Adjoint administratif

Le rôle principal et habituel du Registraire consiste être une personne-ressource en s'assurant du bon fonctionnement des cimetières. Elle tient les registres à jour pour tous les cimetières, mausolées et columbariums. Fait la logistique de toutes les activités de cimetière provenant de l'interne ou l'externe.RESPONSABILITÉS / TÂCHESService à la clientèle Agit comme personne-ressource pour l'ensemble des activités; Offre un support aux familles et aux conseillers pour la mise à jour des contrats de sépulture ainsi que toutes particularités; Maîtrise et fait connaître l'importance des règlements du cimetière; Reçoit et gère efficacement les plaintes et commentaires concernant les concessions (niche, terrain, enfeu) par l'utilisation des logiciels et outils informatiques fournis par l'entreprise;Soutien administratif  Tient à jour les registres; Gère administrativement les demandes d'inhumation en lien avec dossier de concession; Gère administrativement tous les nouveaux contrats de concessions; Avise la comptabilité lorsque le contrat est prêt à être facturé; S'assure de respecter l'échéancier des périodes de fin de mois; Procède au classement et à la numérisation des documents au besoin; Voit au bon ordre et à la mise à jour des archives du cimetière; Surveille les échéances des concessions et s'assure de leur renouvellement; S'assure de percevoir les frais du permis d'installation de monument famille, si requis; Vérifie l'aspect légal des documents et vérifie l'exactitude des informations; Accueille les fournisseurs en lien avec les cimetières, mausolées et columbariums;Soutien aux opérations  Approuve tous les contrats des concessions du réseau; Approuve toutes les requêtes de sépulture corps et cendres; Coordonne et tient à jour le calendrier des inhumations du réseau; Assure la logistique des inhumations (mises en enfeu, mise en terre, etc.); Accueil et accompagne toutes les familles GYL pour inhumation au CPDF; Accueil et accompagne toutes les familles en provenance de l'extérieur pour inhumation; Travaille en étroite collaboration avec les conseillers aux familles; Avise son supérieur immédiat en cas de problème; Gère l'entreposage des cendres à la demande des complexes;Support préposé immobilier cimetière Coordonne les tâches quotidiennes et hebdomadaires avec le préposé immobilier cimetière; Gère les urgences et communique les priorités au préposé immobilier cimetière; Planifie l'installation des monuments, plaques et autres et fait le pont avec le préposé immobilier cimetière; Vérifie la conformité des installations de plaques et monuments ainsi que les ornements et la plantation des fleurs et vivaces; Vérifie la présentation et l'état général des cimetières, mausolées et columbariums. Travaille en étroite collaboration avec le préposé immobilier cimetière;Gestion des plaques, monuments et gravures  Reçoit et approuve tous les bons de commande (plaques, monuments et gravures); S'assure de la conformité de la commande selon les standards du cimetière; Perçoit le paiement du permis d'installation, si monument externe; Place les commandes auprès du fournisseur et tient à jour le rapport des commandes; Reçoit le croquis et fait le pont avec la famille pour approbation; Coordonne l'installation et fait le suivi avec le préposé immobilier cimetière; S'assure de l'exactitude des produits reçus; Vérifie l'exactitude des inscriptions gravées; Archive une photo du produit dans le contrat du client au Virtual Files; Avise la famille que le produit a été livré et est en place;Gestion des marchés de gros  Reçoit et analyse les nouvelles demandes et fait l'ouverture de dossier; Coordonne les activités des marchés de gros selon les demandes reçues; Saisit les demandes dans le système informatique pour création du contrat; Respecte les délais de service établis dans l'entente; Offre un soutien et agit comme personne-ressource auprès du client;Autres tâches connexes Assure l'application des procédures visant à sauvegarder l'intégrité et la confidentialité des informations; Veille à l'image de l'entreprise et : propreté des cimetières; Toutes autres tâches liées à son emploi demandées par son supérieur immédiatEXIGENCES Diplôme d'études secondaires Minimum de 3 années d'expérience en soutien administratif Minimum de 3 années d'expérience en service à la clientèle Maîtrise des logiciels de la suite MS Office Maîtrise de la langue française et fortes habiletés rédactionnelles; Bonne connaissance de la langue anglaise. Anglais requis pour répondre efficacement au besoin de notre clientèle anglophone et de nos fournisseurs à l'extérieur du Québec.  Permis de conduire classe 5