Adjoint(e) administratif(ive)
PAX HabitatJoliette, Québec, Canada30+ days ago
Job descriptionCollaborer à la mise à jour de la certification Mettre à jour les documents administratifs et les statistiques Recevoir les demandes et les insatisfactions des résidents, les référer pour traitement aux personnes habilitées à y répondre et effectuer les suivis Participer aux renouvellements des baux Recevoir les demandes de réparation et d’entretien et les transmettre au responsable de la maintenance Préparer l’horaire de travail des contributeurs à la réception Accueillir les résidents, les visiteurs et les bénévoles et les diriger Répondre aux demandes de renseignements Participer aux visites de location Recevoir et transmettre les appels téléphoniques Recevoir et trier le courrier et les colis Voir à l’inventaire des fournitures de bureau et effectuer les commandes nécessaires en respectant le budget établi Contrôler les accès aux bâtiments en procédant au verrouillage ou déverrouillage des portes Voir au bon fonctionnement du photocopieur et télécopieur Assurer la mise à jour de ses compétences Fournir une assistance en situation de crise ou en situation d’urgence Assumer toute autre responsabilité à la demande de son supérieur immédiat dans le cadre général de ses fonctions Diplôme d’études collégiales en administration ou DEP en secrétariat Minimum de cinq (5) ans d’expérience dans un poste similaire Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office Expérience en rédaction de procès-verbaux et suivis de conseil d’administration Orientée vers la personne aînée Excellentes aptitudes à communiquer autant à l’oral qu’à l’écrit Confidentialité, discrétion et rigueur professionnelle Capacité d’évoluer dans un contexte de changement, grande flexibilité Être responsable, organisée et autonome
Secrétariat :
- Assumer les tâches de secrétariat de l’équipe administrative
- Participer à l’organisation de l’assemblée générale
- Rédiger, corriger et mettre en page diverses correspondances
- Standardiser et uniformiser tous les documents, formulaires, politiques et procédures, dépliants et guides nécessaires au bon fonctionnement
Administration :
Accueil :
Autres :
Exigences du poste :
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Adjointe • Joliette, Québec, Canada