Réceptionniste | Receptionist

RÉSUMÉ DU POSTE

Recevoir les familles clientes et les visiteurs à la réception : accueillir, souhaiter la bienvenue, diriger et annoncer leur présence de façon courtoise et appropriée. Répondre au téléphone, trier et diriger les appels, en plus des tâches de soutien administratif générales.

RESPONSABILITÉS DU POSTE

Accueillir les invités et les visiteurs, offrir de l'aide à l'entrée.

Aviser les membres du personnel quand les clients arrivent à un rendez-vous et les accompagner jusqu’à la pièce désignée.

Répondre aux questions de base sur les services, les produits, la direction de la succursale, etc.

Aviser immédiatement la direction au sujet d’enjeux de service à la clientèle ou de sécurité

Recevoir les biens de la personne décédée et respecter les procédures de chaîne de possession.

Répondre au téléphone, trier et diriger les appels vers le personnel approprié.

Offrir un environnement confortable et agréable pour les clients, fournir des rafraîchissements ou autres commodités aux familles. Faire le café.

Garder la salle d'attente en ordre, vider les poubelles, replacer les boîtes de mouchoirs et maintenir l’ordre général.

Recevoir le courrier et les colis.

Organiser et mettre à jour les documents papier et électroniques, ainsi que les dossiers, comme les actes notariés et les documents de fiducies.

Pourrait devoir taper des documents simples, faire de la révision, de la saisie de données et des impressions.

Exigences MINIMALES

Formation

• Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent

Expérience

6 mois d'expérience de bureau, de réceptionniste ou de soutien administratif, de préférence.

Capable d’utiliser efficacement un téléphone, un télécopieur, un photocopieur.

Connaissances, compétences et aptitudes

Ton de voix clair et professionnel.

Compétences de relations professionnelles et interpersonnelles, pour gérer des situations sensibles et confidentielles.

Agir avec calme, tact et diplomatie, en tout temps.

Pouvoir travailler le samedi ou le dimanche et au-delà des heures « normales » de travail.

Conditions de travail

En considérant l'environnement de travail associé à ce poste, les facteurs suivants peuvent s'appliquer :

Environnement de travail

Le travail se fait principalement à l'intérieur

Tenue de travail standard exigée

Postures de travail

Position assise continue pendant plusieurs heures par jour, jusqu'à 6 heures par jour

Monter fréquemment des escaliers pour accéder aux bâtiments

Exigences physiques

Heures de travail

Travailler au-delà des heures « normales » selon les besoins

Un minimum de voyage requis