Coordinateur comptable / Accounting Coordinator

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Sommaire

Le candidat apportera son soutien au département des finances en effectuant diverses tâches analytiques et comptables.

Relevant de l’assistant contrôleur, l’analyste comptable occupera les fonctions principales suivantes :

Rôle et Responsabilités

Comptes fournisseurs

• Coordonner la validation, la re-validation et l'approbation des factures saisies dans les systèmes, assurer le suivi des actions en attente et garantir l'exécution en temps voulu des paiements aux fournisseurs internes et externes.
• Gérer et soutenir la résolution des problèmes internes et externes des comptes fournisseurs avec les fournisseurs et TCS, et fournir une formation supplémentaire si nécessaire.
• Coordonner et valider les demandes de relevés des fournisseurs.
• Effectuer les réconciliations pour nettoyer les comptes fournisseurs tels que GRNI, des comptes fournisseurs en souffrance, cartes d'achat et paiements d'avance, et fournir une visibilité hebdomadaire des progrès du nettoyage.
• Vérifier et assurer le suivi des retours de paiement et des problèmes, et effectuer le nettoyage des chèques en circulation.

Comptabilité générale

• Coordonner et préparer les supports requis par la SOX et les auditeurs externes pour les comptes fournisseurs, et les autres domaines de la comptabilité générale, et répondre aux demandes d'audit internes et externes.
• Réaliser les conciliations de comptes en identifiant et en corrigeant les anomalies.
• Assurer le respect des normes, des politiques de l'entreprise et des approbations en temps voulu.
• Soutenir l'entreprise dans l'optimisation des transactions financières et des systèmes pour améliorer la comptabilité générale.
• Soutenir et préparer les demandes d'informations ponctuelles pour le service financier et aider le service financier au besoin.
• Préparer les informations pour les déclarations de Taxes.

Clôture de fin de mois

• Analyser et préparer les informations pour clôturer les comptes payables, préparer les charges à payer pour la clôture de fin de mois et fournir les informations à TCS pour préparer l'écriture comptable.
• Vérifier et confirmer les informations pour la charge à payer de transport pour les activités de clôture de fin de mois.
• Vérifier les informations COUPA avant le jour de la clôture et coordonner les approbations en attente, effectuer la dernière validation des factures et résoudre les problèmes pour clôturer la fin de mois.
• Vérifier, réconcilier et préparer les informations pour les frais de déplacement et de représentation, pour saisir l'écriture comptable pour les centres de coûts et les dépenses des projets.
• Aider avec la clôture de fin de mois au besoin.

Qualifications Techniques et Éducation

Éducation :

• Baccalauréat en Comptabilité ou Finances.

Expérience :

• 4 à 5 années d’expérience pertinente dans une entreprise manufacturière;
• Expérience dans le contrôle et l'analyse des comptes;
• Expérience en coordination d’équipe;
• Expérience en comptes clients et fournisseurs (AR, AP) préférée;
• Avoir travaillé avec un système de type “ERP”;
• Expérience avec les transactions intercompany.

Autres Connaissances Requises :

• Bonne maitrise des logiciels de la suite Microsoft Office;
• Maîtrise d’Oracle.

Compétences / Aptitudes

• Être à l’aise dans un environnement où tout bouge rapidement;
• Excellent sens de l’analyse et de résolution de problèmes;
• Très bonne capacité d’organisation;
• La connaissance du français est requise pour les postes situés en permanence au Québec afin que le titulaire puisse communiquer au besoin avec ses collègues et les fournisseurs au Québec. Une formation en français est offerte à tout titulaire d’un poste permanent au Québec qui ne possède pas une bonne connaissance du français.

Autre exigence linguistique

L’exigence de l’anglais est requis pour ce poste afin de pouvoir communiquer avec les clients, partenaires et collègues qui sont majoritairement situés à l’extérieur du Québec.

SUMMARY

The candidate will support the finance department by performing various analytical and accounting tasks.

Reporting to the assistant controller, the accounting analyst will perform the following main functions:

ROLE AND RESPONSIBILITIES

Account Payables

• Coordinate the validation, re-validation and approval of invoices entered in the systems, follow up on pending actions and ensure timely execution of payments to internal and external suppliers.
• Manage and support resolution of internal and external AP issues with suppliers and TCS and provide additional training if required.
• Coordinate and validate statements inquiries from suppliers.
• Perform reconciliations to clean AP accounts such as GRNI, AP Aging, PCards, and prepayments and provide weekly visibility of cleanup progress.
• Check and follow up on payment returns and issues, and clean up checks in circulation.

General Accounting

• Coordinate and prepare the support required by SOX and external auditors for AP, fixed assets, and other general accounting areas and respond to internal and external audit requests.
• Carry out account reconciliations by identifying and correcting anomalies.
• Ensure compliance with standards, company policies and timely approvals.
• Support the company in optimizing financial transactions and systems to improve general accounts.
• Support and prepare ad-hoc information requests for the finance department and assist the finance department as needed.
• Prepare information for tax returns.

Month-End Close

• Analyze and prepare information to close AP payables, prepare AP accruals for month-end close and provide information to TCS to prepare the JE.
• Check and confirm information for transport accrual for month-end close activities.
• Check COUPA information before the day of close and coordinate for pending approvals, perform last invoice validation and resolve issues to close the month-end.
• Check, reconcile, and prepare information for T&E, to enter the JE for cost center and project expenses.
• Prepare, analyze information needed to close Fixed Assets, prepare JEs for adjustments, reclassifications, and depreciation accrual.
• Prepare information for fixed assets for the COPQ.
• Assist with the month-end close as needed.

TECHNICAL QUALIFICATION AND EDUCATION

EDUCATION:

• Bachelor's degree in Accounting or Finance.

EXPERIENCE:

• 4 to 5 years of relevant experience in a manufacturing company.
• Experience in controlling and analyzing fixed assets.
• Experience in team coordination.
• Experience in accounts receivable and payable (AR, AP) preferred.
• Have worked with an “ERP” type system.
• Experience with intercompany transactions.

OTHER REQUIRED KNOWLEDGE:

• Good knowledge of Microsoft Office suite software.
• Mastering of Oracle.

COMPETENCIES/ABILITIES

• Be comfortable in an environment where everything moves quickly.
• Excellent sense of analysis and problem solving.
• Very good organizational skills.
• Knowledge of French is required for positions permanently located in Quebec, so that the candidate can communicate as needed with colleagues and suppliers in Quebec. French-language training is offered to any Quebec permanent position applicant who does not have a good knowledge of French.

Other language requirements

The requirement for another language is required for this position to enable communication with customers, business partners, colleagues, most of whom are located outside Quebec.

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