ADJOINTE ADMINISTRATIVE / RÉCEPTIONNISTE

OFFRE D'EMPLOI - ADJOINTE ADMINISTRATIVE / RÉCEPTIONNISTELieu de travail : Québec (secteur Vanier)Statut : Poste permanent, temps pleinÀ propos de nousTeamsters est un syndicat international qui représente plus de 1,4 million de travailleuses et travailleurs. La section locale 1999 de Teamsters Québec regroupe plus de 20 000 membres oeuvrant dans différents secteurs partout au Québec.Notre équipe est composée de 25 permanents syndicaux et 3 avocats, répartis entre nos bureaux de Montréal (secteur Anjou) et de Québec (secteur Vanier).Notre mission : défendre la qualité de vie de nos membres, veiller au respect de leurs droits, promouvoir la justice sociale et l'équité économique.Description du posteSous la supervision de la direction et en collaboration avec les permanents syndicaux, l'adjointe administrative / réceptionniste assure un soutien administratif essentiel aux activités du bureau régional de Québec. Elle participe à la préparation de documents, à la gestion des dossiers syndicaux, à l'accueil des membres et visiteurs ainsi qu'à l'organisation d'activités et de réunions.Principales responsabilitésSoutien administratif généralRédiger diverses correspondances pour les permanents (demandes de libérations syndicales, avis d'affichage, lettres à l'employeur, etc.)Assurer le classement et le suivi des dossiers des compagniesGérer les réservations de chambres, salles et déplacements selon les besoinsPasser les commandes de fournitures de bureau et de café et assurer le suivi des stocks Réception et accueilAccueillir les membres, visiteurs et fournisseurs au bureauRépondre et transférer les appels téléphoniquesFournir des informations générales sur l'organisation et diriger les visiteurs au bon interlocuteurAssemblées syndicalesRéserver les salles au besoinPréparer et transmettre les avis d'affichageImprimer et organiser les bulletins de vote et feuilles de présence Arbitrage et griefsPréparer les dossiers d'arbitrage : identification, correspondance avec l'employeur, transmission des documents à l'adjointe juridiqueAviser l'adjointe juridique en cas de règlement avant arbitrage Conventions collectivesPréparer les documents de négociation et assurer la vérification des textes et de la mise en pageEffectuer le dépôt au Ministère et transmettre les conventions collectives aux personnes concernéesGérer l'impression des livrets et le suivi auprès des fournisseurs Autres responsabilitésTenir à jour le Livre Noir (coordonnées des délégués, employeurs, etc.)Préparer les formulaires de bénéfices de grève et assurer leur transmissionPréparer les valises de délégués et de retraités (documents, articles promotionnels, lettres de remerciement)Traiter les dossiers liés à la CNESST : copies, formulaires, contestations et suivi avec les instances concernéesRédiger les libérations syndicales pour les formations de délégués et assurer la communication avec les participantsEffectuer les suivis nécessaires lors des changements de permanents responsables de dossiers Profil recherchéDiplôme d'études professionnelles ou collégiales en bureautique, secrétariat ou domaine connexeMinimum de deux ans d'expérience dans un poste administratif similaireExcellente maîtrise du français écrit et bonne capacité de rédactionBonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)Sens de l'organisation, rigueur et souci du détailCapacité à gérer plusieurs dossiers simultanémentDiscrétion, autonomie et esprit d'équipeConnaissance du milieu syndical (un atout)Conditions de travailPoste permanent à temps pleinHoraire de jour : du lundi au jeudi de 8h00 à 15h30 et le vendredi de 8h30 à 14h30 (33,5 heures)Horaire d'été allégé : lundi au jeudi de 8h30 à 15h30 et vendredi de 8h00 à 12h00Fermeture rémunérée pendant la période des FêtesSalaire : 67 621 $ (plus augmentations annuelles)Gamme complète d'avantages sociaux (fonds de pension, assurances collectives)Accès au transport en commun et stationnement gratuit Pour postulerVeuillez faire parvenir votre curriculum vitæ à :Marilyne PhilieTeamsters Québec, section locale 1999Courriel : mphilie@teamsters1999.com