Lease Administrator

Job Summary

Reporting to the Lease Administration Director, the Administrator’s main role will be to review the documentation for the department and be accountable for financial analysis and lease administration for a portfolio of Dollarama stores throughout the country. He/she will take a proactive approach to Lease Administration, utilizing their knowledge to implement best in class practices and processes.

The LeaseAdministrator will be responsible for most of the documentation that is received in the department. They will be reviewing and abstracting key clauses from leases/documents and also be responsible to thoroughly analyze all year-end billings and new rental advice notices for a portfolio of approximately 230-250 locations as it relates to the lease and ensure the accuracy of all billings.

Key Accountabilities

• Abstracting key clauses from a lease pertaining to all new stores;

• Abstracting key clauses from a lease pertaining to all existing stores as it relates to expansions, relocations, renewals;

• Updating the leasing system with changes as it pertains to new rental structures or new lease changes;

• Reviewing and processing all year-end adjustments for all occupancy costs related to his/her portfolio;

• Reviewing and processing all tenant chargebacks (water, hydro etc.) related to his/her portfolio;

• Reviewing and processing all annual rental structures for all occupancy costs related to his/her portfolio;

• Partnering with the maintenance team to determine landlord/tenant responsibilities; and

• Processing ad hoc requests from the director, lawyers, and finance.

Job Requirements

• Post-secondary degree in finance, administration designation or in a related field;

• Five (5) to (7) years of experience working in Lease Administration, preferably in a retail environment;

• Possess a facility with numbers, accounting statements, accounting spreadsheets and audit principles;

• Strong analytical skills;

• Great atmunicating, influencing, collaborating and building strong working relationships;

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Résumé du poste

Relevant du Directeur de l’administration des baux, l’Administrateur(trice) des baux est responsable de la revue de la documentation du département ainsi que de l’analyse financière et de l’administration des baux pour un vaste portefeuille national de magasins de détail. La personne titulaire du poste adoptera une approche proactive et appliquera des pratiques et processus exemplaires en matière d’administration des baux. Elle sera responsable de la majorité de la documentation reçue, d’en extraire les clauses clés, et d’analyser les facturations de fin d’année ainsi que les avis de nouveaux loyers pour un portefeuille d’environ 230 à 250 emplacements, en s’assurant de l’exactitude de toutes les facturations conformément aux baux.

Responsabilités principales

• Extraire les clauses essentielles des baux pour tous les nouveaux magasins

• Extraire les modifications pour les magasins existants (agrandissements, relocalisations, renouvellements)

• Mettre à jour le système de location selon les nouveaux barèmes de loyer ou les modifications apportées aux baux

• Examiner et traiter les ajustements de fin d’année relatifs aux coûts d’occupation pour le portefeuille assigné

• Examiner et traiter les refacturations aux locataires (eau, électricité, etc.)

• Examiner et traiter les structures annuelles de loyer et les coûts d’occupation

• Collaborer avec l’équipe de maintenance pour déterminer les responsabilités entre locataire et propriétaire

• Traiter les demandes ponctuelles du directeur, du service juridique et du service des finances

Exigences du poste

• Diplôme postsecondaire en finance, administration ou domaine connexe

• 5 à 7 ans d’expérience en administration des baux, idéalement dans un environnement de détail

• Excellente aisance avec les chiffres, les états financiers, les tableauxptables et les principes d’audit

• Solides compétences analytiques

• Excellentes aptitudes enmunication, collaboration et relations interpersonnelles

• Capacité à évoluer dans un environnement dynamique, performant et axé sur les résultats

• Expérience avec SAP (un atout)

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