Coordonnateur(trice) des oprations et des stocks MD Formula | Operations & Inventory Coordinator M

Je mappelle Elana et je fais partie de lquipe des ressources humaines du groupe Victoria Park Medispa. Et voici la vrit : des oprations efficaces ne se produisent jamais par hasard. Derrire une clinique parfaitement organise et chaque commande en ligne parfaitement prpare se trouve une personne qui aime lorganisation, la prcision et le suivi. En tant que coordonnateur(trice) des oprations et des stocks pour MD Formula, vous ne faites pas que traiter des commandes : vous assurez lapprovisionnement de nos cliniques, la satisfaction de nos clients et le bon fonctionnement de notre marque en pleine croissance, en coulisses.

Chez Victoria Park, nous ne faisons pas les choses comme tout le monde. Nous faonnons lavenir de lesthtique mdicale au Canada, et cela exige des personnes fiables, fires de faire les choses correctement. Si cela vous ressemble, poursuivez votre lecture.

Relve de : Gestionnaire, Production et mise en march MD formula

Une journe dans le rle de coordonnateurrice des oprations et de linventaire

Il sagit dun rle concret et ax sur les dtails, o aucune journe ne se ressemble. Vous soutiendrez les oprations des cliniques et du commerce lectronique en grant les commandes, les stocks, les expditions et les courriels, en suivant des processus clairs et en signalant les enjeux lorsque ncessaire.

Votre travail garantit que les produits arrivent avec exactitude, temps et en conformit, afin que nos cliniques et nos clients puissent se concentrer sur ce quils font de mieux. Si vous aimez lorganisation, la prcision et tre la personne sur laquelle les autres comptent pour assurer le bon fonctionnement, ce rle pourrait tre exactement ce que vous cherchez.

Votre objectif ?

Assurer le bon droulement des oprations en veillant ce que les commandes soient traites avec prcision, que les stocks soient bien grs et que les communications soient claires et professionnelles.

Vos responsabilits

• Gestion des commandes des cliniques et du commerce lectronique
• Coordonner les commandes des cliniques et en ligne, de la planification lexpdition
• Prparer, emballer et expdier les commandes avec prcision et dans les dlais
• Assurer le suivi des expditions et soutenir les suivis de livraison au besoin
• Aider rsoudre les problmes lis aux commandes retardes, perdues ou incorrectes

Soutien la gestion des stocks

• Maintenir des registres dinventaire exacts dans les diffrents systmes
• Surveiller les niveaux de stock et signaler les faibles inventaires, les produits discontinus ou les risques de premption
• Soutenir la planification des stocks et le rapprovisionnement en fonction de lutilisation et des tendances de vente
• Participer aux inventaires physiques et aux audits

Rception des livraisons des laboratoires

• Recevoir et vrifier les expditions provenant des laboratoires
• Signaler toute anomalie, dommage ou article manquant
• Sassurer que tout linventaire reu est correctement enregistr
• Ce poste comporte des tches physiques, incluant le levage, le transport et le dplacement de botes ou de matriaux de poids modr lourd

Gestion des communications lies aux commandes

• Grer les courriels entrants pour la boutique en ligne et les demandes de commandes des cliniques
• Rpondre aux questions concernant les commandes, lexpdition et les livraisons
• Escalader les situations non standards, les plaintes ou les contraintes lies aux stocks lorsque requis

Soutien la qualit (formation fournie)

• Aider effectuer des vrifications de qualit de base et le suivi des lots
• Signaler rapidement toute proccupation lie la qualit ou la conformit

Profil recherch

Vous tes une personne trs organise, minutieuse et fiable. Vous aimez travailler en coulisses, vous vous panouissez dans un environnement structur et pouvez grer plusieurs priorits tout en communiquant clairement et professionnellement.

Comptences et exprience requises

• Bilingue (franais/anglais) ou francophone avec une bonne connaissance fonctionnelle de langlais pour tre capable de communiquer efficacement en franais et en anglais afin de soutenir les oprations dans nos sites au Qubec (60%) et dassister, guider et collaborer avec les quipes et gestionnaires situs hors Qubec (Ontario, Manitoba, Alberta 40% des sites). Cette comptence bilingue est essentielle pour assurer une communication claire et efficace travers toutes nos rgions et la conformit aux rglementations linguistiques.
• laise avec les courriels, les tableurs et les systmes oprationnels
• Fiable, rigoureux(se) et ax(e) sur les processus
• Capacit suivre des procdures tablies et reconnatre quand escalader une situation

Dtails du poste

• Poste : Coordonnateur(trice) des oprations et des stocks MD Formula
• Type : Temps partiel (20 24 heures par semaine)
• Rmunration : 22 $/heure

propos de nous

Victoria Park offre le meilleur des services mdispa partir de nos 27 emplacements travers le Canada. Chacune de nos cliniques est dirige par des chirurgiens-plasticiens et/ou des dermatologues. Nous sommes fiers davoir t nomms, pour la troisime anne conscutive, meilleur mdispa au Canada et davoir remport le prix du Choix des consommateurs dcern par lesPrix canadiens du spa & du bien-tre.Nous tions galement finalistes pour Les socits les mieux gres au Canada.

Nous vous remercions de l'intrt que vous portez ce poste. En tant qu'employeur offrant l'galit des chances, nous clbrons la diversit et nous nous engageons crer un environnement inclusif pour tous les employs. Seuls les candidats ligibles seront contacts pour un entretien.

Note : Le masculin est utilis pour allger le texte, et ce, sans prjudice pour la forme fminine.

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Im Elana from the HR team at Victoria Park Medispa Group, and heres the truth, great operations dont happen by accident. Behind a seamlessly run clinic and every perfectly packed online order is someone who loves organization, accuracy, and followthrough. As our Operations & Inventory Coordinator for MD Formula, youre not just processing orders, youre keeping our clinics stocked, customers happy, and our growing brand running smoothly behind the scenes.

At Victoria Park, we dont do ordinary. Were shaping the future of medical aesthetics in Canada, and that takes reliable people who take pride in doing things well. If that sounds like you, keep reading.

Reports to: MD formula Brand and Production Manager

A Day in the Life as an Operations & Inventory Coordinator

This is a handson, detaildriven role where no two days are the same. Youll support clinic and ecommerce operations by managing orders, inventory, shipments, and emails, following clear processes and escalating issues when needed.

Your work ensures products arrive accurately, on time, and in compliance, so our clinics and customers can focus on what they do best. If you love organization, accuracy, and being the person others rely on to keep things running smoothly, this role might be exactly what youre looking for.

Your Goal?

To keep operations running smoothly by ensuring orders are processed accurately, inventory is well managed, and communication is clear and professional.

Youll Be:

• Managing Clinic & ECommerce Orders
• Coordinating clinic and online orders from planning through shipment
• Picking, packing, and shipping orders accurately and on time
• Tracking shipments and supporting delivery followups as needed
• Helping resolve issues related to delayed, lost, or incorrect orders

Supporting Inventory Management

• Maintaining accurate inventory records across systems
• Monitoring stock levels and flagging low inventory, discontinued items, or expiry risks
• Supporting inventory planning and reordering based on usage and sales trends
• Participating in inventory counts and audits

Receiving Lab Deliveries

• Receiving and verifying shipments from laboratories
• Reporting discrepancies, damages, or missing items
• Ensuring all received inventory is properly recorded
• This role involves physical tasks, including lifting, carrying, and moving boxes or materials of moderate to heavy weight.

Handling OrderRelated Communication

• Managing incoming emails for the online store and clinic order inquiries
• Responding to questions related to orders, shipping, and deliveries
• Escalating nonstandard issues, complaints, or inventory constraints when required

Supporting Quality (Training Provided)

• Assisting with basic quality checks and lot tracking
• Flagging quality or compliance concerns promptly

What Were Looking For

Youre someone who is highly organized, detailoriented, and dependable. You enjoy working behind the scenes, thrive in a structured environment, and can manage multiple priorities while communicating clearly and professionally.

Required Skills & Experience

• Bilingual (French/English), or Frenchspeaking with a strong working knowledge of English inorder to support operations at our sites in Quebec (60%) and to assist, guide, and collaborate with teams and managers located outside Quebec (Ontario, Manitoba, Alberta 40% of sites). This bilingual skill is essential to ensure clear and effective communication across all our regions and compliance with language regulations.
• Comfort using email, spreadsheets, and operational systems
• Reliable, detailoriented, and processfocused
• Ability to follow established procedures and know when to escalate issues

Position Details

• Role: Operations & Inventory Coordinator MD Formula
• Type: Part-time (2024 hours per week)
• Compensation: $22/hour

Who We Are

Victoria ParkMedispais Canadas leading medical aesthetics provider, with 27 locations nationwide, led by specialists, plastic surgeons, and dermatologists.Wereproud to be named TopMedispain Canada for three consecutive years, winners of the Consumer Choice Award, and finalists for Canadas Best Managed Companies.

Victoria Park is an equal opportunity employer. We celebrate diversity and are committed to creating an inclusive, respectful, and welcoming workplace.

Only candidates selected for an interview will be contacted.