Vous souhaitez jouer un rôle clé dans le succès d'une entreprise québécoise en pleine expansion? Vous avez à cœur d'assurer une expérience client exemplaire tout en offrant un soutien administratif? Ce poste est pour vous!
Sommaire des principales fonctions :
Le ou la titulaire du poste de réceptionniste et soutien administratif sera chargé(e) d'accueillir les visiteurs, de gérer les appels et la correspondance, et de coordonner diverses activités du bureau. Cette personne fournira un soutien administratif aux membres de la direction et des ressources humaines et participera à l'organisation de réunions ainsi qu'à la préparation de présentations PowerPoint pour le comité de direction.
Responsabilités :
Réception et accueil :
- Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers la personne appropriée;
- Répondre aux demandes de renseignements par téléphone, en personne ou par voie électronique, et les acheminer si nécessaire;
- Traiter le courrier entrant et sortant (postal et électronique), gérer les envois de petits colis (FedEx, UPS);
- Accueillir les fournisseurs, signer les livraisons et gérer l’ouverture de la barrière pour les camions.
Soutien administratif :
Fournir un support administratif aux membres de la direction (comptes de dépenses, numérisation, photocopie, etc.);Gérer les commandes de fournitures de bureau et maintenir l’inventaire;Assister à la programmation des puces d’accès pour les employés;Coordonner avec le gestionnaire du bâtiment et les équipes de nettoyage et de réparation pour résoudre les problèmes;Maintenir à jour les dossiers des dépenses de bureau;Soutenir les équipes dans leurs tâches administratives, participer à l’entrée de données et à la mise à jour de documents RH;Planifier l’arrivée des nouveaux employés et suivre les procédures établies;Entrer les factures RH dans le système SAP;Préparer des présentations PowerPoint pour le comité de direction;Effectuer toute tâche contribuant au bon fonctionnement général du bureau.Coordination de réunions et de voyages :
Organiser et planifier les réunions de la direction, réserver les salles et envoyer les invitations;Commander le traiteur et les fournitures pour les réunions du comité exécutif;Coordonner les voyages d’affaires et préparer les itinéraires, y compris la réservation des vols, hôtels et voitures de location.Qualifications :
Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration ou attestation d’études collégiales (AEC) en administration assortie d’une expérience pertinente;1 à 3 ans d’expérience en tant que réceptionniste;Bilingue (français et anglais) à l’oral et à l’écrit.Attitude professionnelle et excellentes aptitudes pour le service à la clientèle;Capacité démontrée à communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit;Rigueur, souci du détail, capacité d’analyse et esprit de synthèse;Respect de la confidentialité et aptitude à travailler sous pression tout en gérant plusieurs tâches;Excellente gestion du temps et des priorités;Sens de l’initiative et capacité à travailler de manière autonome;Maîtrise des produits MS Office (PowerPoint, Excel, Word, Outlook, Teams);