ACA est à la recherche d’une personne dynamique, polyvalente, professionnelle et accueillante pour un poste de service client - évaluation à temps plein à ses bureaux à Québec.
Salaire : 21.00 à 24.00 $ l’heure
Le coordonnateur en service client et évaluation est responsable de toute demande entrante et du processus d’inscription; il donne son soutien aux équipes connexes chez ACA en assurant un service à la clientèle de haute-qualité.
Cette personne possède également un niveau de bilinguisme impeccable et sera capable d’évaluer le niveau d’anglais et de français des apprenants en langue seconde.
Tâches administratives (niveau de français avancé requis) :
- Répondre au téléphone avec du service à la clientèle de haute qualité. Redirigez les appels si nécessaire.
- Répondre aux questions sur les services offerts chez ACA et orienter le client vers son choix de services
- Répondre aux courriels, rediriger les questions vers le département approprié ou répondre aux questions sur les formations et le processus d'inscription.
- Organiser et planifier les formations pour le grand public et les formations pour enfants.
- Faire le suivi sur les inscriptions aux formations pour les adultes et pour les enfants.
- Gérer les horaires des étudiants et faire des modifications au besoin. Informer les formateurs et formatrices des changements d’horaire.
- Traiter des paiements et envoyer des factures aux clients.
- Planifier des rendez-vous sur un calendrier électronique pour des évaluations et des rencontres.
- Numériser et organiser des fichiers et des dossiers.
- Passer des commandes de fournitures et préparer des colis pour la livraison.
- Préparer des documents de début et de fin de session pour les formations, incluant le traitement documentaire des fiches de présences.
- Soutenir le Directeur des Opérations dans la gestion quotidenne.
Évaluations et Inscriptions (niveau d’anglais et de français expert requis) :
Évaluer le niveau de communication oral d’un client par téléphone, en ligne ou en personne.Suivre les méthodes d’évaluation établies par ACA.Taper à une vitesse minimum de 30 mots par minute pour noter les réponses dans l’évaluation linguistique et en même temps maintenir la conversation avec le client.Rencontrer des clients en personne / virtuel et répondre aux questions, diriger le client au format approprié selon les disponibilités et les objectifs d’apprentissage.Compléter des entretiens en personne et par téléphone pour les inscriptions en formations privées et en formations de groupe.Coordonner les formations du grand public, organiser les groupes et assigner les formateurs, gérer les inscriptions de À à ZFaire des suivis avec les clients, au besoin.Autre :
Soutien administratif de l’équipe de gestion et des formateurs et des formatrices d'ACA.Accueillir les clients et les orienter vers leur salle de classe.Dépanner les clients et les formateurs pour les horaires et l'accès aux plateformes en ligne.Gérer un horaire chargé et faire preuve de multitâche et adaptabilité.Avoir un sens d’organisation et faire preuve d’efficacité avec son travail.Compétences informatiques : Apple OS, Microsoft Office (Word, Excel), Google Suite (Mail, Calendar, Drive, Hangouts), FileMaker Database.Expérience en enseignement d’une langue seconde un atout.ENGLISH
Client services and Evaluation Coordinator
ACA is currently looking for a dynamic, multitalented, professional and welcoming person to fill the full-time position in client service and evaluation at its Quebec City office.
Salary : $21.00 to $24.00 an hour
The Client Services and Evaluation Coordinator is responsible for the incoming and registration processes and supports other ACA teams by providing effective client services and ensuring that clients’ needs are met.
Candidates must possess a high level of bilingualism and be able to evaluate the English and French level of second language learners.
Administrative tasks (advanced level of French required) :
Answer phones providing quality customer service. Redirect calls as necessaryAnswer questions about the different types of classes offered at ACA in person and over the phone, and guide clients to make their choice of classesAnswer incoming emails, redirect inquiries to appropriate department, or provide information about training options and registration process.Organize and plan training cohorts for ACA’s adult public groups and for youth classes.Follow up with adult and youth registrationsManage and update student schedules, and contact teachers as necessaryTake payments for classes, e-mail invoicesBook appointments for placement tests and appointments using an electronic calendarScan and file documentsPlace orders and prepare items for deliveryPrepare documents for the start and end of group sessions, including processing attendance sheetsSupport the Director of Operations in daily managementStudent Evaluations, Placement Tests & Registration (expert level of English and French required) :
Evaluate students’ oral communication skills through placement tests over the phone or online for corporate classes and public classesApply ACA’s evaluation methodType at a minimum speed of 30 WPM to transcribe responses while maintaining a conversation with the clientMeet with students in person or online to answer questions about classes, providing guidance to the appropriate type of class needed to obtain their objectivesComplete student registrations (in person and by phone) for private and group classesCoordination training for the general public, organise groups and assign instructors, manage registrations from A to Z.Follow up with students as necessaryOther :
General support for teachers and staffWelcome students and show them to their classTroubleshoot with clients and instructors for schedules and access to virtual training platformsBe able to manage a busy schedule and multitask with a fast-paced scheduleBe organized and efficientComputer skills : Apple OS, Microsoft Office (Word, Excel), Google Suite (Mail, Calendar, Drive, Hangouts), FileMaker DatabaseSecond language teaching experience is an asset