Adjoint administratif principal ou adjointe administrative principale, Ville de Québec

Lieu : Ville de Québec

La Société financière IGM Inc. est l’une des principales sociétés diversifiées de gestion de patrimoine et d’actifs, et elle gère un actif total d’environ 271 milliards de dollars.

La Société fournit une vaste gamme de services de planification financière et de placement afin d’aider plus de deux millions de Canadiens et de Canadiennes à atteindre leurs objectifs financiers.

La Société exerce ses activités principalement par l’entremise d’IG Gestion de patrimoine et de Placements Mackenzie.

IG Gestion de patrimoine adhère au modèle d’entreprise unique de la Financière IGM qui repose sur des marques de premier plan et sur une stratégie de distribution multicanal.

Fondée il y a plus de 90 ans, elle est devenue l’une des sociétés parmi les plus grandes et les plus respectées au Canada.

Cheffe de file dans son secteur, notre société offre les meilleurs conseils, la meilleure expérience et les meilleurs résultats possibles et personnalisés à sa clientèle.

IG Gestion de patrimoine est fière d’avoir été désignée parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada (2022) par Mediacorp Canada Inc.

grâce à des initiatives de mieux-être personnel qui s’articulent autour de quatre piliers importants que sont la santé physique, la santé mentale, la santé sociale et la santé financière.

Voici votre chance de vous bâtir une carrière au sein d’une organisation de premier plan où vous pourrez apprendre, croître et prospérer sur les plans professionnel et personnel.

À IG Gestion de patrimoine, nous avons comme vision d’inspirer confiance en matière de finances.

Vous vous joindrez à une équipe qui croit que notre réussite passe par celle de notre clientèle et dont les membres travaillent en étroite collaboration pour réaliser tout notre potentiel.

Vous vous joindrez à une équipe qui mise sur l’excellence lorsqu’il s’agit de se perfectionner et d’échanger connaissances et compétences.

Vous pourrez apporter une contribution utile à notre clientèle et au monde qui nous entoure, en plus de faire partie d’une équipe qui s’investit à fond.

IG Gestion de patrimoine propose un milieu de travail diversifié et inclusif; et tout commence par un effectif représentatif.

Nous invitons toutes les personnes qualifiées représentant la diversité du Canada à soumettre leur candidature, notamment les personnes racisées, les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées, les membres de la communauté 2SLGBTQIA+, les personnes représentant la diversité des genres et les personnes neurodivergentes, ainsi que tous ceux et celles qui peuvent contribuer à la diversité des idées.

Le ou la vice-président(e) régional(e) (VPR) est à la recherche d’un adjoint administratif ou d’une adjointe administrative.

Ce poste est essentiel afin de soutenir le ou la VPR qui travaille en étroite collaboration avec l’équipe des leaders de la Distribution pour diriger de façon stratégique tous les aspects liés à l’exploitation et à la gestion du bureau régional local d’IG Gestion de patrimoine.

En attirant et en acquérant tant des clients que des conseillers de talent et en les retenant, le ou la VPR a la responsabilité de la croissance à long terme, de la productivité et des résultats de vente de son bureau régional.

De plus, il lui incombe de bâtir une solide culture de conformité, de diversité et d’inclusion au sein du bureau régional.

FONCTIONS :

En tirant parti de l’expérience acquise dans des fonctions administratives, l’adjoint ou adjointe administrative sera responsable d’offrir un soutien administratif complet au ou à la VPR tout en travaillant dans un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide, où la confidentialité est de mise et où les tâches sont multiples.

Vous devez être une personne motivée et très bien organisée et avoir une facilité à communiquer et une passion pour le service à la clientèle.

Responsabilités :

Offrir des services de soutien administratif confidentiel et de premier ordre au ou à la VPR.

Tenir l’agenda des rendez-vous et coordonner les rencontres (en personne ou en mode virtuel).

Gérer la boîte de réception et exécuter des tâches pour le ou la VPR.

Surveiller le calendrier de façon proactive.

Offrir du soutien et agir comme ressource sur des mandats.

Fournir des rapports d’avancement de projet et de dossier, faire le suivi des problèmes; préparer les trousses et l’ordre du jour des réunions, les listes de mesures à prendre et les procès-verbaux (au besoin);

organiser la documentation.

Soutenir et gérer l’adoption de technologies.

Préparer des éléments de correspondance, des rapports et des exposés.

Organiser les voyages d’affaires et préparer les notes de frais.

Offrir du soutien marketing, administratif, aux ventes et à l’égard des processus au ou à la VPR et à l’ensemble du bureau régional.

Établir le contenu marketing et en faire la publication dans les différents médias sociaux. Se tenir infoirmé(e) des nouvelles tendances sur le marché.

Offrir du soutien technologique en ce qui concerne le programme UVAP, la transmission au service d’assistance et les demandes de renseignements généraux.

Soutenir les activités et stratégies d’expansion des affaires et de marketing au besoin.

Faciliter la tenue d’événements d’acquisition de clientèle pour le bureau régional (en personne ou en mode virtuel).

Participer de façon proactive aux évènements clients et à l’organisation des formations des spécialistes de la région.

Travailler sur les dossiers SPGP en rassemblant les documents et en remplissant les formulaires d’intégration, veiller à ce que les mises à jour et appels nécessaires soient planifiés (communiquer avec les personnes concernées au besoin), et faire un suivi pour que les dossiers soient traités sans délai.

Acquérir une bonne connaissance pratique du Portail des conseillers et être capable de générer des rapports sur les activités des conseillers et du bureau régional (TBRE, acquisition de clientèle, progrès vers la tarification dégroupée, suivi dans le PPV).

Travailler en soutien et en collaboration avec tous les échelons de la direction régionale (VPR, GD), les employés (bureau régional, conformité, marketing) et les conseillers, souvent dans plusieurs emplacements.

Soutien au bureau régional, notamment :

Travailler en collaboration avec l’équipe de l’Exploitation des bureaux régionaux pour répondre aux besoins liés aux espaces de travail, au matériel et à la gestion des installations.

Assurer au besoin la relève pour les tâches de réception du bureau régional.

Coordonner et aider à organiser des projets spéciaux et des rencontres et événements au bureau régional.

Participer au budget et à la gestion financière du bureau régional.

Épauler le ou la VPR sur les plans suivants :

• Établissement d’un milieu de travail respectueux et création et promotion d’une culture diversifiée et inclusive;
• Soutien à la collectivité et engagement communautaire;
• Création d’une forte culture de conformité;

Surveillance du respect des politiques de la Société.

Compétences requises :

Diplôme en administration des affaires ou autre diplôme d’études postsecondaires dans une discipline commerciale connexe, ou expérience équivalente, et au moins cinq ans d’expérience dans des tâches administratives, de préférence dans le secteur des ventes ou des services financiers.

Excellentes aptitudes à communiquer et solide entregent permettant d’interagir efficacement avec des personnes de tous les niveaux de l’organisation et la clientèle.

Excellentes aptitudes à la rédaction en français.

Souci du service et excellentes habiletés en gestion des relations.

Capacité à travailler à la fois de façon autonome et en collaboration au sein d'une équipe dynamique.

Capacité de traiter les renseignements confidentiels avec tact et professionnalisme.

Compétences technologiques et numériques exceptionnelles; habileté à évoluer dans un environnement numérique et à exploiter la technologie pour la gestion des documents;

esprit de collaboration, etc.

Maîtrise des applications de MS Office (Microsoft Word, Outlook et PowerPoint, Teams) à un niveau avancé, utilisation d’infographies dans PowerPoint;

niveau intermédiaire pour Excel.

Flexibilité et facilité à travailler dans un milieu en constante évolution où les choses bougent rapidement.

Excellente aptitude à la planification, à l'organisation et à l'établissement des priorités, et capacité de travailler simultanément à de multiples projets.

Nous vous invitons à consulter notre page Carrières en cliquant sur le lien :

https : / / www.ig.ca / fr / carrieres

Nous remercions tous les candidats et candidates de leur intérêt envers IG Gestion de patrimoine. Toutefois, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

IG Gestion de patrimoine s’engage à offrir une expérience de recrutement sans obstacle. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation ou que cette information soit présentée dans un autre format à tout moment pendant le processus de recrutement, veuillez communiquer avec l’équipe Acquisition des talents qui verra à répondre à vos besoins.

Pour postuler, faites parvenir votre candidature d’ici le 20 septembre 2024.

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