Document Controller/Contrôleur de documents

General information

Organisation

Egis is an international player active in the consulting, construction engineering and mobility service sectors.

We design and operate intelligent infrastructure and buildings capable of responding to the climate emergency and helping to achieve more balanced, sustainable and resilient territorial development.

With operations in countries, Egis places the expertise of its 18, employees at the disposal of its clients and develops cutting-edge innovation accessible to all projects.

Improving people's quality of life and supporting communities in their social and economic development, whilst drastically reducing carbon emissions and achieving vital net zero targets, that's our purpose.

Reference

Position description

Job title

Document Controller / Contrôleur de documents

Contract type

Permanent contract

Business Line specific context

Nos valeurs illustrent tout ce en quoi nous croyons :

Une entreprise responsable - Nous nous soucions des personnes et de notre impact ; nous agissons de manière responsable partout où nous travaillons et quoi que nous fassions.

Une entreprise axée sur les personnes - Nous sommes dans un environnement de respect mutuel où chaque membre de l'équipe est important, quel qu'il soit.

Une entreprise créative - La créativité est dans notre ADN. C'est le carburant qui nous aide à relever les grands défis de notre temps.

La question la plus importante que vous vous posez est probablement la suivante : Egis est-elle la bonne entreprise pour vous ?

Nous rejoindre, c'est l'opportunité d'avoir un impact précieux et positif sur le monde, tout en grandissant et en se développant en tant que personne.

Notre culture est très collaborative, et nous nous soucions des gens et de notre impact. Nous sommes très fiers d'être responsables vis-à-vis de nos clients, de nos collègues, de notre planète et de ses habitants.

Vous travaillerez et innoverez dans un environnement où les normes élevées et la considération personnelle vont de pair.

En savoir plus sur l'opportunité passionnante ci-dessous où vous participerez à des projets réputés pour leur excellence technique, leur ambition et leur durabilité!

Job description

Principales responsabilités :

• Aider dans tous les aspects du contrôle de documents de projets et de la gestion des dossiers, y compris la mise à jour des politiques et des procédures et l'assurance de leur bonne mise en œuvre.
• Maintenir un système de gestion électronique des documents efficace et systématique, y compris les flux de travail.
• Maintenir des procédures écrites de contrôle de documents pour assurer l'efficacité du système et mettre à jour les procédures au fur et à mesure de leur évolution.
• Contribuer à la livraison et au classement appropriés de tous les documents (électroniques et papier) destinés au projet et veiller à ce que toutes les pièces (manuels, CD, etc.) soient jointes.
• Préparer des rapports périodiques (rapports sur les utilisateurs, rapports sur les journaux, rapports sur l'état d'avancement, etc.

à l'intention du responsable du contrôle des projets pour évaluation.

Key Responsibilities :

• Assisting with all aspects of project document control and records management including updating policies and procedures and ensuring their proper implementation.
• Maintaining efficient & systematic electronic document management system including workflows.
• Maintaining written document control procedures to ensure system efficiency and updating the procedures as they evolve.
• Assisting with the proper delivery and filing of all documents (electronic and hardcopy) intended for the project and ensuring all enclosures (manuals, CDs, etc.) are attached.
• Preparing periodic reports (users reports, log reports, status reports, etc.) to the Project Controls Manager for review.

Profile

Le candidat idéal aura lexpérience, les compétences et les attributs suivants :

• Plus de deux ans d'expérience dans le contrôle de documents pour des projets d'ingénierie.
• Expérience préalable avec Microsoft, Aconex, Share Point, ProjectWise ou tout autre logiciel de contrôle de documents.
• Capacité à contribuer à la préparation du plan de contrôle des documents, des procédures et des lignes directrices.
• Expérience préalable dans l'organisation de systèmes de contrôle des documents.
• Capacité à récupérer, organiser et assembler des documents pour répondre aux besoins d'information des autres membres du personnel du projet.
• Excellentes compétences en matière de communication, de discipline et d'organisation, tant à l'oral qu'à l'écrit, y compris en ce qui concerne les rapports et les résumés écrits, ainsi que les présentations.
• Excellent sens du détail, compétences interpersonnelles, capacité à mener plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
• Capacité à interagir et à travailler en français et en anglais.
• Basé à Montréal, possibilité de travailler partiellement à distance.

The ideal candidate will have the following background, skills and attributes :

• More than 2 years of experience in providing document control for engineering projects.
• Prior experience with Microsoft, Aconex, Share Point, ProjectWise or other document control software.
• Able to assist in preparing the Document Control Plan, Procedure, Guidelines.
• Prior experience organizing document control systems.
• Ability to retrieve, organize and assemble documents to satisfy information needs of other project staff.
• Excellent communication, discipline and organizational skills, both orally and written, including written reports and summaries, and presentations.
• Excellent, attention to detail, interpersonal skills, ability to multitask and respect deadlines.
• Ability to interact and work in French and English.
• Montreal based, opportunity for partial remote work.

Position location

Job location

America / Carribean, Canada

City

Montreal

Candidate criteria

Minimum level of education required

3-Diploma of Higher Education / Associates Degree / BTEC Higher National Diploma

Minimum level of experience required

2-5 years