Commis-secrétaire - Département de génie informatique et génie logiciel

Polytechnique Montréal Commis à l'accueil et à la gestion des dossiers - Service des stages et emplois Référence : 00002156 Durée : Emploi temporaire, temps plein Durée du mandat : indéterminée (à titre indicatif).

Endroit : Montréal Date d'échéance : mardi 18 juin 2024, à 17 h Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale.

Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.

Fière de ses 150 ans d'histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.

Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social.

Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées.

Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.

Sous la direction du supérieur immédiat, la personne recherchée accueille les communautés étudiante et professorale, employeurs, personnes diplômées et finissantes et donne des renseignements généraux sur les divers programmes et services dispensés.

Reçoit des appels téléphoniques. Effectue la saisie et le traitement de données dans différentes applications (la Ruche, Moodle, Calendrier, Outlook).

• Effectue la saisie et le traitement de textes de différents documents. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS -Accueille les corps étudiant et professoral et les employeurs qui se présentent au Service des stages et emplois (SSE), détermine le motif de leur visite, fournit les renseignements demandés et les dirige vers la personne ou le service approprié;
• Répond aux demandes de renseignements en personne, par courriel et par téléphone, des personnes étudiantes, finissantes, des employeurs et du corps professoral en ce qui a trait aux divers programmes et services dispensés par le service.
• Explique les modalités d'affichage de stages et d'emplois; -Fournit aux personnes étudiantes, aux finissantes et diplômées des renseignements sur les ressources disponibles pour la recherche d'emploi;
• Fournit des renseignements aux employeurs concernant les modalités reliées aux affichages d'offres d'emploi ou de stages, les informe des programmes gouvernementaux de subventions ou des autres formes d'aide financière;
• Effectue des entrées de données sur la Ruche, l'application Web de gestion des affichages et de suivi de stagiaires et sur Moodle;
• Répond à certaines questions relevant de sa compétence en ce qui concerne les politiques, les règles, les procédures de gestion et les pratiques en vigueur dans son secteur.
• Transmet, lorsque requis, aux employeurs les informations et documents relatifs aux avantages fiscaux liés à l'embauche de stagiaires ou de personnes diplômées;
• Occasionnellement, supporte les commis aux stages et les conseillères, conseillers en emploi dans le suivi de la présélection;
• Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations des salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires;
• Tient à jour les fichiers des inscriptions aux différentes séances d'information et ateliers et l'ajout des événements du service dans le calendrier institutionnel.
• Prépare les affiches de signalisation pour les événements. Assure un soutien clérical dans l'organisation des Journées Carrières;
• Tient à jour l'inventaire des fournitures et matériel de bureau et voit à leur renouvellement en complétant les formulaires appropriés.

Prépare les réquisitions, les transmet à son supérieur immédiat pour approbation et signature, et vérifie les disponibilités budgétaires.

• Signe certains formulaires; -Assume la responsabilité d'un système de classement. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion;
• Ouvre, trie et distribue le courrier du service, reçoit les appels téléphoniques, transmet les appels et les messages; -Utilise et voit à l'entretien courant de divers appareils tels que ordinateurs, système informatisé de traitement de l'information, photocopieur et télécopieur;
• Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis. Scolarité -Diplôme d'études secondaires (DES) ou toute autre formation jugée équivalente.

Expérience -Minimum de deux (2) années d'expérience pertinente. Autres -Maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.

• Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
• RÉMUNÉRATION -Classe 5 (de 23,32 $ à 28,05 $). Avantages de travailler à Polytechnique Montréal -20 jours de vacances annuelles -16 jours fériés -Congés sociaux et parentaux -Horaire de travail réduit durant la période estivale -Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies) -Programme d'aide au personnel -Régime de retraite à prestations déterminées DURÉE ET / OU HORAIRE DE TRAVAIL Emploi temporaire.

Durée du mandat : indéterminée (à titre indicatif). Temps complet - 35 heures par semaine. Travail en présentiel 5 jours par semaine.

Pas de télétravail sur une base régulière. MISE EN CANDIDATURE À des fins d'analyse, veuillez joindre à votre candidature, les copies de vos diplômes, de vos relevés de notes ainsi que l'évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI), si vos diplômes ont été obtenus à l'extérieur du Québec.

L'Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature.

Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d'accompagnement aux personnes souffrant d'un handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d'évaluation.

Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.

Date limite de soumission des candidatures : mardi 18 juin 2024, à 17 h.