Commis, support aux opérations

L3Harris se fait un devoir de recruter et de former des talents diversifiés et performants qui sont passionnés par ce qu’ils font. Nos employés sont liés par un engagement commun envers leur croissance professionnelle et la mission de nos clients. L3Harris offre un environnement inclusif et engageant conçu pour responsabiliser les employés et encourager un équilibre entre le travail et la vie personnelle. Notre culture repose sur l’importance que nous accordons à nos valeurs, notre dévouement envers nos collectivités et notre engagement envers l’excellence dans tout ce que nous faisons.

L3Harris Technologies est un innovateur agile d’envergure mondiale en matière de technologie aérospatiale et de défense, offrant des solutions complètes qui répondent aux besoins essentiels des clients. L’entreprise fournit des technologies pour la défense et des technologies commerciales avancées dans les domaines aérien, terrestre, maritime, spatial et cybernétique. L3Harris a un chiffre d’affaires annuel d’environ 18 milliards de dollars, compte 50000 employés et a des clients dans plus de 100 pays.

L’horaire de travail 9/80 est disponible pour la plupart des employés aux États-Unis et au Canada.

Votre prochain défi en tant que Commis, support aux opérations :

Relevant du Chef de service – organisation matérielle, le commis assure différents volets administratifs afin de supporter les opérations quotidiennes du département.

Votre quotidien:

Volet Achats

• Compléter les demandes d’achats (« Purchasing Request ») pour les départements 032, 894, DND et sécurité;
• Demander une soumission au département des achats;
• Demander l’approbation du représentant du client à la réception de la soumission;
• Compléter la demande d’achat (« Purchasing Request »);
• Acheminer les demandes d’achats directement à certains fournisseurs (comptes ouverts);
• Assurer le suivi de l’approbation des demandes d’achat (« Purchase Order »);
• Assurer le suivi des demandes d’achats et informer les divers intervenants des dates estimées de livraison;
• Trier, vérifier et traiter les factures en lien avec les départements 032, 894, DND et sécurité;
• Acheminer les factures au département des finances;

Volet Finances

• Assurer le suivi du budget du département et rapporter les écarts;
• Préparer les prévisions (« forecast »);
• Préparer, documenter, mettre à jour et analyser le cahier des transferts de charge aux départements (Napperon);
• Acheminer au département des finances le cahier des transferts de charge;
• Compléter les demandes de paiements mensuels des loyers;
• Gérer, balancer et approvisionner la petite caisse;
• Compléter les comptes de dépenses de la petite caisse et des employés du département;
• Estimer, réviser et compléter les demandes d’ouvertures des comptes ouverts auprès des fournisseurs de service (« Purchasing Request »);
• Assurer un suivi et réviser s’il y a lieu les comptes ouverts auprès des fournisseurs de service;

Volet Organisation matérielle

• Recevoir, traiter et recueillir les demandes des usagers au niveau des services en lien avec le bâtiment et le stationnement (entretien ménager, ventilation, dégât d’eau, toilette bloquée, etc);
• Créer les bons de service dans le système (ACCESS) à partir des demandes des usagers externes (CAE, DND) ou lors d’urgence à l’interne;
• Recevoir, traiter et acheminer les appels des usagers du poste 2222;
• Traiter et/ou acheminer les demandes de soutien des usagers en lien avec la boîte de courriel « Helpdesk Plant Engineering »;
• Compléter et acheminer les demandes de visite des fournisseurs (JIRA);
• Assurer le suivi et participer à la rédaction des réponses des « DAC » avec l’équipe;
• Préparer les « Autorisations de livraison » pour le transport;
• Entrer les fiches signalétiques dans le système des produits dangereux (MAERIX);

Volet Administratif

• Compiler, réviser, corriger et soumettre des rapports (liste des codes du grand livre, fiches de travail, calendrier de maintenance, etc) en respectant les échéances établis;
• Mettre à jour des instructions et des procédures;
• Importer les instructions et procédures dans le système (SAP);
• Agir à titre de ressource technique au niveau administratif auprès des membres de l’équipe;
• Maintenir le système de classement et assurer l’entretien et la mise à jour des dossiers;
• Préparer et envoyer le courrier Fedex et Poste Canada pour les départements 032, 894 et sécurité;
• Récupérer, trier et distribuer le courrier;
• Organiser, coordonner et assurer le suivi des réunions d'équipe du département et offrir le soutien technique pour les vidéoconférences;
• Compléter les demandes de personnel (réquisition) ainsi que les demandes de transfert;
• Mettre à jour l’organigramme;
• Mettre à jour le calendrier des vacances des départements 032 et 894;
• Procéder aux réservations des automobiles et acheminer l’information aux demandeurs;

Volet Traitement des heures (Kronos)

• Compléter les heures de travail dans le système pour le département pour le groupe entretien;
• Apporter des corrections aux heures s’il y a lieu (transfert ou autre);
• Agir à titre de remplaçant(e) du commis du département des opérations pour le logiciel Kronos;
• Émettre des rapports selon les demandes;

Compétences et connaissances essentielles:

• Diplôme d'études collégiales technique en bureautique ou l'équivalent;
• Cinq (5) années d'expérience dans un poste similaire;
• Expérience aux achats et/ou aux finances (un atout);
• Excellentes aptitudes de communication tant en anglais qu'en français, oral et écrit;
• Maîtrise de la suite MS Office, incluant le logiciel Visio;
• Bonne compréhension des enjeux politiques et capacité à gérer les situations difficiles avec tact et diplomatie;
• Bon sens de l'organisation, orienté vers la rencontre des objectifs établis et aimer le travail d'équipe.

Ce qui vous démarque:

• Vous aimez être dans l’action;
• Vous n'avez pas peur de travailler sur plusieurs dossiers à la fois;
• Vous êtes une personne de terrain, vous aimez le contact avec les employés;
• Vous performez quand vous bénéficiez d’un haut niveau d’autonomie dans votre travail;
• Vous avez un grand sens de l’éthique et de la confidentialité;
• Vous avez à cœur la réussite de l’entreprise.

Critères d’admissibilité (obligatoire):

• Être admissible à l’inscription du Programme des marchandises contrôlées ;
• Être admissible à l’obtention et au maintien de la cote de fiabilité et cote de sécurité Niveau II (SECRET) du gouvernement canadien.
• Doit pouvoir satisfaire aux exigences de la réglementation américaine sur le trafic international d'armes (ITAR) .
• Emplacement non–accessible en transport en commun, voiture /co-voiturage requis.

L3Harris est fière d'être un employeur axé sur l'équité en matière d'emploi et s'engage à traiter tous ses employés et postulants à un emploi avec respect et dignité ainsi qu'à maintenir un lieu de travail exempt de toute discrimination. Toute personne posant sa candidature à un poste sera considérée sans égard à ce qui suit : race, origine nationale ou ethnique, couleur, religion, âge, nationalité, ascendance, genre, sexe, orientation sexuelle, identité ou expression de genre, état civil, situation familiale, caractéristiques génétiques, déficiences, statut de citoyenneté ou condamnation pour une infraction pour lequel un pardon a été accordé ou à l'égard de laquelle une suspension du casier a été ordonnée, ou toute autre caractéristique protégée par les lois applicables en matière de droits de la personne.

L3Harris maintient un milieu de travail sans drogue et effectue des tests de dépistage de drogues et d'alcool avant l'embauche ainsi que des vérifications d'antécédents, conformément aux lois applicables. Ces résultats ne sont accessibles et consultés que par les personnes de L3Harris qui ont une responsabilité directe dans le processus d'embauche. Si vous ne vous présentez pas à un test de dépistage de drogues et d'alcool, refusez de vous soumettre à un tel test ou si votre test est positif pour la présence de drogues ou d'alcool, le processus d'embauche peut être conclu ou votre offre d'emploi peut être annulée, à la seule discrétion de L3Harris.