Adjoint administratif/adjointe administrative

Description de l'entreprise

Innovitech, fondé en 1989, réunit l’innovation, la vision et la technologie dans une organisation conçue pour éliminer les silos entre les institutions, les entreprises, le savoir et les talents. Depuis sa création, Innovitech est un pionnier de la culture entrepreneuriale, de la recherche et développement collaborative et du développement régional par l’innovation au Québec. L’entreprise a contribué à la création de nombreux regroupements, écosystèmes et initiatives majeures en aérospatiale, technologies médicales, sciences de la vie, technologies vertes et développement territorial, en rassemblant entreprises, institutions, investisseurs et entrepreneurs autour d’opportunités d’affaires.

Description de l’offre d’emploi

Réception et logistique : Accueillir les visiteurs, gérer les appels et courriels, maintenir l’ordre et la propreté de l’accueil et des locaux, effectuer les commandes de fournitures de bureau et veiller au respect des règles et normes de sécurité. Organiser et coordonner les activités logistiques liées aux projets, événements, livrables ou déplacements, assurer la préparation, la distribution et le suivi des documents, équipements ou ressources nécessaires pour les équipes ou les clients, ainsi que préparer les rapports logistiques, tableaux de bord et suivis opérationnels pour les gestionnaires. Assurer également la gestion du calendrier et la planification des réunions liées au service client ou aux opérations logistiques. Coordination de projet et support administratif : Rechercher, évaluer et communiquer avec les fournisseurs pour résoudre les problématiques, effectuer les entrées de données budgétaires liées à la gestion des bureaux et surveiller les coûts, participer aux formations sur les mesures d’urgence et contribuer à leur mise en œuvre, mettre à jour les documents de santé et sécurité au travail et appliquer les bonnes pratiques de la CNESST. Contribuer aux projets d’amélioration des bureaux, participer à l’intégration des nouveaux employés et à l’organisation d’événements internes, soutenir les équipes internes en fournissant des informations et un appui opérationnel pour les dossiers clients, et participer à l’amélioration continue de l’expérience client. Support transversal : Assister le processus de recrutement et d’onboarding, maîtriser la plateforme Netris et avoir un niveau avancé en Excel pour élaborer des tableaux de bord et effectuer le suivi des KPI, gérer administrativement les avantages sociaux en faisant le lien avec les fournisseurs, assurer le suivi administratif des arrêts maladie et maintenir la conformité des dossiers employés. Soutenir l’organisation des formations, contribuer à l’amélioration des processus et procédures, assurer la gestion documentaire, le classement et l’archivage, ainsi que la gestion et le suivi administratifs des ODS des comptes clients et la coordination des projets. Une bonne maîtrise de la suite MS Office est requise. Les vendredis sont des demi-journées travaillées de juin au dernier vendredi de septembre. L’emploi inclut trois semaines de vacances, un congé payé entre Noël et le lendemain du Jour de l’An, une banque de dix jours maladie ou personnels, un programme d’assurances collectives, un programme d’aide aux employés, un fonds de santé de 500 $, un rabais de transport collectif, ainsi qu’un REER collectif et un RPDB à 2 %.

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Formations

• Diplôme d’études secondaires (DES)

Expérience1 à 2 ansCompétences

• Capacité d’adaptation
• Capacité de jugement et facilité à prendre des décisions
• Capacité à établir et à maintenir des relations interpersonnelles