Adjoint(e) administratif(ve)de direction

Kyowa Kirin is a fast-growing global specialty pharmaceutical company that applies state-of-the-art biotechnologies to discover and deliver novel medicines in four disease areas: bone and mineral; intractable hematologic; hematology oncology; and rare disease. A Japan-based company our goal is to translate science into smiles by delivering therapies where no adequate treatments currently exist working from drug discovery to product development and North America we are headquartered in Princeton NJ with offices in California North Carolina and Mississauga Ontario.

Résumé du poste:

Ladjoint(e) administratif(ve) de direction joue un rôle essentiel en soutenant les opérations et les projets canadiens au sein de la filiale canadienne. Ce poste jouera un rôle clé dans un environnement hautement matriciel en appuyant le directeur général (DG) et les membres de léquipe de direction canadienne (LT) dans les activités auprès des clients ainsi que dans dautres projets.

Fonctions essentielles:

Fonctions de coordonnateur de projet:
Soutenir les projets de léquipe de direction canadienne. Responsable de la gestion et de lexécution des projets ainsi que des processus opérationnels et logistiques liés aux activités auprès des clients incluant la soumission et la gestion des demandes dintégration des fournisseurs lapprovisionnement et les paiements connexes.
Rédiger réviser et mettre en forme des gabarits documents et communications à lappui des activités auprès des clients et dautres projets canadiens en maintenant un haut niveau de rigueur de précision et de professionnalisme.
Planifier et coordonner les réunions sur place et hors site impliquant les membres du personnel en organisant des réunions en réservant les salles de conférence en préparant et distribuant les supports de réunion en coordonnant les besoins en matériel audiovisuel et en restauration ainsi quen mettant en forme les documents en version finale.
Coordonner diverses activités de projets transversales incluant lévaluation des besoins et la priorisation tout en assurant lalignement avec les objectifs et les échéanciers des projets.
Maintenir une communication régulière avec le directeur général et léquipe de direction (LT) fournir des mises à jour sur létat des tâches et discuter des priorités et autres questions pertinentes.
Exécuter les directives de projet en collaborant avec plusieurs départements incluant linteraction avec dautres groupes fonctionnels de Kyowa Kirin Amérique du Nord des partenaires externes et dautres parties prenantes afin de favoriser les relations et faciliter une communication efficace ainsi que la résolution des problèmes.
Agir à titre de représentant des projets assignés en tant que responsables techniques et administratifs lors dévénements externes tels que réunions conférences et engagements avec des fournisseurs selon les besoins. Effectuer toute autre tâche connexe assignée.
Fonctions d adjoint(e) administratif(ve) de direction:
Responsable de la gestion des opérations et de la logistique du bureau canadien y compris les appels téléphoniques la correspondance et les demandes générales pour le bureau canadien assurant le triage des dossiers auprès du département et du personnel appropriés
Fournir un soutien administratif et de coordinateur complet au Directeur général et aux membres de léquipe de direction garantissant des opérations fluides et un flux de travail efficace.
Gérer le calendrier du DG en portant une attention proactive aux dossiers prioritaires et en assurant des réponses rapides aux courriels et aux autres communications.
Générer éditer et formater des présentations à utiliser lors des réunions internes et externes
Participer aux réunions selon les besoins en préparant et en maintenant des comptes rendus détaillés afin de consigner les discussions clés et les éléments daction pour les réunions de léquipe de direction et autres rencontres. Gérer efficacement les documents à travers divers logiciels informatiques démontrant une maîtrise de différentes technologies et une volonté de sadapter et dapprendre de nouveaux outils selon les besoins.
Agir comme premier point de contact pour les communications internes et externes adressées au directeur général selon les besoins. Traiter les demandes générales par téléphone et par e-mail pour le(s) département(s) en traitant rapidement les questions de routine et non routinières et en identifiant les activités urgentes pour une résolution rapide.

Exigences du poste:

Éducation
Baccalauréat ou diplôme détudes supérieures en administration des affaires en gestion ou dans une discipline connexe requis. La certification Project Management Professional (PMP) constitue un atout.

Expérience
Minimum de quatre ans dexpérience en gestion de projet ou en soutien administratif aux équipes de direction de préférence dans le secteur des sciences de la vie. Lexpérience dans le soutien aux équipes de direction est un atout.

Compétences Techniques
Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (MS Word MS Excel et MS PowerPoint).
Maîtrise avancée des logiciels de gestion de projet par exemple MS Project Capacité à prioriser efficacement les tâches gérer plusieurs échéances et sadapter à lévolution des priorités dans un environnement rapide.
Discrétion dans la gestion des informations confidentielles/propriétaires.
Capacité démontrée à travailler avec un ensemble diversifié de communautés chercheurs administrateurs personnel technique et programmeurs pour résoudre des problèmes et construire un consensus.

Compétences Non Techniques
Capacité démontrée à organiser prioriser respecter les délais prendre des décisions et changer rapidement de cours solides compétences interpersonnelles et de communication. Une éthique de travail forte est nécessaire. Attentionné aux détails et excellent suivi. Il a la capacité de faire preuve et de gérer lambiguïté dans un environnement dynamique rapide et à forte croissance. Il a une passion pour lapprentissage et le développement personnel afin de pouvoir évoluer au sein de lentreprise. Sensibilité culturelle et capacité à développer un consensus au sein dune organisation multinationale.

Le salaire prévu pour ce poste se situe entre 90 000 $ CA et 95 000 $ CA. Le salaire réel offert au début de lemploi peut varier en fonction de plusieurs facteurs notamment lexpérience pertinente les compétences les qualifications la formation (y compris les permis et certifications applicables) les connaissances spécifiques au poste le lieu de travail et dautres besoins de lentreprise et de lorganisation.

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