Adjoint(e) administratif

Résumé du poste

La mission du CJE est de soutenir les jeunes adultes de 15-35 ans de la MRC de Pierre-De Saurel dans leur parcours de vie à travers un accompagnement adapté à leurs aspirations.

Notre équipe de professionnels passionnés est présente à chacune des étapes de ce parcours, que l'on parle de formation, de persévérance scolaire, d'employabilité, d'autonomie, d'orientation, d'installation en région ou tout autre démarche en lien avec le développement de l'individu.

Le CJE est reconnu par les jeunes adultes comme étant LE complice incontournable tout au long de leur cheminement vers l'atteinte de leurs objectifs.

En plus d'être le premier contact des jeunes qui fréquentent le CJE, l'adjoint(e) administratif(ve) jour un rôle indispensable pour son équipe, et ce, pour une multitude de raisons.

La personne qui occupe ce poste doit donc avoir plusieurs qualités telles que :

Avoir de l'entregent et l'art d'offrir un service à la clientèle hors-pair

• Détenir un sens de l'organisation infaillible et une grande rigueur de travail;
• Avoir un esprit d'équipe très développé;
• Être quelqu'un sur qui on peut réellement compter;
• Incarner le proactivité et le débrouillardise;
• Agir avec autonomie et ponctualité;
• Avoir une grande facilité de rédaction et maîtriser la langue française;

Détenir d'excellentes connaissances de Microsoft 365 et des nouvelles technologies.

Les principales tâches et responsabilités de l'adjoint(e) de direction seront :

• Assurer la gestion des rendez-vous et de l'accueil de la clientèle ainsi que l'ouverture des dossiers sans papier des jeunes dans les bases de données;
• Assurer la gestion des communications avec les jeunes et les partenaires (téléphone, cellulaire, courriels, site Web, Messenger);
• Maintenir à jour les bases de données et y ajouter les notes d'interventions effectuées;
• Collaborer activement à la reddition de compte;
• Publier les offres d'emploi sur le site Internet de façon régulière chaque semaine;
• Rédiger l'infolettre en collaboration avec l'équipe, mettre en place et gérer son calendrier de diffusion;
• Rédiger, corriger et mettre en page lettres, rapports et autres documents;
• Assurer le maintien de l'ordre des dossiers électroniques;
• Participer aux réunions d'équipe et assurer la prise de notes;
• Participer aux divers comités à l'interne et à l'organisation des événements et autres activités du CJE;
• Faire le suivi auprès de l'équipe pour les feuilles de temps et formulaires de remboursement de frais;
• Recevoir les comptes payables et les classer selon les budgets;
• Amasser les reçus de cartes de crédit et les classer selon les budgets;
• Préparer des factures et rapports de petite caisse;
• Tenir à jour l'inventaire des fournitures et procéder aux achats autorisés lorsque requis;
• Assurer la logistique de la salle de conférence lors de réunions ou formations;
• Apporter une aide ponctuelle aux collègues dans l’utilisation des logiciels et programmes propres à leur travail;
• Proposer des pistes d'amélioration des méthodes et procédures en place;

User de ses talents dans le but de contribuer à la mission du CJE en effectuant des tâches connexes à son travail.

Exigences et conditions

Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) d'adjointe administratif(ve) ou

• Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureautique ou;
• Une combinaison de formation pertinente et d'une expérience significative;

De l'expérience dans un emploi similaire (un atout).

À partir de 22,54 $ de l’heure

Avantages sociaux

Conditions de travail

Le salaire de base est de 22,54$ de l'heure et sera établi selon l'expérience du candidat avec un maximum possible de 23,92$ à l'embauche, et ce, selon l'échelle salariale de la convention collective en vigueur.

Ce poste est permanent à temps plein, à raison de 35 heures par semaine, de jour, du lundi au vendredi. Plusieurs avantages sont disponibles tels qu'un horaire flexible, des assurances collectives, un RÉER avec partie employeur, plusieurs jours de récupération / congés, deux semaines de vacances rémunérées dans le temps des Fêtes et la présence d'un gym sur les lieux de travail.

Date d'entrée en fonction

Le plus tôt possible

Communication

Les personnes intéressées sont invités à faire parvenir leur candidature à l'attention de Madame Florence Lemaire, directrice générale adjointe, par courriel au [email protected]

Date d'affichage : 14 mai 2024

Date limite pour postuler : 31 mai 2024