Rceptionniste Cabinet comptable // Accounting Receptionist / Administrative Assistant

Job Title

Accounting Receptionist / Administrative Assistant

Job Location

West Island (in-office)

Work Model

In-office, full-time

Working Hours

• Regular schedule: 40 hours/week (typically 9:00–5:00)

• Flexibility outside tax season may be possible

• Tax season (March to April 30): additional hours required as needed

Languages

• English: strong, professional communication required

• French: functional (phone calls and written communication with government bodies such as Revenu Québec, CNESST, CRA)

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About the Opportunity

Inner Circle Agency is hiring a Receptionist / Administrative Assistant for an accountants office in the West Island of Montreal. This is a client-facing role that keeps the front desk running smoothly, supports the team during peak tax season, and helps maintain an organized, welcoming office year-round.

The pace shifts throughout the year. During tax season, the role becomes more admin-heavy and deadline-driven. Outside of tax season, it is more reception and office support, with steady day-to-day tasks and a lighter client flow.

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Role Overview

You are the first point of contact for clients and a key support person for the team. You’ll manage appointments, communications, documents, and day-to-day office needs. During tax season, you’ll help keep the process moving by tracking client documents, sending reminders, and coordinating signatures and payments.

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What the Client Offers

• Base salary range: $45,000–$50,000, depending on experience

• Tax season bonus (effort and performance-based)

• Year-end bonus

• RRSP matching up to 3%

• Health, dental, and vision benefits (50% employer-paid)

• On-site parking

• Friday office lunches and occasional team activities

Key Responsibilities

• Manage front desk operations: greet clients, answer and direct calls, and maintain a professional reception experience

• Coordinate scheduling: book client meetings, manage calendars during tax season, and keep appointments running smoothly

• Handle client communications: send reminders for missing documents and deadlines, follow up as needed, maintain accurate contact information

• Support tax season workflow: track document submissions, prepare checklists, assemble tax packages for signature, coordinate in-person meetings and payments

• Manage government and third-party communication: contact CRA and Revenu Québec, confirm authorization forms and access, follow up on account inquiries

• Maintain document organization: file and label client folders (digital and physical), upload and categorize receipts and statements, ensure secure handling of sensitive documents

• Oversee office support tasks: supplies, mail, scanning/shredding, basic errands (tax office drop-offs, post office), office lunches, and general tidiness (kitchen, boardroom, common areas)

• Billing support: send invoices, track payments during tax season, and follow up on overdue accounts when needed

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QualificationsRequired

• Experience in reception, office administration, or client support

• Strong English communication skills, written and verbal

• Functional French for government calls and basic written correspondence

• Comfortable working in a deadline-driven environment during tax season, including occasional later days

• Professional presence, confident with clients, friendly but efficient

• Reliable, organized, and able to handle sensitive information discreetly

• Comfortable around dogs in the office

Preferred

• Experience in an accounting, tax, legal, or other professional services environment

• Strong comfort with document handling and high-volume admin work in busy periods

• Basic Excel skills and interest in taking on additional support tasks over time

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Additional Notes

This role is ideal for someone who wants a stable, long-term position in a friendly office with real responsibility during the busiest season, and a more balanced pace for the rest of the year. Commute matters for this role, candidates located in or near the West Island will usually be the best fit.

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Titre du poste

Réceptionniste comptable / Adjoint(e) administratif(ve)

Lieu de travail

Ouest-de-l’Île de Montréal (en présentiel)

Mode de travail

En présentiel, temps plein

Horaire de travail

Horaire régulier de 40 heures par semaine (généralement de 9 h à 17 h)

Une certaine flexibilité est possible en dehors de la période des impôts

Période des impôts (de mars au 30 avril) : des heures supplémentaires peuvent être requises selon les besoins

Langues

Anglais : excellente maîtrise requise, à l’oral comme à l’écrit, dans un contexte professionnel

Français : niveau fonctionnel requis (appels téléphoniques et communications écrites avec des organismes gouvernementaux tels que Revenu Québec, la CNESST et l’ARC)

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À propos de l’opportunité

Inner Circle Agency recrute un(e) réceptionniste / adjoint(e) administratif(ve) pour un cabinet comptable situé dans l’Ouest-de-l’Île de Montréal. Il s’agit d’un poste en contact direct avec la clientèle, essentiel au bon fonctionnement de l’accueil, au soutien de l’équipe durant la période de pointe des impôts, et au maintien d’un environnement de travail organisé et accueillant tout au long de l’année.

Le rythme de travail varie selon la période de l’année. Durant la saison des impôts, le poste est davantage axé sur l’administration et le respect des échéanciers. En dehors de cette période, le rôle est davantage orienté vers l’accueil et le soutien général au bureau, avec des tâches quotidiennes plus stables et un achalandage réduit.

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Aperçu du poste

Vous êtes le premier point de contact pour les clients et une personne-clé pour le soutien de l’équipe. Vous gérez les rendez-vous, les communications, les documents et les besoins quotidiens du bureau. Pendant la période des impôts, vous contribuez au bon déroulement des dossiers en assurant le suivi des documents clients, l’envoi de rappels et la coordination des signatures et des paiements.

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Ce que le client offre

Salaire de base entre 45 000 $ et 50 000 $, selon l’expérience

Prime durant la période des impôts (selon l’effort et la performance)

Prime de fin d’année

Contribution de l’employeur au REER jusqu’à 3 %

Assurances collectives incluant soins médicaux, dentaires et vision (50 % payés par l’employeur)

Stationnement sur place

Dîners d’équipe les vendredis et activités occasionnelles

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Responsabilités principales

Gérer l’accueil et la réception : accueillir les clients, répondre et diriger les appels, offrir une expérience professionnelle à la réception

Coordonner l’horaire : planifier les rendez-vous clients, gérer les calendriers durant la période des impôts et assurer le bon déroulement des rencontres

Assurer les communications avec les clients : envoyer des rappels pour les documents manquants et les échéances, effectuer les suivis nécessaires et maintenir les informations à jour

Soutenir le flux de travail durant la période des impôts : suivre la réception des documents, préparer des listes de vérification, assembler les dossiers fiscaux pour signature et coordonner les rencontres et les paiements

Gérer les communications avec les organismes gouvernementaux et les tiers : contacter l’ARC et Revenu Québec, confirmer les autorisations et les accès, effectuer les suivis liés aux dossiers

Maintenir l’organisation des documents : classer et identifier les dossiers clients (numériques et papier), téléverser et catégoriser les reçus et relevés, assurer la gestion sécuritaire des documents confidentiels

Assurer le soutien administratif du bureau : commandes de fournitures, gestion du courrier, numérisation et déchiquetage, courses de base (dépôts au bureau des impôts, poste), organisation des repas du vendredi et maintien de l’ordre général (cuisine, salles de réunion, aires communes)

Soutien à la facturation : envoyer les factures, suivre les paiements durant la période des impôts et effectuer les suivis en cas de comptes en souffrance

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QualificationsExigées

Expérience en réception, en administration de bureau ou en soutien à la clientèle

Excellentes compétences en communication en anglais, à l’oral comme à l’écrit

Français fonctionnel pour les appels gouvernementaux et les communications écrites de base

Aisance à travailler dans un environnement axé sur les échéanciers durant la période des impôts, incluant des journées plus longues à l’occasion

Présentation professionnelle, attitude confiante avec la clientèle, approche courtoise et efficace

Fiabilité, sens de l’organisation et capacité à gérer de l’information sensible avec discrétion

Confortable de travailler dans un bureau où des chiens sont présents

Atouts

Expérience dans un cabinet comptable, fiscal, juridique ou autre environnement de services professionnels

Aisance avec la gestion de documents et le travail administratif à volume élevé durant les périodes achalandées

Connaissances de base d’Excel et intérêt à prendre graduellement plus de responsabilités

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Notes additionnelles

Ce poste convient particulièrement à une personne recherchant un emploi stable et à long terme dans un environnement de travail convivial, avec de vraies responsabilités durant la période la plus occupée de l’année et un rythme plus équilibré le reste du temps. Le lieu de résidence est un facteur important pour ce rôle. Les candidats habitant dans l’Ouest-de-l’Île ou à proximité seront généralement les mieux positionnés.