Langue française parlée et écrite niveau avancé ;
• Langue anglaise parlée et écrite niveau avancé (LDL6) ;
• Toute autre langue fonctionnelle serait un atout.

COMPÉTENCES

Compétences de savoir (j’ai appris)

Les logiciels de la suite Microsoft 365 tel que Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote et Teams.

Compétences de savoir-faire (je sais)

Planifier et organiser efficacement des rencontres en présentiel et en virtuel via Outlook et / ou Teams.

Compétences de savoir-être (je suis)

Essentielles (valeurs YQB)

• Intégrité ;
• Efficience ;
• Collaboration ;
• Souci du client.

Spécifiques à la fonction

• Résolution de problèmes ;
• Obtention de l’information ;
• Analyse et traitement de l’information ;
• Adaptabilité ;
• Organisation et suivi ;
• Souci du détail ;
• Fiabilité ;
• Capacité à informer ;
• Compréhension des autres ;
• Communication interpersonnelle.
4 days ago