Administrative Assistant

Can you envision yourself in a role where you will support a Section head, manager, and team and performing various administrative duties to ensure the smooth operation of the division? If so, our LaPrade location is looking for an Administrative Assistant to join our Heavy Water Assets team, apply today!

What will you be doing!

• Maintaining accurate office records and files/follow-up system for outstanding issues.
• Preparing correspondence, minutes, and action lists and prioritizing commitments.
• Reviewing incoming correspondence and electronic mail and taking appropriate action.
• Reviewing and updating inventory records.
• Analyzing data entries in the system.
• Managing scheduling of meetings and appointments.
• Coordinating meetings, such as booking rooms, sending invites, and ordering catering.
• Tracking and following up on actions placed on the LaPrade Section head and other division staff.
• Acting as a liaison between LaPrade Section head/Manager and division staff.
• Arranging/coordinating travel.
• Supporting tasks related to the Heavy Water inventory databases, sampling, sales, and transports.
• Handling sensitive and confidential information pertaining to all Departmental and/or Divisional staff levels.
• Classifying and submitting invoices to Accounts Payables.
• Preparing iReqs for quotes and/ or purchasing orders for work material, tools, equipment, PPE&C, and services contract for LaPrade site.
• Collaborating with CNL (CRL) security department to review and complete the security clearance process for LaPrade staff, contractors, and new applications (staff and contractors).
• Managing Dosimetry paperwork.
• Recording the bubblers system data in the database.
• Uploading the Radiation Protection Compliance Reports for LaPrade.
• Responsible for regular (non-RAM) shipments and receipts on site.
• Preparing shipping documentation and receiving reports.
• Wrapping and securing the material, equipment or instrument for shipping.
• Verifying the material, equipment or instruments received on site and taking appropriate action.
• Tracking and ordering supplies.
• Photocopying/printing.
• Submitting maintenance/IT requests.
• Translating a variety of working (procedures, instructions, SOW, reports) documents from French to English or English to French.
• Ensuring reports meet CNL standards.
• Following health and safety rules.
• Other duties as assigned by your manager.

What we are looking for:

• Education Secondary School Graduation.Post-secondary training in Business Administration is an asset.
• Experience Two years of experience in an administrative assistive role, or the equivalent.
• Knowledge, Skills & Abilities Excellent written communication skills in both French and English Language.Proficiency in MS Office with expertise in Microsoft Word, PowerPoint and, most importantly with Excel.Detail-oriented and comfortable working in a fast-paced office environment.Superior organization skills and dedication to completing projects in a timely manner.Excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize work.Attention to detail and problem-solving skills.Can work independently without supervision.Must be "Team" oriented with demonstrated ability to work well with others and promote a positive work environment. Demonstrated leadership skills with the ability to train and develop others.Demonstrates tact, diplomacy, trust, and discretion in handling of sensitive and confidential information.Knowledge of office management systems and procedures.Experience in, or willingness to be trained in, the use of CNL business systems.
• Security Clearance Eligibility Required Level 2 Secret requires a minimum of 7 years of verifiable history in Canada, Australia, New Zealand, the United States, and/or the United Kingdom. CNL implements security screening in accordance with the Treasury Board of Canada Secretariat's “Standard on Security Screening” and the “Policy on Government Security.”

Working Conditions:

• Availability to work 4x10s (four ten-hour shifts).

Why CNL?
Does working with a team across Canada to advance nuclear science and technology for a clean and secure world speak to you? We're reinventing ourselves to be the pacesetters so we can lead the charge in solving the problems that matter, like building the next generation of clean nuclear and hydrogen energy solutions, developing new and better-targeted cancer treatments, and continuing to lead the world in environmental remediation.

We offer a complete total rewards package:

• Paid time off (vacation, sick, floater & personal);
• Benefits effective day one, that’s right, no waiting period;
• Tuition support
• and a pension!

Do Our Priorities Resonate with You?

• Clean energy for today and tomorrow.
• Restore and protect the Environment.
• Contribute to the health of Canadians.

Location:

CNL’s Gentilly-1 Prototype Reactor (shut down and partially decommissioned) is located on the Gentilly Nuclear Generating Station site on the south shore of the St. Lawrence River in Bécancour, Quebec, 100 km northeast of Montreal. Bécancour Regional County Municipality sits at the confluence of the Bécancour River, opposite Trois-Rivières, providing access to over eight different municipalities for living, work and relaxation.

CNL is committed to providing an atmosphere free from barriers that promotes equity, diversity and inclusion in achieving our mission. CNL welcomes and celebrates employees, stakeholders and partners of all racial, cultural, and ethnic identities. Read here further on our DE&I Commitment.

CNL also supports a workplace environment and a corporate culture that is built on our Core Values: Respect, Teamwork, Accountability, Safety, Integrity and Excellence which encourage equitable employment practices and career prospects inclusive of accommodations for all employees.

CNL is committed to being an equal-opportunity employer. If you require accommodation measures during any phase of the hiring process, please indicate via our ATS when applying. All information received in relation to accommodation requests will be kept confidential.

The Chalk River Laboratories site is located on the unceded and unsurrendered territory of the Algonquin Anishinaabe people. As an organization, CNL recognizes and appreciates their historic connection to this place. CNL also recognizes the contributions that First Nations, Métis, Inuit and other Indigenous Peoples have made, both in shaping and strengthening this community in particular, and this province and country as a whole.

Notre emplacement de LaPrade recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour se joindre à l’équipe des actifs d’eau lourde de LaPrade. Vous voyez-vous dans un rôle où vous soutiendrez le chef de section, le gestionnaire et l’équipe de LaPrade, et où vous accomplirez les tâches administratives nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de la division? Si c'est le cas, posez votre candidature dès aujourd'hui!

Que ferez-vous!

• Tenir à jour des registres et des dossiers de bureau précis/système de suivi pour les questions en suspens.
• Préparer la correspondance, les procès-verbaux, les listes d’actions et prioriser les engagements.
• Examiner la correspondance et le courrier électronique reçus et prendre les mesures qui s'imposent.
• Examiner et mettre à jour les registres d'inventaire.
• Analyser les entrées de données dans le système.
• Gérer la planification des réunions et des rendez-vous.
• Coordonner des réunions, comme réserver des salles, envoyer des invitations, commander des services traiteur.
• Assurer le suivi des actions confiées au chef de section de LaPrade et à d'autres membres du personnel de la division.
• Agir à titre d’agent de liaison entre le chef de section/gestionnaire de LaPrade et le personnel de la division.
• Organiser/coordonner les déplacements.
• Soutenir les tâches liées aux bases de données d’inventaire, à l’échantillonnage, aux ventes et au transport des eaux lourdes.
• Traiter les renseignements sensibles et confidentiels concernant tous les niveaux du personnel du département et/ou de la division.
• Classer et soumettre les factures au service des Comptes fournisseurs.
• Préparer les iReq (demandes) pour les devis et/ou les bons de commande pour le matériel de travail, les outils, l'équipement, les EPI et les contrats de services pour le site de LaPrade.
• Collaborer avec le service de sécurité des LNC (LRC) pour l’examen et l’achèvement du processus d’habilitation de sécurité pour le personnel de LaPrade, les entrepreneurs et les nouvelles demandes (personnel et entrepreneurs).
• Gérer les documents relatifs à la dosimétrie.
• Enregistrer les données du système de barbotage dans la base de données.
• Téléverser les rapports de conformité en matière de radioprotection pour LaPrade.
• Être responsable des expéditions et réceptions régulières (hors RAM) sur le site.
• Préparer la documentation d’expédition et les rapports de réception.
• Emballer et sécuriser le matériel, l'équipement ou l'instrument pour l'expédition.
• Vérifier le matériel, l’équipement ou les instruments reçus sur le site et prendre les mesures appropriées.
• Suivre et commander les fournitures.
• Effectuer des photocopies et impressions.
• Soumettre des demandes de maintenance/TI.
• Traduire une variété de documents de travail (procédures, instructions, énoncé des travaux, rapports) du français vers l'anglais ou de l'anglais vers le français.
• S’assurer que les rapports respectent les normes des LNC.
• Respecter les règles de santé et de sécurité.
• Autres tâches attribuées par votre gestionnaire.

Profil recherché:

• Éducation Diplôme d’études secondaires.Formation postsecondaire en administration des affaires, un atout.
• Expérience Deux ans d’expérience dans un rôle d’assistance administrative, ou l’équivalent.
• Connaissances, compétences et aptitudes Maîtrise de MS Office avec une expertise dans Microsoft Word, PowerPoint et surtout Excel.Souci du détail et aisance à travailler dans un environnement de bureau dont le rythme est soutenu.Excellentes aptitudes pour la communication écrite en français et en anglais.Sens aigu de l'organisation et volonté de mener à bien les projets dans les délais impartis.Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités.Souci du détail et aptitudes pour la résolution de problèmes.Capable à travailler de façon autonome sans supervision.Doit avoir un bon esprit d'équipe et démontrer sa capacité à travailler en bonne intelligence avec les autres et à promouvoir un environnement de travail positif. Aptitudes avérées pour le leadership avec des capacités pour former et perfectionner les autres.Fait preuve de tact, de diplomatie, de confiance et de discrétion dans le traitement des renseignements sensibles et confidentiels.Connaissance des systèmes et procédures de gestion de bureau.Expérience ou volonté d’être formé à l’utilisation des systèmes administratifs des LNC.
• Admissibilité requise à l’habilitation de sécurité Le niveau 2 Secret exige un minimum de sept ans d'antécédents vérifiables au Canada, en Australie, en Nouvelle-Zélande, aux États-Unis et/ou au Royaume-Uni. Les LNC mettent en œuvre des mesures de filtrage de sécurité conformément à la « Norme sur le filtrage de sécurité » et à la « Politique sur la sécurité du gouvernement » du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Conditions de travail:

• Disponibilité à travailler 4x10 (quatre quarts de dix heures).

Pourquoi les LNC?
Travailler avec une équipe partout au Canada pour faire progresser la science et la technologie nucléaires en faveur d’un monde plus propre et plus sûr vous intéresse-t-il? Les LNC se réinventent pour jouer un rôle de précurseur dans la résolution de problèmes importants, comme la construction de la prochaine génération de solutions énergétiques propres (nucléaire et hydrogène), la mise au point de nouveaux traitements anticancéreux plus efficaces et le maintien d’une position de chef de file mondial dans le domaine de l’assainissement environnemental.

Nous offrons un ensemble complet d’avantages:

• Congés payés (vacances, maladie, congés mobiles et personnels);
• Avantages sociaux en vigueur dès le premier jour, sans période d’attente;
• soutien aux frais de scolarité;
• et une pension!

Vous partagez notre vision et nos priorités?

• Fournir de l’énergie propre aujourd’hui et demain.
• Restaurer et protéger l’environnement.
• Contribuer à la santé des Canadiens.

Lieu:

Le réacteur prototype Gentilly-1 des LNC (arrêté et partiellement déclassé) est situé sur le site de la centrale nucléaire de Gentilly, sur la rive sud du fleuve Saint-Laurent, à Bécancour, au Québec, à 100 km au nord-est de Montréal. La municipalité régionale de comté de Bécancour est située au confluent de la rivière Bécancour, en face de Trois-Rivières, et offre un accès à plus de huit municipalités différentes où il est possible de vivre, de travailler et de se détendre.

Les LNC s’engagent à offrir une atmosphère exempte d’obstacles à l’équité, la diversité et l’inclusion dans la réalisation de leur mission. Les LNC accueillent et célèbrent les employés, les parties prenantes et les partenaires de toutes les identités raciales, culturelles et ethniques. Lisez ceci pour en savoir plus sur notre engagement en matière de diversité, d’équité et d’inclusion.

Les LNC soutiennent également un environnement de travail et une culture d’entreprise fondés sur nos valeurs fondamentales : Respect, Travail d’équipe, Responsabilité, Sécurité, Intégrité et Excellence qui encouragent des pratiques d’emploi équitables et des perspectives de carrière incluant des accommodements pour tous les employés.

Les LNC s’engagent à être un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances. Si vous avez besoin de mesures d’accommodement pendant une ou des phases du processus d’embauche, veuillez l’indiquer par l’intermédiaire de notre ATS lorsque vous postulez. Tous les renseignements reçus concernant les demandes d’accommodement demeureront confidentiels.

Le site des Laboratoires de Chalk River est situé sur le territoire non cédé du peuple Algonquin Anishinaabe. En tant qu’organisation, les LNC reconnaissent et apprécient leur lien historique avec ce lieu. Les LNC reconnaissent également les contributions des Premières nations, des Métis, des Inuits et des autres peuples autochtones, qui ont contribué à façonner et à renforcer cette communauté en particulier, ainsi que la province et le pays dans leur ensemble.