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Adjoint administratif / Adjointe administratif (remplacement maternité)

Adjoint administratif / Adjointe administratif (remplacement maternité)

GDI Integrated Facility ServicesMontreal, QC, Canada
19 days ago
Job type
  • Full-time
Job description

GDI Services aux immeubles inc. célébrera bientôt son 100e anniversaire dans l’industrie et compte près de 25 000 employés au Canada et aux États-Unis . Nous offrons un service expert d’ entretien et de maintenance d’édifices à travers le Canada et les États-Unis, incluant le nettoyage, la gestion de l’énergie et de multiples métiers de maintenance. Notre succès continu repose sur nos aptitudes à consolider des relations durables avec nos équipes de gestion, nos clients et nos collaborateurs. Ce succès est fondé sur l’intégrité, le respect et l’attention.

Notre équipe de Montréal est actuellement à la recherche d'un.e adjoint.e adminitratif.ive pour un remplacement de congé de maternité (12 mois)

Rôle et responsabilités

  • Préparation des documents de travail relatifs au contrat : Saisie, mise à jour, impression et reliure des documents de travail tels que les routes de travail, calendriers des travaux périodiques, logbook, cédule d’entretien hebdomadaires, registres / feuilles de temps des projets, tableaux de suivis, affiches, mémos, tableaux, listes, formulaires, cartables de procédures, fiches signalétiques, etc.
  • Préparation des soumissions (calculs) et envois au client
  • Gestion de la facturation mensuelle : saisie et approbation des avenants, validation mensuelle des factures à transmettre et confirmation au département finances
  • Facturation à l’heure : extraction des heures travaillées et facturation à l’intérieur des délais de fermetures comptables
  • Quête et réception des bons de commandes avec la clientèle
  • Réponse aux questionnements soulevés lors des analyses de résultats financiers, Suivi de comptes à recevoir
  • Service-clients (externes et internes)

Contrôle qualité :

  • Mise à jour de la structure du projet dans GDI Inspect
  • Transmission des rapports d’inspection sur demande
  • Complétion de divers formulaires : rapports de réclamation (bris, vol, etc), rapports de dépenses, planifications de vacances, demande d’achats d’équipements, demandes TI (nouvel usager, laptop, cellulaire), etc...

    • Support aux directorats et aux VP :

  • Assistance informatique
  • Contact avec fournisseurs : demande renseignements, prix, etc.
  • Commande et émission de P.O. (matériel, achats en ligne, papeterie, mobilier / articles de bureau, fleurs, etc)
  • Maintient à jour de l’organigramme de l’équipe, communications des changements
  • réparation de présentations, tableaux de coûts, lettres, courriels, plan d’action corrective, etc.
  • Organisation de rencontres d’équipe / préparation & distribution cadeaux Noel
  • Vérification et correction orthographique des courriels préparés par les membres de l’équipe, traduction de documents, etc.
  • Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

    • Exigences

  • Expérience minimale dans un poste de support administratif ;
  • Connaissance du français (parlé, lu et écrit);
  • Connaissance de l'anglais (parlé, lu et écrit) afin de servir certains de nos clients situés en Ontario;
  • Bonne maîtrise de la suite Office, notamment Excel;
  • Souci du détail et excellent sens de l’organisation;
  • Habileté à travailler en équipe et capacité à travailler avec des échéanciers serrés;
  • Sens développé du service à la clientèle

    • Votre rigueur et votre minutie dans la saisie de données seront des atouts inestimables pour supporter les demandes quotidiennes des équipes opérationnelles.