Coordonnateur(trice) Spcialiste en finalisation de projet | Closeout Specialist Coordinator

Coordonnateur(trice) Spcialiste en finalisation de projet

Broccolini est un employeur offrant l'galit des opportunits et nous nous engageons crer un environnement diversifi et inclusif. Nous ne pratiquons aucune discrimination fonde sur la race, la religion, la couleur, l'origine nationale, le sexe, l'orientation sexuelle, l'ge, l'tat civil, le handicap ou le statut de vtran. Des amnagements pour les candidats handicaps sont disponibles sur demande toutes les tapes du processus de recrutement.

Broccolini est une entreprise familiale et un fournisseur unique de services en construction, en dveloppement et en immobilier. Notre entreprise dessert, au Canada, les marchs industriels, commerciaux et rsidentiels. Broccolini est reconnu pour la qualit de son travail, ses technologies innovatrices, sa franche collaboration et ses normes de qualit exceptionnelles.

PROPOS DU POSTE:

Broccolini est la recherche dun(e) Spcialiste en fermeture de projet / Coordonnateur(trice) de projet (Closeout) pour prendre en charge la dernire tape de nos projets de construction rsidentielle.

Lobjectif: sassurer que toutes les dficiences, les lments sous garantie et la documentation de fermeture sont complts de faon rigoureuse et dans les dlais. Le(la) Spcialiste en fermeture est responsable de coordonner et suivre la correction des dficiences, grer les suivis lis la garantie et rassembler lensemble de la documentation de fermeture (manuels, plans tel que construit, garanties, signatures, etc.).

RESPONSABILITS:

Fermeture des dficiences et liste de corrections

• Grer les listes de dficiences de lachvement substantiel jusqu lachvement final.
• Coordonner les sous-traitants, fournisseurs et quipes internes pour corriger les dficiences efficacement et selon un standard lev.
• Assurer le suivi des items en suspens et veiller ce que tout soit complt selon le contrat et les attentes du client.
• Faire les suivis, validations et inspections qualit pour sassurer que les dficiences sont rellement corriges (et non patches vite fait ).

Gestion de la garantie

• Agir comme point de contact principal pour les items de garantie durant la priode de garantie.
• Recevoir, enregistrer et prioriser les demandes de garantie provenant des clients et des quipes internes.
• Coordonner les visites de service, la planification des fournisseurs et les communications de suivi.
• Sassurer que les travaux sous garantie sont faits temps, bien documents et ferms officiellement.

Documentation de fermeture

• Prparer, compiler et remettre les dossiers complets de fermeture, incluant (selon le projet) :
  • Certificats de garantie
  • Manuels dopration et dentretien (O&M)
  • Plans tel que construit (as-built)
  • Signatures / quittances des sous-traitants
  • Documentation de mise en service (commissioning), si applicable
  • Rapports dinspection et documents doccupation
  • Listes de vrification finales de remise (turnover)
• Sassurer que la documentation est complte, claire, bien organise et prsente selon les standards Broccolini.

Communication et exprience client

• Soutenir une transition fluide et professionnelle entre la fin des travaux et loccupation.
• Communiquer clairement avec le client sur les chanciers, les besoins daccs et les prochaines tapes.
• Garder une approche calme, professionnelle et oriente service face aux proccupations et demandes de garantie.
• Contribuer la satisfaction client en sassurant que les projets sont rellement termins, sans laisser traner de points ouverts.

Coordination oprationnelle

• Maintenir les tableaux de suivi de fermeture, les chanciers et les rapports davancement pour plusieurs projets en cours.
• Fournir des mises jour hebdomadaires aux chargs de projet et la direction construction.
• Identifier les problmes rcurrents et causes possibles (performance dun corps de mtier, matriaux, lacunes de porte) et les remonter lquipe de gestion de projet.
• Participer lamlioration continue des processus et outils de fermeture de projet chez Broccolini.

QUALIFICATIONS:

• Minimum 3 ans dexprience en construction rsidentielle : coordination, administration de projet, fermeture de projet, ou gestion de service / garantie (exprience en entrepreneur gnral ou rsidentiel haut de gamme, un gros atout).
• Bonne connaissance des squences de construction, des corps de mtier, des finis et des standards de correction de dficiences.
• Exprience coordonner des sous-traitants et des interventions de service dans des environnements occups ou presque occups.
• Trs bonne organisation et excellent suivi : capable de grer beaucoup de petits items sans chapper de dtails.
• Excellentes aptitudes en communication crite et verbale; laise de travailler directement avec les clients.
• Bonne matrise de MS Office / Google Workspace; exprience avec des logiciels de gestion de projets (ex - Procore) = un atout.
• Capacit de communiquer en anglais et en franais afin de collaborer avec des collgues et des clients lextrieur du Qubec.

Broccolini est une entreprise en pleine croissance qui offre une approche multi-marche, un environnement de travail dynamique, un programme de rmunration concurrentiel et dexcellents avantages sociaux incluant:

• Plan d'assurance groupe (3 plans diffrents)
• Service de tlmdecine (accs un(e) infirmier(re) ou un(e) docteur(e) 24/7)
• Programme d'aide aux employs
• Programme de formation et dveloppement professionnel
• Programme de mentorat
• Programme de diner sant, un cot trs raisonnable
• Un comit social actif
• Accs gratuit une gym moderne, l'entranement personnel et aux cours collectifs de remise en forme.
• Nombreuses places de stationnement gratuit
• Caf, espresso et th gratuit

Broccolini remercie tous les candidats intresss, mais seules les personnes retenues seront contactes.

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Broccolini is an equal opportunity employer and we are committed to creating a diverse and inclusive environment. We do not discriminate on the basis of race, religion, colour, national origin, gender, sexual orientation, age, marital status, disability status or veteran status. Accommodations for applicants with disabilities are available at all stages of the recruitment process upon request.

Broccolini is a family-owned, single-source provider of construction, development and real-estate services. Our company caters to the industrial, commercial and residential markets in Canada. Recognized for our quality workmanship, innovative technology, open collaboration, and exceptional standards, we offer a one-stop approach to the planning, development and construction of remarkable buildings.

DESCRIPTION:

Broccolini is seeking a Closeout Specialist / Project Coordinator to lead the final phase of our residential construction projects, ensuring all deficiencies, warranty items, and closeout documentation are completed thoroughly and on time. This role fills a critical operational gap in our project delivery process, ensuring we deliver a high standard of excellence through the finish line. The Closeout Specialist is responsible for coordinating and tracking deficiency resolution, managing warranty-related follow-ups, and assembling all closeout documentation (including manuals, as-builts, warranties, and sign-offs).

RESPONSIBILITIES:

Deficiency & Punchlist Closeout

• Manage deficiency lists from substantial completion through final completion.
• Coordinate subcontractors, suppliers, and internal teams to close deficiencies efficiently and to a high standard.
• Track outstanding items and ensure completion aligns with contract requirements and client expectations.
• Conduct follow-ups, confirmations, and quality checks to ensure deficiencies are properly resolved (not patched over).

Warranty Management

• Act as the primary point of coordination for warranty items during the warranty period.
• Receive, log, and triage warranty requests from clients and internal teams.
• Coordinate service visits, vendor scheduling, and follow-up communications.
• Ensure warranty work is completed on time, documented properly, and closed out formally.

Closeout Documentation

• Prepare, compile, and submit complete closeout packages, including (as applicable):
  • Warranty certificates
  • O&M manuals
  • As-built drawings
  • Subcontractor sign-offs
  • Commissioning documentation (if applicable)
  • Inspection reports and occupancy documentation
  • Final turnover checklists
• Ensure closeout documentation is organized, accurate, and delivered in a professional format consistent with Broccolini standards.

Client Communication & Experience

• Support a smooth, professional client transition from construction to occupancy.
• Provide clear communication to clients on timelines, access requirements, and next steps.
• Maintain a calm, service-oriented approach to client concerns and warranty requests.
• Support client satisfaction by ensuring projects are truly completed and not left lingering.

Operational Coordination

• Maintain closeout trackers, schedules, and status reports for multiple active projects.
• Provide weekly closeout updates to Project Managers and Construction leadership.
• Identify recurring issues and root causes (trade performance, material issues, scope gaps) and flag them to the PM team.
• Support internal process improvement initiatives to strengthen Broccolinis closeout systems.

QUALIFICATIONS:

• 3+ years of experience in residential construction coordination, project administration, closeout, or warranty service (GC or high-end residential preferred).
• Strong knowledge of construction sequencing, trades, finishes, and deficiency resolution standards.
• Experience coordinating subcontractors and service work in occupied or near-occupied environments.
• Excellent organizational skills and follow-through; able to manage many small items without dropping details.
• Strong written and verbal communication skills; confident working directly with clients.
• Proficient in MS Office / Google Workspace; experience with construction project management software is an asset (ex - Procore)
• Ability to communicate both in english and french in order to collaborate with colleagues and clients outside of Quebec

Broccolini is a fast-growing company that offers a multi-market approach, a dynamic working environment, a competitive compensation program and excellent benefits such as:

• Group Insurance Plan (three plans to choose from)
• Telemedicine (24/7 access to a nurse or doctor)
• Employee Assistance Program
• Professional Training & Development Program
• Mentorship Program
• Healthy lunch program at a very reasonable cost
• An active social & wellness committee
• Free access to modern gym facilities, personal training and group classes
• Ample free parking
• Free espresso, coffee & tea

Broccolini thanks all interested applicants, however only those under consideration will be contacted.