Adjoint(e) exécutif(ve) au directeur général / Executive Assistant to the General Manager

Adjoint(e) exécutif(ve) au directeur général / Executive Assistant to the General Manager(

Job Number:

338143)

Description

*** An English description will follow ***

Nous sommes plus que des experts en aviation, nous sommes des pionniers. Nous repoussons les limites de ce qui est possible. De franchir le mur du son jusqu’aux systèmes de rotor basculant avancés. Aujourd'hui, Bell façonne l'avenir de l'aviation grâce à une ingénierie spécialisée. Venez rejoindre notre équipe.

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) principal(e) au directeur général hautement qualifié(e) et expérimenté(e) pour jouer un rôle clé auprès de notre directeur général. Le candidat idéal sera proactif(ive), organisé(e) et capable de gérer plusieurs tâches avec une grande attention aux détails.

Ce rôle est essentiel pour assurer le bon fonctionnement des opérations quotidiennes et pour appuyer les initiatives stratégiques de l’entreprise.

Sommaire des responsabilités

·Collaborer étroitement avec le directeur général pour cadrer les priorités et préparer les documents pertinents.

·Gérer l’agenda et les rendez-vous du directeur général, en veillant à une planification efficace et à la priorisation des engagements.

·Aider à gérer les courriels, les appels téléphoniques et les correspondances, en assurant une communication professionnelle et rapide.

·Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes, en maintenant des relations professionnelles et efficaces.

·Organiser et coordonner les réunions, y compris la préparation des ordres du jour, la prise de notes et le suivi des actions.

·Communiquer de manière proactive et claire tout enjeu et informations importantes au directeur général afin de garantir une progression efficace des dossiers.

·Préparer des rapports, des présentations et des documents pour les réunions de direction.

·Coordonner les déplacements professionnels, y compris les réservations de vols, d’hôtels et de transports.

·Préparer minutieusement les rapports de dépenses.

·Gérer les projets spéciaux et les initiatives stratégiques assignés par l’équipe de Direction.

·Assister dans d’autres tâches administratives et de soutien selon les besoins.

Exigences du poste / Qualifications

·Diplôme d’études collégiales ou universitaire en administration ou dans un domaine connexe.

·Minimum de 10 ans d’expérience en tant qu’adjoint(e) exécutif(ive) ou dans un rôle similaire.

·Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.

·Bonne compréhension de l’environnement sociopolitique québécois, canadien et nord-américain.

·Compétences exceptionnelles en communication écrite et verbale.

·Maîtrise des outils bureautiques, notamment Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams, One Note, SharePoint) et des logiciels de gestion de calendrier.

·Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives.

·Discrétion et capacité à gérer des informations confidentielles avec intégrité.

·Flexibilité et capacité à s’adapter à un environnement de travail dynamique et en évolution rapide.

·Bilingue français / anglais avec une maîtrise parfaite des deux langues, ce poste nécessitant des communications en anglais avec les équipes de Bell situées hors Québec, ainsi que les partenaires et clients hors Québec.

Avantages de travailler chez Bell Textron Canada

·Programme d’assurances collectives et soins de santé virtuel

·Régime d’épargne retraite

·Moyenne de 13 jours fériés / mobiles

·Possibilité de cumuler le temps supplémentaire en temps compensé jusqu’à concurrence de 40 h par année

·Politique d’horaire flexible

·Programme d’aide à l’éducation

·Programme de remboursement pour les frais de conditionnement physique

·Programme d’aide aux employés et à la famille

Ne ratez pas votre chance de vous joindre à un milieu diversifié et inclusif qui favorise un sentiment d’appartenance. En tant que membre de notre effectif mondial, vous collaborerez avec des équipes dévouées et enthousiastes, dont les différences d’expériences, d’antécédents et d’idées et une solide passion pour nos produits nous permettent d’aller au-delà du vol.

Qualifications

*** English ***

We are pioneers. We were the first to break the sound barrier and design the first functional jetpack. We were aboard NASA’s first lunar mission and brought advanced tiltrotor systems to market. Today, we are defining the future of on-demand mobility. At Bell, we are proud to be an iconic company with superb talent, rapidly creating novel and coveted vertical lift experiences.

We are seeking a highly skilled and experienced Executive Assistant to support our General Manager in a pivotal role. The ideal candidate will be proactive, highly organized, and adept at managing multiple tasks with exceptional attention to detail.

This position is essential to ensuring the seamless execution of daily operations and contributing to the success of the company’s strategic initiatives.

Summary of responsibilities

·Collaborate closely with the General Manager to establish priorities and prepare necessary documents.

·Efficiently manage the General Manager's calendar and appointments, ensuring effective planning and prioritization of commitments.

·Handle emails, phone calls, and correspondence with professionalism and promptness.

·Serve as a liaison with internal and external stakeholders, fostering professional and effective relationships.

·Organize and coordinate meetings, including drafting agendas, taking notes, and tracking follow-up actions.

·Communicate proactively and clearly to the General Manager regarding key issues and important information to ensure smooth progress on tasks.

·Prepare detailed reports, presentations, and documents for management meetings

·Arrange business travel logistics, including booking flights, accommodations, and transportation.

·Accurately prepare and submit expense reports.

·Oversee special projects and strategic initiatives as assigned by the Management Team.

·Provide comprehensive administrative support and assistance as required.

Job requirements / Qualifications

·A college or university degree in administration or a related field.

·At least 10 years of experience as an Executive Assistant or in a comparable role.

·Outstanding organizational skills with the ability to manage multiple priorities effectively.

·Solid understanding of the sociopolitical landscape in Quebec, Canada, and North America.

·Exceptional written and verbal communication skills.

·Advanced proficiency in office tools, including Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneNote, SharePoint) and calendar management software.

·Ability to work independently and demonstrate initiative.

·High level of discretion and integrity in handling confidential information.

·Flexibility and adaptability to thrive in a fast-paced and rapidly evolving work environment.

·Fully bilingual in French and English, with excellent proficiency in both languages, as the role involves communication in English with Bell teams, partners, and customers outside Quebec.

Benefits of working at Bell Textron Canada

·Group insurance program, including access to virtual healthcare services

·Retirement savings plan

·Average of 13 statutory and mobile holidays annually

·Possibility of banking overtime in compensated time up to 40 hours per year

·Flexible schedule policy

·Education assistance program for employees

·Reimbursement program for fitness fees

·Employee and Family Assistance Program

Don’t miss the chance to join a diverse, inclusive environment where you feel a sense of belonging. As a member of our global workforce, you will collaborate with dedicated, enthusiastic teams where unique experiences, backgrounds and ideas combined with a strong passion for our products take us above and beyond flight.

Recruiting Company:Bell Textron Inc.