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Coordonnateur logistique des événements, Montréal

Coordonnateur logistique des événements, Montréal

JPdLGreater Montreal Metropolitan Area, Canada
17 days ago
Job type
  • Full-time
Job description
  • English below
  • Poste : Coordonnateur logistique des événements, Montréal

    Superviseur :   Directrice nationale des opérations

    Expérience : 3 ans minimum

    État : Temps plein

    Salaire : Salaire concurrentiel fondé sur l'expérience professionnelle, le régime d'encouragement et les avantages sociaux

    Mode de travail flexible  : Hybride

    • Les candidats doivent résider dans les villes mentionnées pour des déplacements réguliers pendant les événements, au besoin
    • Date de début : Immédiat

      Bureaux JPdL :             Montréal (Québec)

      À PROPOS DE JPdL

      Fondée en 1982 par Jean-Paul de Lavison, JPdL est devenue l'une des plus importantes entreprises de planification d'événements et de conférences au Canada. Son expertise repose sur trois piliers d'activité :

    • Gestion d'événements corporatifs et d'associations et de voyages de récompense pour le marché canadien.
    • Conception et gestion de voyages de récompense, de séminaires, de conventions et de missions professionnelles à travers le Canada pour le marché européen.
    • Conception, gestion et logistique de conférences, congrès et symposiums aux niveaux local, national et international.
    • CE QUI NOUS DISTINGUE

      Notre structure dynamique s'adapte continuellement, répond aux défis et se transforme pour mieux répondre au contexte et aux exigences d'aujourd'hui. La nécessité de donner un sens à nos actions et le désir de s'impliquer pour faire une différence ! La volonté d'intégrer les enjeux de développement durable dans nos activités quotidiennes et d'adopter des actions écoresponsables spécifiques pour la gestion exemplaire de tous nos événements.

      Fonctions et responsabilités du poste sous 2 volets :

      Volet opérationnel :

    • Sous la direction de la directrice nationale des opérations, assister les chargés de projets et l’équipe opération dans la coordination et la logistique de leurs évènements afin d’assurer une fluidité dans la délivrance des évènements / programmes
    • Aider les chargés de projets dans la gestion et l’opération de leurs programmes afin d’en garantir le succès (voyage de récompenses, réunions et autres événements spéciaux); Les programmes impliquent souvent mais pas seulement, les volets suivants  : la gestion logistique du transport, de la production artistique (divertissement, A / V, mise en scène), de la location des lieux / venues, des visites et des activités, de la nourriture et des boissons, traiteur (sur place, hors site ou restaurants), des cadeaux clients, goodies…
    • Participer activement à la mise à jour régulière de la base de données du personnel contractuel et du personnel terrain, aider et maintenir le processus de traitement des CV et entrevues;
    • Mettre à jour systématiquement les informations des fournisseurs afin de maintenir et entretenir notre connaissance / expertise des hôtels, lieux, activités et autres produits / services proposés et vendus;
    • Faire du terrain si nécessaire afin d’aider à la supervision et au bon déroulement d’évènements de plus grandes envergures
    • Assurer toutes autres tâches connexes demandées par votre superviseur
    • Volet vente :

    • Travailler en étroite collaboration avec l'équipe des ventes de JPdL (le directeur national des ventes et le(s) directeur(s) des ventes dans tous les bureaux) pour les aider à atteindre leurs objectifs
    • Participer et aider à la préparation de propositions clients en faisant preuve de créativité, d’efficacité, d’un bon esprit d’analyse quant à sa rentabilité dans les délais requis / exigés
    • Être curieux et développer constamment une expertise sur les destinations proposées et les lieux proposés
    • Maintenir la base de données de fournisseurs à jour et / ou ajouter les informations sur ses produits existants ou nouveaux (offres de services) dans notre système (contenu, description, prix actuels)
    • Aider à maintenir et à développer des relations / partenariats avec les principaux acteurs de l'industrie, tels que  : les convention bureau, les bureaux de représentants de destination, les représentants des ventes d'hôtels locaux, des centres de congrès, des fournisseurs et d'autres collaborateurs de l'industrie dans l'Ouest canadien (Colombie-Britannique et Alberta)
    • Profil :

    • Minimum de 3 ans en coordination / gestion d'événements d'affaires dans l'industrie du tourisme d'affaires et / ou de l'événementiel (MICE)
    • Diplôme ou accréditation en hôtellerie / gestion d'événements / tourisme d'affaires ou domaine connexe un atout
    • Motivé, faire preuve d’entregent, prise d’initiatives et capable de travailler de manière indépendante
    • La connaissance du Canada, ses lieux majeurs, ses provinces, un atout
    • Maîtrise de la suite Microsoft 365 (SharePoint, Excel, Word, Outlook)
    • La connaissance de File Maker est un atout
    • Bon esprit d’analyse et curiosité permanente
    • Compétences en négociation, en communication, en rédaction et en organisation.
    • Porter une attention particulière aux détails
    • Être toujours curieux d’apprendre et découvrir des nouvelles offres de produits, de nouveaux fournisseurs en participant aussi à des événements de réseautage / invitations proposés par ceux-ci mais aussi d'associations
    • Garanti de résultats dans un environnement de travail dynamique et au rythme soutenu
    • Capacité de travailler en collaboration au sein d'une équipe
    • Bilinguisme (anglais / français) requis
    • Personne-ressource :

      Envoyez-nous votre curriculum vitae et une lettre de motivation à Veuillez indiquer dans l'objet du courriel : « Coordonnateur logistique d'événements, Montréal ».

      Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à JPdL. Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

      Notez que l'utilisation du masculin doit être comprise comme neutre, n'ayant d'autre but que d'alléger la présentation du texte.

      Position : Event Program Coordinator, Montreal

      Supervisor :   National Director of Operations

      Experience : 3 years minimum

      Status : Full-time

      Salary : Competitive salary based on professional experience, incentive plan and benefits

      Flexible working mode : Hybrid

    • Candidates must reside within the cities mentioned for regular travel during events, when required
    • Start date : Immediately

      JPdL Offices :                Montreal, Quebec

      ABOUT JPdL

      Founded in 1982 by Jean-Paul de Lavison, JPdL has become one of the largest events and conference planning companies in Canada. Its expertise is based on three pillars of activity :

    • Management of corporate and association events and incentive trips for the Canadian market.
    • Design and management of incentive trips, seminars, conventions and professional missions across Canada, for a European market.
    • Design, management and logistics of conferences, congresses and symposiums at local, national and international levels.
    • WHAT SETS US APART

      Our dynamic structure is continually adapting, meeting challenges and transforming itself to better meet today's context and requirements. The need to give meaning to our actions and the desire to get involved to make a difference! The desire to integrate sustainable development issues into our daily activities and to adopt specific eco-responsible actions for the exemplary management of all our events.

      Job Duties and Responsibilities :

      Events Operations :

    • Working in assistance to the National Director of Operations, Operations, Program Managers and Sales Managers to ensure the smooth and flawless execution of programs;
    • Supporting Program Managers to successfully operate and manage programs (incentives, meetings and other special events) as assigned by his / her supervisor – programs will include, but are not limited to the management of : transportation, production, (entertainment, A / V, staging), off-site venues, tours & activities, food and beverage (on-site, off-site and restaurants), gifts & amenities;
    • Helping to manage the contract / on-site staff database, the processing of resumes and interviews, etc.;
    • Maintaining hotel, venue and other product knowledge;
    • Assisting with supervision of large programs on-site;
    • Handling other tasks as required by you supervisor.
    • Proposal and Product Development - Creative Services, in a supporting role :

    • Work closely with the JPdL Business Events team, the National Director of Sales and Sales Manager(s) in all offices to assist the Sales Department in achieving its goals and objectives
    • Support and develop creative, profitable and cost-effective, compelling and best in class proposals for clients within the required deadlines
    • Act as a subject matter expert on destinations and site options
    • Maintain and add to database of product (service offerings) information and keep all said product databases up to date with content and current pricing
    • Assist in maintaining and growing relationships with key industry partners, including but not limited to : DMOs / CVBs, local hotel sales representatives, Convention Centers, vendors and other industry colleagues in Western Canada (British Columbia and Alberta)
    • Profile :

    • Minimum 3 years of coordinating / operating business events in business tourism or event industry (MICE)
    • Degree or accreditation in Hospitality / Event Management / Business tourism or related field an asset
    • Self-motivated, entrepreneurial, and able to work independently
    • Knowledge of Canadian venues and attractions an asset
    • Proficiency with Microsoft 365 Suite (SharePoint, Excel, Word, Outlook)
    • Knowledge of FileMaker an asset
    • Research and analytical skills
    • Negotiation, communication, writing, and organization skills.
    • Outstanding attention to detail
    • A passion for continuous education on new product offerings including participation in supplier events and association networks
    • Proven success in delivering results in a fast-paced and dynamic work environment
    • Ability to work collaboratively within a team
    • Bilingualism (English / French) required
    • Contact :

      Send us your curriculum vitae and a cover letter to Please indicate in the subject of the email : “Event Program Coordinator, Montreal”.

      Thank you for your interest in JPdL. Only candidates selected for an interview will be contacted.