As a Food Safety Data Analyst, you will support day-to-day food safety operations with a focus on managing documentation, shipment compliance, and AI-based platform troubleshooting.
Your role plays a vital role in bridging compliance, data, and digital transformation across departments. It includes supporting the team on Certificate of Analysis (COA) operations, documentation review, and data entry into our ERP system which tracks all order related information and documentation. For FSQA, you are also the Project Coordinator (working with an external AI company) for the deployment of our AI-based COA review automation and COA document packages ("docpacks") sending out platform which must remain aligned with the ERP system.
You’ll work cross-functionally with stakeholders - External (Customer, Supplier, Warehouses, AI-consultant) and Internal (Commercial, Supply Chain, and Logistics teams) - to ensure COA document packages (COA docpacks) meet customer and regulatory microbiology standards. This role requires excellent organizational, technical, and communication skills in a fast-paced environment.
Core Responsibilities
A. Food Safety Documentation & Data Review
- Monitor internal shipment dashboards and lot code mapping to create compliant docpacks.
- Review Certificates of Analysis (COAs) against customer and industry microbiology standards.
- Upload supplier documentation to customer platforms and internal databases.
- Ensure timely and accurate updates to SOPs and internal training materials.
- Transcribe in-house FSQA training videos into formal documentation.
- Support New Item Creation process by verifying food safety documentation against product specifications.
B. AI-based Platform & Process Support
Act as single point of contact for external AI consultant to develop the platform and troubleshoot; keep the team updated on all progress in a timely manner.Operate and troubleshoot the AI-based shipment documentation platform.Resolve exceptions, escalate issues when necessary, and ensure smooth daily operations.Maintain clean, version-controlled digital records using SharePoint and internal tools.Train fellow team members on new developments on the AI platform in non-technical easily understandable language.Execute decisions for the AI platform development in consultation with Food Safety Manager and COA team.C. Cross-Department Communication
Liaise with internal teams to support COA operations and troubleshooting.Coordinate with customers and global suppliers for document clarification and timelines.Provide timely follow-ups and ensure open communication channels across stakeholders.D. Administrative & Ad-Hoc Support
Support FSQA Manager in day-to-day coordination and long-term projects.Assist with filing, formatting, and reporting tasks as needed.Participate in special tasks or compliance projects across the department.Required Skills
Organizational & Analytical
Strong multitasker with ability to prioritize under pressure and meet deadlines.Detail-oriented with an analytical mindset for reviewing technical data and current processes to adapt into the AI platform.Well-organized with an acute sense of observation and document accuracy.Initiative & Ownership
Takes full ownership of assigned tasks and sees them through to completion.Proactively looks for solutions and identifies process improvements.Able to summarize complex issues into clear, actionable steps.Communication & Teamwork
Excellent English written and oral communication skills (Spanish is an asset).Confident in communicating across departments and cultures.Demonstrates professionalism, courtesy, and reliability in team settings.Technical Proficiency
Comfortable working in fast-paced, tech-enabled environments.Efficient and effective on computers, with strong learning agility.Tools : Word, Excel, Outlook, Adobe, SharePoint, MS TeamsAssets : SAP Business One (SAPB1), experience in AI-based platforms, basic programming knowledgeEducation & Work Experience
Diploma, Degree, or Post-Baccalaureate Certificate in Food Science, Food Safety, Biological Sciences with Computer Science or Food Safety Engineering inclination, or related field.Previous Computer Programming and AI-based project experience is preferred .Previous experience in the food industry is a strong asset.Formal training in microbiology or food safety standards an asset.Benefits
Part of the annual discretionary bonus plan2 weeks paid vacation per yearHealth / Dental insurance coverage (100% premiums paid by employer)Telus Virtual Health Care TelemedicineEmployee Assistance Program - EAP5 personal / sick days per calendar year50% subsidized gym membership to Fit Forme Sources down the street from the office, after 3 months of employment2 days per week Work from Home, 3 days in the officeHalf a day off on your birthdayFlex Friday working hours (1 pm during summer, 3 pm other months)Casual professional work environmentWeekly fresh fruit programOur Culture
At ArdoVLM, you’ll find more than just a job — you’ll join a workplace built on collaboration, trust, and teamwork . We value open communication, supporting one another, and celebrating achievements together. We’re also committed to your growth : whether through learning opportunities, exposure to different areas of the business, or career progression, you’ll have the chance to keep developing your skills and advancing your career. Employees often describe working here as rewarding, motivating, and genuinely enjoyable — a place where people are happy to contribute their best every day.
Only candidates who are considered for the position will be contacted.
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En tant qu'analyste des données sur la sécurité alimentaire, vous soutiendrez les opérations quotidiennes liées à la sécurité alimentaire en vous concentrant sur la gestion de la documentation, la conformité des expéditions et le dépannage de la plateforme basée sur l'IA.
Votre rôle est essentiel pour assurer la conformité, la gestion des données et la transformation numérique entre les différents services. Il consiste notamment à aider l'équipe dans les opérations liées aux certificats d'analyse (COA), à la révision de la documentation et à la saisie des données dans notre système ERP qui suit toutes les informations et la documentation relatives aux commandes. Pour FSQA, vous êtes également le coordinateur de projet (en collaboration avec une société d'IA externe) pour le déploiement de notre plateforme d'automatisation de la révision des COA basée sur l'IA et d'envoi des paquets de documents COA (« docpacks »), qui doit rester alignée avec le système ERP.
Vous travaillerez de manière transversale avec les parties prenantes externes (clients, fournisseurs, entrepôts, consultants en IA) et internes (équipes commerciales, chaîne d'approvisionnement et logistique) afin de garantir que les paquets de documents COA (docpacks COA) répondent aux normes microbiologiques réglementaires et aux exigences des clients. Ce poste nécessite d'excellentes compétences organisationnelles, techniques et communicationnelles dans un environnement en constante évolution.
Responsabilités principales
A. Documentation relative à la sécurité alimentaire et examen des données
Surveiller les tableaux de bord internes des expéditions et le mappage des codes de lot afin de créer des dossiers de documentation conformes.Examiner les certificats d'analyse (COA) par rapport aux normes microbiologiques des clients et de l'industrie.Télécharger la documentation des fournisseurs sur les plateformes des clients et les bases de données internes.Veiller à la mise à jour rapide et précise des procédures opérationnelles standard (SOP) et des supports de formation internes.Transcrire les vidéos de formation FSQA internes en documentation officielle.Soutenir le processus de création de nouveaux articles en vérifiant la documentation relative à la sécurité alimentaire par rapport aux spécifications des produits.B. Assistance pour la plateforme et les processus basés sur l'IA
Servir de point de contact unique pour le consultant externe en IA afin de développer la plateforme et de résoudre les problèmes ; tenir l'équipe informée de tous les progrès en temps utile.Exploiter et dépanner la plateforme de documentation des expéditions basée sur l'IA.Résoudre les exceptions, escalader les problèmes si nécessaire et assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes.Tenir à jour des enregistrements numériques propres et contrôlés par version à l'aide de SharePoint et d'outils internes.Former les autres membres de l'équipe aux nouveaux développements de la plateforme d'IA dans un langage non technique et facilement compréhensible.Exécuter les décisions relatives au développement de la plateforme d'IA en consultation avec le responsable de la sécurité alimentaire et l'équipe COA.C. Communication interdépartementale
Assurer la liaison avec les équipes internes pour soutenir les opérations et le dépannage du COA.Coordonner avec les clients et les fournisseurs mondiaux pour clarifier les documents et les délais.Assurer un suivi rapide et garantir des canaux de communication ouverts entre les parties prenantes.D. Assistance administrative et ponctuelle
Assister le responsable FSQA dans la coordination quotidienne et les projets à long terme.Aider aux tâches de classement, de mise en forme et de reporting selon les besoins.Participer à des tâches spéciales ou à des projets de conformité dans l'ensemble du département.Seuls les candidats retenus pour le poste seront contactés.
