Agent À L'Accueil

AGENT(E) À L'ACCUEIL ET À L'EXPÉRIENCE CITOYENNE Expérience citoyenne Accueillir les demandes des citoyens qui se présentent à la mairie; Assurer le traitement des appels téléphoniques et des communications électroniques en les dirigeant aux personnes concernées; Assurer la prise en charge de la messagerie du Facebook de la Ville de Sainte-Brigitte-de-Laval Fournir à la clientèle les renseignements et services pertinents à leurs demandes; Soutenir et accompagnerle citoyen dans l’utilisation des services et des plateformes en ligne que la Ville met à sa disposition; Assurer la mise à jour et la mise en place des publications de la municipalité et des organismes dans le présentoir et répondre aux demandes d’affichage aux babillards publics de la mairie et du centre communautaire; Assurer la prise en charge de la réception téléphonique des autres Services municipaux, au besoin (notamment assurer la prise en charge des diverses requêtes, plaintes ou demandes reçues en cas d’absences). Tâches journalières liées à la réception Ouvrir et fermer les bureaux de la mairie; Assurer la gestion, le tri, la distribution et l’expédition du courrier postal et / ou des colis; Assurer un soutien administratif de toutes demandes venant des autres services de la Ville, à la demande de la direction générale; Assurer la mise à jour de l’inventaire de la papeterie de la mairie; Effectuer des appels deservice concernant le système téléphonique, PG Solutions et concernant les modifications à effectuer dans le logiciel de gestion; Effectuer la saisie descongés fériés dans le système téléphonique et toutes modifications et / ou création aux boîtes vocales; Assurer la mise à jour de certaines procédures internes relatives aux responsabilités entourant la réception. Support aux communications Effectuer certaines mises à jour et corrections mineures sur le site web de la Ville; Intégrer les évènementsrécurrents au calendrier municipal sur le site web et le portail citoyen Voilà (activités de la Ville, dates de versement des taxes, séances du conseil, etc.); Recevoir et adresser les demandes d’entrevues des représentants des médias, au besoin; Assurer la liaison avecdifférents fournisseurs; Assurer la mise à jour des dossiers citoyens dans les différentes plateformes utilisées par la Ville (CITAM, Voilà, etc.); Procéder à des envois massifs dans le cadre d’invitations, rappels et informations aux citoyens et effectuer les suivis requis. La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne occupant ce poste. Compétences recherchées Service axé sur la clientèle; Autonomie; Discernement et jugement; Capacité d’adaptation et polyvalence; Esprit d’équipe et collaboration. Exigences du poste Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou en bureautique ou tout autre formation pertinente à la fonction; Expérience pertinente dans un poste similaire; Très bonne connaissancedes logiciels de la Suite Office. Toute autre combinaison de scolarité et d’expérience jugée pertinente et équivalente pourra être considérée.Remarques : Il est entendu que la présente description d'emploi reflète les éléments généraux du travail accompli et ne doit pas être considérée comme une description exhaustive de toutes les tâches à accomplir. La Ville de Sainte-Brigitte-de-Laval se réserve le droit de vérifier les antécédents judiciaires qui ont un lien avec l’emploi. La Ville souscrit aux principes de la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans les organismes publics. L’utilisation du masculin est uniquement pour alléger le texte.Nous vous remercions à l’avance de votre candidature, cependant, seules les personnes retenues seront contactées.