Spécialiste en entrée de données / Data Entry Specialist

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS:

• Créer et maintenir les dossiers des patients dans le CRM en s'assurant que l'information documentée est exacte et mise à jour régulièrement
• Exécuter des tâches administratives essentielles à la progression des patients à travers le Programme
• Assurer l'intégrité des données
• Agir en tant que liaison entre les autres membres de l'équipe
• S’occuper des télécopies (entrant/sortant) de manière appropriée et en temps opportun
• Organiser l'horaire de travail pour compléter les heures de travail dans plusieurs fuseaux horaires
• Étiqueter et joindre les documents au CRM
• Capacité à couvrir différents quarts de travail
• Fonctions ad hoc telles qu'attribuées

PRIMARY DUTIES AND RESPONSIBILITIES:

• Create and maintain patient records in the CRM by ensuring information documented are accurate and updated regularly
• Execute administrative tasks critical to the progression of patients through the Program
• Ensure data integrity
• Act as a liaise between other members of the team
• Handling faxes (incoming/outgoing) accordingly and timely
• Organize work schedule to complement working hours in multiple time zones
• Labeling and attaching documents to the CRM
• Ability to cover various shifts
• Ad hoc duties as assigned

EXPÉRIENCE ET NIVEAU D’ÉDUCATION REQUIS:

• Excellentes compétences en informatique
• Minimum de 2 ans d'expérience dans un rôle administratif ou de saisie de données similaire
• Expérience avec le logiciel SalesForce (ou expérience avec un système de CRM) est un atout
• Expérience avec le logiciel de télécopie (MyFax ou Right Fax) un atout
• Diplôme d'études secondaires ou scolarité postsecondaire préféré
• Formation professionnelle technique ou combinaison équivalente d'expérience et de formation.
• 2 ans d'expérience directement reliée.

COMPÉTENCES , CONNAISSANCES ET APTITUDES REQUISES:

• Connaissance de la terminologie médicale est un atout
• Capacité à travailler de façon autonome
• Capacité à fournir une assistance aux membres de l'équipe pendant les périodes de charge de travail accrue
• Capacité à reconnaître et à questionner des données anormales et d’intensifier le travail à faire si nécessaire
• Capacité de prévoir et d'ajuster l'horaire et ajuster la charge de travail
• Solides compétences analytiques
• Compétences interpersonnelles et de leadership efficaces
• Sens de l'organisation; souci du détail
• Capacité à respecter systématiquement les échéances; Compétences en gestion du temps et capacité à établir les priorités
• Excellentes aptitudes de résolution de problèmes; capacité à résoudre les problèmes avec efficacité et efficience
• Connaissance de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et d'autres programmes Office
• Aptitude à communiquer efficacement en anglais et en français (oral et écrit) pour les provinces du Québec et du Nouveau-Brunswick

EXPERIENCE AND EDUCATIONAL REQUIREMENTS:

• Excellent computer skills
• Minimum 2 years experience in a similar administrative or data entry role
• Experience with the SalesForce software (or experience with a CRM system) an asset
• Experience with the faxing software (MyFax or Right Fax) an asset
• High School Diploma or Post Secondary schooling preferred
• Technical vocational training or equivalent combination of experience and education
• 2 years directly related experience

MINIMUM SKILLS, KNOWLEDGE AND ABILITY REQUIREMENTS:

• Knowledge of medical terminology an asset
• Ability to work autonomously
• Ability to provide assistance to team members during periods of increased workload
• Ability to recognize and question abnormal data and escalate if need be
• Ability to foresee and adjust scheduling and adjust workload
• Strong analytical skills
• Effective interpersonal and leadership skills
• Effective organizational skills; attention to detail
• Ability to consistently meet deadlines ;Time management skills and ability to prioritize tasks
• Excellent problem-solving skills; ability to resolve issues effectively and efficiently
• Knowledge of Microsoft Word, Excel, PowerPoint and other Office Programs
• Ability to communicate effectively in English and French (oral and written) for the Quebec and New Brunswick provinces

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