Préposé aux commandes

Responsibilities / Tasks

1. Vérification et traitement des commandes

• Examiner les commandes d’équipement et de pièces reçues afin de valider la conformité avec les spécifications demandées.
• Contacter les parties concernées (clients, fournisseurs, collègues) pour clarifier les informations incomplètes ou ambiguës.
• Identifier et collecter les informations techniques nécessaires auprès des services appropriés (ingénierie, production, etc.) pour garantir l’exactitude des commandes.
• Utiliser le système de traitement des commandes pour enregistrer et finaliser les commandes rapidement et avec précision, en suivant les procédures internes.
• Traiter les commandes reçues en dehors du système de traitement standard, en recourant aux outils de configuration technique disponibles.
• Créer et remplir les bons de commande pour les panneaux de contrôle associés aux équipements conformément aux spécifications techniques et exigences des clients.
• Transmettre les bons complétés au département des achats pour exécution dans les délais requis.
• Prioriser les commandes de pièces de rechange ou d’équipement en fonction des besoins opérationnels des clients et coordonner les dates de livraison avec les calendriers de production pour optimiser la satisfaction des clients.

2. Création de commandes de produits spéciaux

• Concevoir et enregistrer des commandes pour des produits non standards ou personnalisés, selon les besoins exprimés par les clients.
• Collaborer étroitement avec les départements concernés pour s’assurer de la faisabilité et du bon déroulement des commandes spéciales.
• Appliquer les prix des produits spéciaux en fonction de la liste de prix en vigueur et des politiques de l’entreprise.
• Solliciter les prix auprès du département des coûts de revient pour les produits nécessitant des calculs spécifiques ou uniques.
  

3. Suivi des commandes clients

• Assurer un suivi rigoureux des commandes des concessionnaires, incluant la confirmation de commande, les délais de livraison, les statuts d'avancement et la transmission des numéros de série.
• Renseigner les clients sur les mises à jour importantes concernant leurs commandes.
• Examiner régulièrement (1 à 2 fois par semaine) les commandes non livrées à la date prévue et confirmer de nouvelles dates de livraison aux clients après consultation avec le département de planification.

4. Support client personnalisé

• Répondre aux demandes des clients en lien avec le processus et le système de traitement des commandes, la recherche de pièces ou d’équipements spécifiques, ainsi que les fonctionnalités disponibles sur le site web de l’entreprise.
• Fournir des explications claires et adaptées à chaque situation, tout en proposant des solutions pratiques aux problèmes rencontrés.
• Assurer un suivi proactif pour vérifier que les besoins des clients sont bien satisfaits et que leurs préoccupations sont traitées efficacement.
• Support des clients Anglophone en Amérique du Nord a l'écrit et Oral par courriel pour par téléphone
  

5. Gestion des réclamations

• Recevoir les réclamations des clients concernant les pièces manquantes, les erreurs de commande ou tout autre problème lié à leurs commandes.
• Acheminer les réclamations aux départements concernés pour prise en charge et enregistrement dans un registre dédié.
• Effectuer les actions de suivi nécessaires selon les procédures établies : enregistrement des réclamations, traitement des retours, coordination de la facturation et des livraisons.
• Maintenir une communication constante avec les clients pour les tenir informés de l’évolution de leurs réclamations.
  

6. Autres

• Participer aux projets d’amélioration continu, automatisation et digitalisation des activités du département

Your Profile / Qualifications

• DEC en administration, bureautique ou formation dans un domaine connexe à l'équipement agricole;
• 2 années d’expérience en lien avec le poste;
• Expérience avec un système MRP sera considérée un atout (SAP);
• Être doté d’un bon sens logique et de déduction mathématiques;
• Bilinguisme à l’oral et à l’écrit (français, anglais);
• Communiquer de manière claire et concise ;
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office et application connexe
• Capacité à utiliser l'intelligence artificielle afin d'être capable d'automatiser certaines tâches de l'équipe
• Bonne habilité d'adaptation et à travailler dans un environnement dynamique.