Adjoint administratif aux opérations

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Rejoignez l’équipe en tant qu’adjoint(e) administratif(ve) ! Sous la supervidu Directeur des opérations, l’adjoint(e) administratif(ve) est responsable d’exécuter des tâches administratives et de secrétariat de la division. Le titulaire du poste apportera également un soutien auprès des équipes terrain et d’ingénierie mais aussi de la direction.

Vos responsabilités :

• Assurer la réception des visiteurs à l’accueil ;
• Répondre et diriger les appels téléphoniques de façon courtoise et polie ;
• Assurer la réception et répartition du courrier interne et externe ;
• Rédiger et distribuer des courriels, des mémos, des lettres et des formulaires ;
• Aider à la préparation et à l’envoi des offres de service ;
• Participer à la rédaction et l’envoi des rapports aux clients ;
• Développer et maintenir un système de classement papier et numérique ;
• Mettre à jour les procédures du bureau ;
• Réserver et suivre les arrangements de voyage pour les techniciens ;
• Compiler et soumettre les feuilles de temps et les comptes de dépenses ;
• Gérer les courriels entrants incluant les demandes clients ;
• Gérer, manipuler, analyser et mettre à jour des bases de données (liées aux informations prélevées sur chantier, analyse de rentabilité, etc.) ;
• Produire des rapports périodiques, statistiques ou autres ;
• Fournir le support administratif nécessaire aux différents départements de la division ;
• Participer à la tenue d’inventaires et communiquer les niveaux de ceux-ci ;
• Effectuer toutes autres tâches demandées par le supérieur immédiat ;
• Gérer les informations sensibles de manière confidentielle ;
• Développer et mettre à jour les systèmes administratifs pour les rendre plus efficaces.

Le candidat doit avoir de bonnes compétences en communication orale et écrite et organiser son travail en ayant une maîtrise des outils tels que la Suite Office pour Word, Excel, PowerPoint ainsi que du matériel de bureau (imprimantes, numériseurs, etc.). Également le candidat sera appelé à maîtriser l’utilisation des autres logiciels et progiciels de la compagnie.

Ce que nous offrons :

Pré-requis du poste Exigences :

Compétences demandées :