Sous l'autorité du directeur des services administratifs, l'adjoint(e) administratif(ve) fournit un soutien administratif de haut niveau aux gestionnaires, tout en contribuant aux fonctions essentielles des ressources humaines. Le titulaire joue un rôle clé dans le soutien administratif lié aux opérations quotidiennes du collège, en combinant compétences numériques et organisationnelles. Il contribue à l'élaboration, à la mise en application et au contrôle des politiques, des normes et des procédures administratives, ainsi qu'à la réalisation de divers travaux visant à assurer le bon fonctionnement des opérations de son secteur. En collaboration avec le service des communications, le titulaire de ce poste contribue à la mise à jour et à l'animation du site internet, veillant à ce que les informations concernant les programmes de formation soient constamment actualisées. Ce poste requiert une grande polyvalence et la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément, tout en maintenant une communication fluide avec les étudiants et les différents services du collège. En outre, l'adjoint(e) administratif(ve) assiste la direction du collège dans l'accomplissement de diverses tâches administratives liées aux ressources humaines, aux ressources matérielles et aux opérations académiques des programmes d'études.PRINCIPALES RESPONSABILITÉS : En collaboration avec la direction, il ou elle s'assure d'axer le travail sur les activités ayant une incidence positive sur les résultats opérationnels. Il s'agit de : Répondre aux questions des participants aux formations professionnelles (formation continue) et les accompagner dans leur besoin;Assurer un soutien au service informatique;Agir en tant que personne-ressource auprès du bureau d'aide financière aux études;Recevoir et organiser les demandes d'aide financière à soumettre au Comité d'attribution;Produire des rapports statistiques et effectuer diverses tâches administratives à la demande de la direction;Assurer le suivi des contrats auprès des fournisseurs et des systèmes informatiques du collège (Leadfox, LARA, Parcours, etc.);Participer à l'élaboration, à la mise à jour et à l'application de politiques, règlements, procédures, courriels modèles et processus administratifs;Compiler et maintenir à jour les documents administratifs (politiques, procédures, descriptions de tâches, courriels modèles, etc.);Proposer des outils visant à améliorer l'efficacité et la qualité des services;Analyser des dossiers, contrats, ententes, rapports statistiques et autres documents, et formuler des recommandations à la demande de la direction;Mettre à jour le site internet en fonction des activités et des besoins du service des communications;Soutenir les processus administratifs de la direction, y compris les démarches de renouvellement de permis dans le système ÉTAPE;Contribuer à la mise en place et au suivi des mesures liées à la Loi 25;Préparer des lettres, communications et autres documents en lien avec les besoins de la direction;Assurer la conformité de la documentation administrative et corporative;Gérer les entrées et sorties des utilisateurs sur diverses plateformes, en collaboration avec les personnes concernées; Expédier par la poste le matériel didactique et autres correspondances;Préparer les affichages de poste, trier les CV, planifier les entrevues et accueillir les nouveaux employés;Contribuer à la mise à jour des dossiers des employés;Assister le gestionnaire dans l'application des politiques relatives à la gestion des ressources humaines;Traiter et vérifier la documentation liée aux activités du service des ressources humaines;Être en support aux gestionnaires pour les suivis administratifs;Supporter le service des ressources humaines dans l'exécution de ses tâches;Assurer l'expédition par la poste du matériel didactique ou toute autre correspondance;QUALIFICATIONS ET PROFIL RECHERCHÉ : Disposition pour la collaboration, le travail d'équipe et la capacité à nouer des relations et à transmettre son expertise;Excellent sens de l'organisation permettant de concilier de nombreux besoins simultanés, d'établir des priorités, de gérer son stress et de bien répartir son temps pour respecter des délais serrés;Grand souci du détail en ce qui concerne la rédaction, la révision, la création d'outils ou de documents institutionnels et soumis au ministère de l'éducation et de l'enseignement supérieur (MEES) ou aux autres instances (OACIQ, AMF, RBQ) auxquelles le collège est assujetti;Professionnalisme, autonomie, et souci de la clientèle et d'obtention de résultats;Discernement jumelé à une bonne capacité d'analyse de dossiers complexes;Souplesse et capacité de vision systémique de la formation d'adultes au sein d'un établissement d'enseignement supérieur en immobilier;Bienveillance auprès de l'étudiant (e) qui se situe au coeur de sa pratique. EXIGENCES : Un diplôme d'études collégiales en administration ou une formation équivalente;Minimum de 3 ans d'expériences dans des fonctions similaires;Maîtrise de la suite office (Excel, Word, outlook…) et les médias sociaux;Excellentes compétences en communication française orale et écrite;Capacité à respecter des échéanciers serrés et à gérer plusieurs projets simultanément;Excellentes aptitudes en rédaction, en vulgarisation d'information;Disposition pour la collaboration, le travail d'équipe et la capacité à établir des relations, à apprendre et à partager son expertise;Excellent sens de l'organisation permettant de concilier de nombreux besoins simultanés, d'établir des priorités, de gérer son stress et de bien répartir son temps pour respecter des délais serrés;Professionnalisme, autonomie, souci de la clientèle et obtention de résultats;Discernement jumelé à une bonne capacité d'analyse de dossiers complexes;Compétence et habiletés en relations humaines; CONDITIONS D'EMPLOI : Poste de soutien à statut permanent temps plein40 heures / semaine.Mode hybride offert selon certains paramètres.Du lundi au vendredi durant les heures ouvrables du collège.Assurance collective2 semaines de vacances dès l'entrée en fonction2 semaines en décembre incluant 4 congés fériés après 6 mois de serviceSalaire avantageux selon expérience et diplôme (échelle en vigueur : 43 605$-56 430$).L'entrée en fonction est immédiate.Stationnement sur place Vous désirez postuler!Les personnes intéressées par ce poste sont priées de faire parvenir leur dossier de candidature incluant une lettre de motivation à l'adresse suivante : rh@collegecei.com. Cependant le concours sera fermé dès qu'un candidat sera retenu.Seul(es) les candidat(es) retenu(es) pour une entrevue seront contactés(es).Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte.