adjoint (e) administratif (ve) / Commis aux comptes fournisseurs

Construction Valard inc.Victoriaville, QC, Canada

12 days ago

Job type

Full-time

Job description

Construction Valard Québec, filiale du Groupe Valard, dont la société mère est Quanta Services – l'un des plus grands entrepreneurs de services publics en Amérique du Nord – est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) / commis aux comptes fournisseurs pour son bureau de Victoriaville.

Responsabilités administratives

Recueillir pour votre supérieur les renseignements et documents nécessaires à l’exercice de ses fonctions ;
Veiller à ce que les fonctions administratives assumées par la direction soient bien exécutées par les responsables concernés ;
Traiter ou acheminer les correspondances ne relevant pas directement de votre supérieur ;
Convoquer des réunions, y assister et rédiger le compte-rendu ;
Assurer une communication efficace entre votre supérieur et les membres du personnel de la direction ;
Exécuter diverses tâches administratives.

Responsabilités – Comptes fournisseurs

Assurer l’exactitude des données et des approbations appropriées avant le traitement des factures fournisseurs ;

Vérifier la conformité des factures fournisseurs (vérification QC Inc., taxes, informations bancaires) ;

S’assurer que les escomptes sont appliqués et optimisés selon les ententes avec les fournisseurs ;

Répondre aux fournisseurs et maintenir de bonnes relations avec eux ;

Effectuer le suivi avec les fournisseurs lors de règlements de litiges ;

Comptabiliser les factures dans le système de saisie de données ;

Analyser les états de comptes fournisseurs ;

Effectuer un suivi des factures non reçues et les traiter rapidement ;

Effectuer l’ouverture des comptes fournisseurs selon les méthodes en vigueur ;

Effectuer des propositions de paiements selon les termes et critères établis par Valard lors des ouvertures de comptes fournisseurs et s’assurer qu’ils respectent les instructions ;

Effectuer les demandes de renseignements et la vérification des informations bancaires des fournisseurs ;

Préparer les paiements, transferts bancaires et chèques de manière ponctuelle ;

Suivre certains dossiers spécifiques nécessitant une analyse, une codification ou un enregistrement particulier ;

Assurer le suivi mensuel et annuel des baux pour divers projets ;

Préparer et transmettre les données de fin de mois, ainsi que les écritures de journal, et en expliquer les résultats au supérieur immédiat ;

Maintenir des dossiers complets et bien organisés pour les fournisseurs ;

Former des employés pour des activités liées à leur poste.

Exigences

Détenir un DEP en secrétariat ou un AEC ou DEC en bureautique, ou en technique de comptabilité et gestion (ou expérience pertinente équivalente) ;

Maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit ;

Expérience minimale de 3 ans en secrétariat (ou expérience pertinente équivalente) ;

Excellente maîtrise des logiciels Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint).

Profil recherché

Bonne maîtrise du français à l’oral et à l’écrit ;

Bonne maîtrise de la Suite Office et de l’informatique ;

Connaissance de la norme ISO14001 (un atout) ;

Autonomie et sens de l’initiative ;

Professionnalisme et rigueur dans la saisie des données ;

Facilité d’apprentissage et efficacité ;

Aptitudes en gestion et en résolution de problèmes ;

Excellentes compétences en communication (orale et écrite) ;

Bilinguisme (un atout) ;

Maîtrise avancée d’Excel et de la Suite MS Office ;

3 à 5 ans d’expérience en tant qu’adjoint(e) administratif(ve).