Agente, agent de secrétariat - B2425-54

VOTRE GROUPE DE TRAVAIL    Bureau des relations extérieures (2 jours) et Secrétariat général (2 jours) SOMMAIRE DE LA FONCTIONAssister les deux directions dans l'accomplissement de leur mandat. Participer aux opérations reliées à la gestion, dont la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ainsi qu'à tout autre dossier spécifique. En l'absence de ses supérieurs, veiller au maintien et au suivi de certaines opérations.TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALESParticiper aux différentes opérations afférentes aux projets du Bureau des relations extérieures (développement des partenariats, de la mobilité internationale étudiante et de la philanthropie) et du Secrétariat général. À cette fin, effectuer les recherches nécessaires, communiquer avec les personnes-ressources, fournir des réponses à certaines questions sur des sujets variés et remplir les formulaires administratifs requis;Collaborer à la bonne marche des deux directions et suggérer des modifications susceptibles d'améliorer leur fonctionnement; colliger et compiler l'information et les statistiques relatives à son domaine, produire et préparer des rapports, effectuer les mises à jour requises et les suivis appropriés;Soutenir les deux directions dans la gestion de leur agenda. À cette fin, tenir à jour un calendrier de planification des activités, prendre et fixer certains rendez-vous pour ses supérieurs, organiser certaines rencontres selon les priorités, réaménager l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus; effectuer le suivi de décisions prises par ses supérieurs et prendre les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation; soutenir les directions et les personnes professionnelles dans la préparation de dossiers, rapports et présentations devant être soumis aux instances, aux bailleurs de fonds ou aux donateurs;Recevoir et filtrer les appels téléphoniques et les courriels entrant sur des boîtes génériques et donner des renseignements; accueillir les visiteuses et les visiteurs, s'informer de l'objet de l'entretien et préparer les documents nécessaires; orienter ceux dont le problème peut être réglé par une autre autorité. Prendre connaissance du courrier et le trier en fonction des priorités.Préparer les dossiers en effectuant les recherches et les consultations préalables. Répondre aux demandes relevant de sa compétence. Rédiger des projets de réponse complexes. Noter les suites à donner et effectuer le suivi des dossiers.Tenir à jour la comptabilité des unités, enregistrer les dépenses effectuées, comparer les écritures comptables avec les pièces justificatives, relever les erreurs et aviser le personnel concerné, faire rapport sur les états de comptes; participer à la planification et à la révision des budgets, rédiger les bons de commande, tenir à jour le registre des dépenses et informer les personnes concernées des disponibilités budgétaires;Tenir à jour les dossiers du personnel et préparer les documents requis lors des affichages, des engagements, des promotions, des nominations, des affectations, des congés divers, des absences, etc.; veiller au respect des échéanciers et des procédures et normes en vigueur;Organiser des réunions; faire les convocations, effectuer les réservations de salles et d'équipements; préparer et acheminer le matériel et les documents nécessaires; rédiger l'ordre du jour, assister aux réunions, prendre note des délibérations, rédiger les procès-verbaux et donner suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.Tenir à jour les dossiers de l'unité administrative, assumer la responsabilité du système de classement et appliquer la procédure d'archivage; effectuer la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion et participer à leur développement afin d'améliorer l'efficacité des opérations.Effectuer la mise en page de divers documents tels que lettres, rapports, mémos et en vérifier l'orthographe et la grammaire. Signer certains documents relevant de sa compétence.Participer à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, missions, évènements à caractère philanthropique.Accomplir temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et res¬ponsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l'évaluation.EXIGENCESScolarité : Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalenteExpérience : 5 ans d'expérience pertinenteAUTRES Maîtrise des logiciels de la suite Office.Maîtrise du système informatique pour fins de gestion budgétaire.Très bonne connaissance linguistique en français parlé et écrit (70%, validé par test).Habiletés reconnues pour la rédaction de texte.Sens de la collaboration, de l'anticipation, de la planification et de l'organisation développé.Habiletés dans les relations interpersonnelles, qualités de discrétion, de professionnalisme et de diplomatie.Polyvalence et capacité d'adaptation.MODE DE TRAVAILHybride.TYPE DE POSTE Surcroît 4 jours par semaine, d'une durée d'un an. L'Université TÉLUQ souscrit aux programmes d'accès à l'égalité et l'équité en matière d'emploi et valorise la diversité et l'inclusion au sein de sa communauté. De ce fait, elle invite toutes les personnes qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature, en particulier les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à postuler. L'Université TÉLUQ souscrit avec conviction aux principes d'équité, de diversité et d'inclusion (EDI). Elle reconnaît l'importance de l'EDI dans la poursuite de l'excellence en enseignement et en recherche. Ainsi, l'Université TÉLUQ entend non seulement contribuer à une meilleure représentativité de la collectivité canadienne au sein des milieux de recherche canadiens, mais également à promouvoir l'excellence en recherche, et ce, de façon durable. Dans cette optique, l'Université TÉLUQ s'engage à devenir, par ses actions, un chef de file en matière de diversité, d'équité et d'inclusion.Enfin, sur demande, le processus de recrutement peut être adapté selon les besoins des personnes vivant avec des limitations.