Technicienne ou technicien en bureautique et administration (PSAR)

Information sur l'emploi

IVADO est un consortium interdisciplinaire et intersectoriel de recherche, de formation, et de mobilisation des connaissances qui a pour mission de bâtir et de promouvoir une intelligence artificielle robuste, raisonnée et responsable. Piloté par l’Université de Montréal, avec 4 partenaires universitaires (Polytechnique Montréal, HEC Montréal, Université Laval et Université McGill), IVADO rassemble des centres de recherches, des partenaires gouvernementaux et industriels, pour coconstruire des initiatives intersectorielles ambitieuses favorisant un changement de paradigme de l’IA et de son adoption.

Les raisons pour lesquelles cet emploi est fait pour vous

• Vous êtes reconnu(e) pour votre excellent sens de débrouillardise, discrétion, rapidité d'exécution et polyvalence.
• Vous aimez interagir avec les autres et possédez de solides compétences communicationnelles orales, écrites et relationnelles, tact et diplomatie.
• Vous avez une capacité à vous adapter aux imprévus et à trouver des solutions.
• Vous faites preuve de minutie, sens des priorités, jugement, souci du détail et de la qualité dans votre travail.
• Vous démontrez un grand sens de l'organisation et de la planification.
• Vous avez envie de mettre vos compétences au service d’une organisation qui fait évoluer le savoir et offre un milieu de travail effervescent.
  

Vos défis au quotidien

• Organiser l'agenda du directeur général d’IVADO en fixant et confirmant les rendez-vous, les déplacements et voyages d'affaires tout en anticipant et en évitant les conflits d'horaire. Effectuer les rappels nécessaires concernant l'emploi du temps. Peut être amenée à gérer l’agenda et organiser des rencontres pour la directrice générale adjointe.
• Assurer la logistique des réunions, des déplacements et voyages en faisant des arrangements, des réservations, en planifiant les itinéraires, en organisant l'emploi du temps, la mise en liaison avec les interlocuteurs et en préparant tous documents ou informations nécessaires.
• Rédiger, réviser ou améliorer des correspondances, rapports, matériel de présentation ou autres documents pouvant être de nature complexes et qui s'adressent à des destinataires internes ou externes. Faire ou améliorer la mise en page et la présentation et s'assurer de la justesse orthographique et grammaticale.
• Veiller à l'organisation, à la convocation et à la préparation des réunions en rédigeant l'ordre du jour, en préparant les documents relatifs aux dossiers à discuter/traiter, en exécutant des recherches d'informations ou de données, en préparant du matériel, etc.
• Agir à titre de participant aux séances des divers comités, en rédigeant les comptes rendus ou les procès-verbaux. Assurer le suivi des tâches assignées aux participants afin de faire rapport à sa direction de l'état d'avancement avant la tenue d'une prochaine réunion.
• Filtrer et prioriser les appels téléphoniques et les messages de la boite de réception, y répondre ou orienter les communications selon la nature de la requête et décider de celles à acheminer afin de supporter efficacement les interventions de sa direction.
• Maintenir un système efficace de classement et d'archivage des dossiers et documents physiques et virtuels.
• Effectuer le suivi des mandats confiés par sa direction. S’occuper des notes de frais de sa direction.
• Accueillir les invités et visiteurs de sa direction.
• S’occuper de différentes formalités administratives de façon autonome.
• Agir à titre d'agent de liaison pour les communications entre sa direction et les parties intéressées. Rechercher des informations et compiler des données afin de produire différents rapports tout en relevant les tendances, incohérences ou autres.
  

Ce qu’il vous faut pour réussir dans ce rôle

• Diplôme d’étude collégiale en administration, comptabilité ou bureautique ou l’équivalent.
• Une année d’expérience pertinente.
• Une grande aisance avec les technologies et une excellente maîtrise de la suite Office et des outils collaboratifs Office 365.
• Maîtrise de la langue française.

Notre promesse employeur

• Un taux horaire entre 25,06 $ et 32,68 $ en fonction de votre expérience.
• Organisation du travail en mode hybride.
• Un accès facile en transport collectif.

Davantage d’information sur le poste

• Syndicat des employés et des employées de la recherche de l'Université de Montréal - SERUM-psa.
• Poste régulier à temps plein, pour 35 heures par semaine.
• Catégorie : 8
• Supérieur immédiat ou responsable de la recherche : Mélanie Bosc, directrice générale adjointe
• Horaire : Lundi au Vendredi, de 9h00 à 17h00
• Le titre du poste affiché peut être différent de celui indiqué à l’interne pour faciliter la recherche d’emploi avec le titre utilisé sur le marché.