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Assistant aux achats / Purchasing assistant

Assistant aux achats / Purchasing assistant

LumentrussMontreal, QC, Canada
30+ days ago
Job type
  • Full-time
Job description

Job Description

Job Description

English version will follow

Description du rôle

Lumentruss a pour objectif de devenir une entreprise de l’éclairage architectural à l’avant-garde du développement de systèmes d’éclairage intégrés pour les segments de marché nord-américains des bureaux, commerces, hôtels et institutions.

Pour être un leader dans l’avenir, Lumentruss adoptera une approche de développement co-créative avec ses partenaires d’alliance stratégique, les concepteurs d’éclairage et les institutions spécialisées afin de développer de nouvelles solutions d’éclairage. De plus, Lumentruss doit également innover dans l’intégration des technologies de contrôle, filaires et sans fil, dans ses solutions adaptées à chaque opportunité de marché.

Nous sommes à la recherche d’un(e) Assistant(e) aux achats méticuleux(se) pour rejoindre notre équipe d’approvisionnement. L’Assistant(e) aux achats sera responsable de soutenir l’ensemble du processus d’achat, y compris la gestion des fournisseurs, le suivi des commandes et la tenue de registres précis.

Vos principales responsabilités seront les suivantes :

  • Soutenir les opérations d’achats quotidiennes, y compris les tâches administratives et la coordination avec les fournisseurs et les équipes internes.
  • Collaborer avec les équipes internes pour prévoir la demande et planifier les achats en conséquence.
  • Générer et passer les bons de commande en temps opportun tout en assurant la conformité avec les procédures de l’entreprise.
  • Examiner et autoriser le paiement des factures fournisseurs auprès du service des comptes fournisseurs.
  • Effectuer le suivi des dates d’échéance et des paiements des commandes effectuées à l’étranger.
  • Maintenir des registres précis des achats, des prix et des niveaux d’inventaire dans tous les systèmes.
  • Suivre le statut des commandes auprès des fournisseurs, assurer le suivi pour garantir une livraison à temps et résoudre tout problème ou retard.
  • Maintenir des données exactes et à jour dans les systèmes, y compris Asana, FileMaker et les rapports de commandes en attente (b / o).
  • Surveiller les expéditions, accélérer les commandes si nécessaire et communiquer l’avancement aux parties prenantes internes.
  • Résoudre tout problème lié aux articles achetés ou aux commandes afin d’assurer la satisfaction du client.

Compétences et qualifications requises

Compétences

  • Excellente attention aux détails, garantissant un niveau de précision élevé dans la documentation des projets, les rapports et les livrables.
  • Capacité à prioriser les tâches et à gérer efficacement plusieurs responsabilités.
  • Solides compétences en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de prioriser les tâches et de gérer plusieurs projets simultanément.
  • Excellentes compétences en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral, pour interagir efficacement avec les clients, les membres de l’équipe et les autres parties prenantes.
  • Volonté d’apprendre et d’évoluer dans un environnement d’approvisionnement dynamique.

    • Qualifications

  • DEC en administration, comptabilité, gestion de la chaine d’approvisionnement ou dans un domaine connexe (préféré).
  • 1 à 2 ans d’expérience dans un rôle similaire.
  • Expérience dans le domaine industriel, manufacturier ou de l’éclairage, un atout.
  • Excellente maitrise de la suite MS Office, en particulier Excel.
  • Compréhension des systèmes MRP ou ERP.
  • Familiarité avec Asana ou d'autres outils de gestion de projet, un atout.
  • Bilinguisme (français et anglais) requis, avec la capacité de communiquer clairement et efficacement dans les deux langues.

    • English version

    Position Summary

    Lumentruss has the objective to be an Architectural Lighting Company that leads development in integrated lighting systems for the North American Office, Shops, Hospitality and Institutional market segments.

    To lead in the future Lumentruss will adopt a Co-creative development effort with our strategic alliance partners, lighting designers and lighting institutions to develop new lighting solutions. In addition, Lumentruss must also be an innovator in the integration of controls technologies wired and wireless in our solutions appropriate for each market opportunity.

    We are seeking a detail-oriented Purchasing Assistant to join our procurement team. The Purchasing Assistant will be responsible for supporting the purchasing process from start to finish, including vendor management, tracking orders, and maintaining accurate records.

    Your main responsibilities will be the following :

  • Support day-to-day purchasing operations, including administrative tasks and coordination with vendors and internal teams.
  • Collaborate with internal teams to forecast demand and plan purchases accordingly.
  • Generate and place purchase orders in a timely manner while ensuring compliance with company procedures.
  • Review and release payment of vendors invoices to accounts payable.
  • Follow up , overseas purchased orders due dates and payments
  • Maintain accurate records of purchases, pricing, and inventory levels in all systems.
  • Track order status with suppliers, follow-up to ensure on-time delivery, and address any issues or delays.
  • Maintain accurate and up-to-date records in systems including Asana, FileMaker, and backorder (b / o) reports.
  • Monitor shipments, expedite orders when necessary, and communicate with internal stakeholders on progress.
  • Resolve any issues with purchased items or orders to ensure customer satisfaction.

    • Required Skills and Qualifications

    Skills

  • Strong attention to detail, ensuring the highest level of accuracy in project documentation, reports, and deliverables.
  • Ability to prioritize tasks and manage multiple responsibilities efficiently
  • Strong organizational and time management skills, with the ability to prioritize tasks and manage multiple projects simultaneously.
  • Excellent communication skills, both written and verbal, to interact effectively with clients, team members, and other stakeholders.
  • Willingness to learn and grow within a fast-paced procurement environment

    • Qualification

  • Cegep , in business , accounting , Supply Chain Management, or a related field preferred
  • 1-2 years of experience in a similar role.
  • Experience in an industrial, manufacturing or lighting field, an asset.
  • Excellent knowledge of the complete MS Office Suite , excell
  • Understanding of MRP or ERP
  • Familiarity with Asana or other project management tools is a plus
  • Bilingualism (French and English) is required, with the ability to communicate clearly and effectively in both languages.
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    Purchasing Assistant • Montreal, QC, Canada