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Qui nous sommes

BGIS est un fournisseur de services de gestion d'installations et de biens immobiliers personnalisés de premier plan. Avec une équipe combinée de plus de 6 500 personnes à l'échelle mondiale, nous nous concentrons sans relâche sur l'innovation grâce aux services que nous offrons, tout en recherchant activement de nouvelles opportunités qui favoriseront l'innovation dans les entreprises de nos clients. À l’échelle mondiale, nous gérons plus de 320 millions de pieds carrés de portefeuilles clients dans plus de 30 000 sites en Amérique du Nord, en Europe, au Moyen-Orient, en Australie et en Asie.

Pour plus d’informations, consultez notre site web à

RÉSUMÉ

Le Facility Services Manager est responsable des opérations quotidiennes, de la gestion des fournisseurs et de la gestion des services pour les clients qu’il soutient, ainsi que de la vérification des données, des rapports et de l'analyse; il assiste également dans l'examen, le développement et la mise en œuvre des processus et initiatives connexes.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Leadership d’équipe

• Faire preuve d'un leadership fort et compétent pour guider les membres de l'équipe dans l’atteinte de leur plein potentiel et la réalisation de leurs objectifs, ce qui soutient l'atteinte des objectifs de l’entreprise. Plus précisément, ces responsabilités incluent, mais ne se limitent pas à : Participation complète au recrutement des talents. Fournir du mentorat, du coaching et des conseils à tous les membres de l’équipe. Recommander objectivement des ajustements de rémunération. Gérer tous les aspects de la performance.

Gestion des installations

• Générer et transmettre les bons de travail des demandes de service aux fournisseurs conformément au processus établi.
• Examiner les bons de travail prioritaires – communiquer et faire le suivi avec les fournisseurs pour les commandes prioritaires afin de garantir qu'elles sont traitées dans les délais pour respecter les exigences des KPI.
• Examiner les bons de travail – s’assurer que tous les bons de travail envoyés au FM sont fermés ou réassignés à un technicien ou fournisseur.
• Effectuer l’inspection des bons de travail fermés par les fournisseurs et s'assurer que les détails de clôture complets / précis sont fournis (ex. : coût, travail effectué, numéro d'étiquette de l'équipement).
• Générer des rapports sur les bons de travail ouverts et vérifier leur statut avec les fournisseurs appropriés.
• Mettre à jour les statuts des bons de travail si vérifié comme étant terminés ou résolus lors du suivi.
• Répondre aux demandes des fournisseurs concernant des questions liées aux bons de travail.
• Répondre aux demandes des clients concernant des bons de travail en cours ou passés (statut des travaux, problèmes / garantie, escalades).
• Corriger les informations dans le système, telles que les adresses, numéros de téléphone.
• Ajouter de nouveaux fournisseurs et emplacements dans le système.

Finance

• Examiner et résoudre les renvois / escalades de factures.
• Examiner et résoudre les erreurs de facturation.
• Examiner et approuver la facturation des services techniques.
• Examiner et approuver les factures pour paiement (Oracle).
• Répondre aux demandes des fournisseurs concernant des questions liées à la facturation.

Gestion des clients / des services

• Passer et recevoir des appels / emails des fournisseurs et des clients pour faire le suivi du statut des bons de travail, création ou annulation.
• Agir en tant que principal point de contact entre le client et toutes les autres parties, techniciens qui demandent des approbations, des informations ou qui rencontrent des problèmes, fournisseurs qui ont besoin d'informations supplémentaires ou d'approbations.
• Point d'escalade principal pour résoudre toute question concernant le service.
• Impliquer dans des bons de travail d'urgence spécifiques qui doivent être gérés de A à Z.
• Demander des approbations auprès du client.
• Examiner les bons de travail de maintenance préventive et faire le suivi auprès des fournisseurs si nécessaire.
• Participer et recueillir des informations pour les revues de performance trimestrielles (QBR).

Rapports aux clients selon les besoins.

Rapports

Conformité qualité

• Exécuter les activités de l’équipe qualité et conformité qui soutiennent les obligations contractuelles de conformité qualité.
• Collaborer avec la direction de BGIS et la gestion des clients pour identifier les exigences réglementaires et de conformité applicables et assurer une compréhension exacte de ces exigences entre BGIS et le client.
• Avec guidance, aider à l'examen des processus connexes en menant des études de capacité des processus de conformité pour identifier, améliorer et corriger les inefficacités et inexactitudes des processus; examiner la documentation des processus et discuter avec les parties concernées pour comprendre et identifier les opportunités d'amélioration des processus.
• Fournir des éléments pour la planification, le développement, l’exécution et l’amélioration des processus et programmes liés à la conformité.
• Aider à la mise en œuvre des processus liés à la conformité à travers des activités telles que la coordination de la mise en œuvre du processus avec les parties concernées, la documentation des processus, la fourniture de contenu pour les présentations, etc.
• Identifier toute question liée à la qualité, à la conformité et aux contrats et les communiquer aux équipes de gestion de BGIS et du client. Travailler avec ces équipes pour résoudre tout problème identifié.
• Se conformer à toutes les politiques et procédures de l’entreprise et respecter les normes de l'entreprise.

Autres tâches assignées.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES

• 3 à 5 ans d’expérience pertinente en gestion des installations ou gestion des fournisseurs.
• Compétences organisationnelles, en planification de projets et en gestion démontrées.
• Compétences en rédaction technique.
• Bonnes compétences en rédaction et en communication orale.
• Bonnes compétences en formation et en présentation.
• Compétences analytiques et de résolution de problèmes solides.
• Capacité à développer, analyser et comprendre des processus complexes.
• Compétences en jugement fondées sur l’observation de preuves objectives.
• Capacité à travailler avec un minimum de supervision directe.
• Compréhension des exigences de conformité des organisations externes pertinentes.
• Maîtrise de MS Excel, PowerPoint et Word, Power BI.

Licences et / ou accréditations professionnelles

Aucune exigée.

BGIS est un employeur offrant l'égalité des chances et nous vous encourageons à postuler pour un poste chez nous! Si vous avez besoin d’un accommodement durant le processus de recrutement, veuillez nous contacter à askHR. En cas de demande d’accommodement, nous consulterons le candidat en question et fournirons, ou organiserons la fourniture, d’un accommodement approprié de manière à tenir compte des besoins d’accessibilité du candidat en raison d’un handicap.