Coordonnateur/Coordonnatrice services immobiliers

Le / La coordonnateur / coordonnatrice des services immobiliers est chargé(e) de coordonner les activités reliées à l'exploitation des installations.

Il / Elle apporte notamment un soutien administratif à l'équipe des opérations dans la gestion des bons de travail, la gestion des contrats, le traitement des factures et la gestion des fournisseurs.

Il / Elle agit comme point de contact avec les occupants dans le cadre de la prise en charge et le traitement des appels de service, ainsi qu'avec les différents fournisseurs dans l'administration des services rendus.

PRINCIPALES ATTRIBUTIONS ET RESPONSABILITÉSActivités reliées à la comptabilité d'exercice : Coordonner le cycle de facturation de tous les services facturables : Appels d'offres ou demandes de soumission le cas échéant.

Création et suivis des différents engagements financiers.Au besoin, coordination des services avec les fournisseurs de service.

Réception et traitement des factures en temps opportun.Supporter le gestionnaire immobilier dans : L'élaboration des budgets annuels et leurs mises à jour.

Les exercices de courus mensuels.Les analyses d'écarts entre les dépenses réelles et les budgets.La planification des budgets quinquennaux et la rédaction des rapports afférents.

Activités d'opérations : Réceptionner, traiter, distribuer, suivre et fermer les appels de service reçus des différents occupants dans les délais impartis.

Créer les différents bons pour permettre la prise en charge des activités de réparations, service ou inspection nécessaires aux opérations.

Maintenir à jour la base de données intégrant les appels de service et bons de travail pour répondre aux exigences en matière de rapports et de suivi comptable en : Inscrivant les bonnes informations dans les différents champs (description, coûts, etc.

Joignant les différents documents en annexe (soumissions, etc.).Mettant à jour les différents statuts (ouvert, en attente, annulé, complété, etc.

Coordonner, selon les cas, les services auprès des entrepreneurs, du chef d'équipe d'exploitation et des techniciens d'immeuble pour garantir le respect des bons de travail.

Au besoin, administrer et surveiller les contrats de service attitrés par le gestionnaire immobilier (inspection d'entretien ménager, etc.

Activités administratives : Assurer le respect des procédures d'approvisionnement lors de l'octroi des différents travaux / services à des entrepreneurs tiers.

Maintenir l'intégrité de l'inventaire des biens et des plantes (au besoin).Supporter les membres d'équipe dans le cadre de différents processus administratifs comme : L'élaboration des comptes de dépenses ;

Les commandes de matériel.La production de différents outils de communication (présentations Power Point, communiqués aux clients etc.

Activités reliées à la santé-sécurité : Supporter le chef d'équipe dans la coordination et la réception des permis de travail nécessaire aux différents travaux.

Documenter le calendrier temps et espace pour permettre d'éviter le chevauchement d'activités réalisées - en même temps et au même endroit - par des fournisseurs différents.

Signaler tout incident / accident observé conformément aux différentes procédures en place;Participer aux différentes activités de formation et de sensibilisation aux enjeux de santé-sécurité au travail.

Connaissances théoriques et pratiquesDiplôme d'études secondaires avec un minimum d'une année d'expérience pertinente en administration de bureau ou coordination des services.

Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles.Excellentes compétences axées sur le client.Bonnes aptitudes en communication orale et écrite.

Capacité à travailler en concertation dans le cadre d'une équipe.Capacité à travailler à de nombreuses tâches et demandes de clients de façon simultanée.

Connaissance des processus d'appel d'offres, un atout.Bonnes compétences en informatique, connaissance de la suite Office de Microsoft et d'Oracle, un atout.

Connaissance des logiciels de gestion financière, un atout.